La gestione ottimale delle risorse digitali

Vengono chiamati asset, o risorse digitali, perché hanno un valore fondamentale per le aziende. Parliamo dei file aziendali quali immagini, loghi, presentazioni, fogli di calcolo, documenti testuali o video indispensabili per le attività di comunicazione, marketing, vendita dell’azienda.

Per gestire al meglio queste risorse e ottimizzare le attività ad esse collegate, GMDE, società di consulenza e fornitore di tecnologie che accompagna le aziende in un percorso di digital transformation, propone soluzioni DAM Digital Asset Management che consentono, ad esempio, di organizzare gli asset in cartelle, dare loro la nomenclatura corretta, avere la certezza che siano applicati adeguati diritti di utilizzo, condividere le risorse con le persone autorizzate, e tanto altro.

Molteplici i benefici derivanti dall’utilizzo di un DAM: dal comprovato risparmio di tempo sulla ricerca di una determinata risorsa alla centralizzazione di un archivio a cui tutti possono contribuire. Inoltre, non ci si dovrà più preoccupare di dove sono le risorse e quanto spazio esse possano occupare sui PC personali, in quanto avere un DAM significa dare a tutto il materiale digitale una “casa” che può ampliarsi senza limiti.
Non solo, un buon DAM dà la possibilità di condividere i progressi di un progetto fra le persone del team di lavoro, che possono a loro volta dare e ricevere commenti su ogni risorsa digitale collegata al progetto. In più, associando correttamente metadati e tag alle risorse, sarà più facile trovare quello che si sta cercando in un archivio digitale che può contenere fino a milioni di risorse.
Ultimi ma non meno importanti sono i benefici derivanti relativi alla sicurezza ottenuta grazie al pieno controllo su tutte le risorse.
Guardando oltre, dall’integrazione del DAM con un PIM Product Information Management è possibile organizzare e distribuire i contenuti su differenti canali di contatto con i clienti e la rete vendita, come ad esempio siti web e applicazioni.
Il PIM è infatti un sistema in grado di raggruppare e organizzare le informazioni di prodotto, definire i vari livelli di gestione, distribuendole in modo efficiente attraverso tutti i canali di comunicazione. Avendo infatti come obiettivo la gestione delle risorse in modo facile e senza interruzioni, il PIM dà la possibilità di pubblicare le risorse agevolmente su sistemi esterni come CMS, MDM, ed e-commerce.
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Case History: la crescita digitale di B&B Italia

Ottimo esempio di integrazione fra le due soluzioni presentate, DAM e PIM, in ottica di miglioramento della condivisione degli assets digitali è il progetto che GMDE ha portato avanti insieme a B&B Italia.

B&B Italia, azienda iconica nel mondo del design d’arredo, ha scelto di affrontare la digital transformation in ambito marketing e vendite, organizzando al meglio le informazioni e i contenuti relativi ai prodotti e gestendo tutta la parte di pubblicazione degli stessi attraverso un’unica piattaforma.

Nello specifico, l’esigenza iniziale di B&B Italia era quella di implementare un PIM mirato a facilitare la gestione dei prodotti e la loro pubblicazione sui principali canali di comunicazione (sito web, cataloghi cartacei e stampabili web2print). Il PIM doveva dunque raccogliere i dati da ERP, PLM e sito web in uso e inviare le informazioni al nuovo sito web.
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Successivamente, B&B Italia ha manifestato interesse in una estensione del progetto riguardo la distribuzione dei contenuti digitali già organizzati nel DAM, la gestione dei contenuti BIM e lo sviluppo di un’Area Utenti riservata per permettere il download di consistenti pacchetti di contenuti.

GMDE ha proposto fin da subito la piattaforma OIM Omnichannel Information Management per l’organizzazione delle informazioni. OIM è una piattaforma modulare alla cui base ci sono proprio DAM e PIM. Data model flessibili e un alto grado di integrazione con i sistemi esistenti, hanno permesso a OIM di rispondere a esigenze e necessità di B&B Italia. Inoltre, lo sviluppo di una applicazione di Content Delivery (GCDP, GMDE Content Delivery Platform), integrata con OIM e “in hosting” in una diversa infrastruttura, ha reso possibile la gestione dei carichi di elaborazione, la capacità di storage e il consumo di banda generati dai servizi di distribuzione dei contenuti. La Content Delivery è stata infatti pensata per consentire la distribuzione controllata di contenuti a un’utenza professionale (architetti, progettisti…) che possano accedere ovunque siano nel mondo e secondo i loro tempi, senza andare a intaccare le risorse utilizzate in produzione.

“L’implementazione della libreria di Content Delivery – racconta Daniele Lanfranchi, IT Director B&B Italia – ci ha consentito di dirottare gran parte del traffico più pesante, generato dai download di grandi volumi di asset da parte di professionisti dell’arredo, su una infrastruttura dedicata, riducendone l’impatto sull’operatività verso il mondo consumer, rafforzando allo stesso tempo il controllo sulla distribuzione di contenuti digitali sensibili. Una soluzione che GMDE ci ha proposto in corso d’opera e che ha incontrato immediatamente il nostro favore”.