L’approccio data driven alla gestione degli spazi

In un mondo del lavoro in rapida trasformazione – dove assumono un ruolo sempre più rilevante la flessibilità introdotta dallo smart working, la crescente attenzione al benessere della persona e il necessario controllo dei consumi guidato dalle certificazioni di sostenibilità – crescono le sfide nella gestione degli spazi d’ufficio. Ad affrontarle sono chiamati i facility manager che oggi possono disporre di nuovi strumenti per raggiungere l’obiettivo di spazi ufficio a misura delle esigenze delle persone, a basso impatto ambientale e ottimizzati per un contenimento dei costi. Strumenti che oltre a migliorare l’employee experience permettono di raccogliere dati fondamentali per un approccio strategico alla gestione degli uffici. Dunque, un approccio data driven che permette di conoscere non solo il reale utilizzo degli spazi, i percorsi seguiti dalle persone e i parametri ambientali, come i valori di illuminazione e la qualità dell’aria, ma anche di mettere a punto un ambiente lavorativo ottimizzato in funzione delle rilevazioni e di attuare una manutenzione degli impianti predittiva.

Importanti i riflessi sul ruolo del facility manager chiamato a governare gli spazi in una fase di grandi trasformazioni, come racconta Guido Villa, ceo di AGMultivision: “Il settore del facility management sta vivendo un grande cambiamento e l’adozione di soluzioni tecnologiche innovative è diventata prioritaria per massimizzarne l’efficienza operativa. Il compito del facility manager è da sempre quello di gestire e coordinare lo spazio di lavoro, in modo che sia funzionale e confortevole per dipendenti e collaboratori, che potranno quindi svolgere le proprie attività in modo soddisfacente. Con la trasformazione degli spazi ufficio, diventati sempre più “digitali”, il facility manager è chiamato oggi a porre una grande attenzione all’evoluzione del settore e ad avere un’approfondita conoscenza dei meccanismi aziendali. In quest’ottica questa figura aziendale diventa strategica anche per migliorare il benessere aziendale e aiutare l’azienda a trattenere i migliori talenti, offrendo un ecosistema, digitale e fisico, efficace e performante. I facility manager possono trarre numerosi vantaggi dall’implementazione di piattaforme di digitalizzazione fruibili in cloud, applicazioni in grado di restituire report e indicatori misurabili. Questi strumenti forniscono tutte le informazioni necessarie e consentono l’automazione dell’operatività, ottimizzando e riducendo il tempo necessario per il controllo, fattori che permettono ai facility manager di dedicarsi alle attività prioritarie”.

Conferma Carlo Di Fiore, head of business development di STIM Tech Group: “Proprio perché la sede aziendale concepita classicamente non è più attuale grazie a modelli di collaborazione fluidi, i facility manager devono raccogliere le richieste dell’azienda, che ruotano attorno alla flessibilità di postazioni di lavoro, sale riunioni, reception, spazi condivisi. Non a caso, oggi il facility manager diventa smart facility manager: sfrutta tecnologie di ultima generazione per l’organizzazione di edifici più efficienti e meno costosi, integrando la parte di gestione e manutenzione degli spazi con quella del digital workplace”.

Una gestione degli spazi attenta alle persone e finalizzata al controllo dei costi

La gestione evoluta degli spazi si basa su tre pilastri: analisi dello stato di fatto e definizione degli obiettivi strategici; pianificazione e implementazione dei cambiamenti, monitoraggio e raccolta dei dati per progressivi adeguamenti alle mutate esigenze.

Uno degli obiettivi prioritari della gestione è quello di migliorare il luogo di lavoro in relazione alle mutate esigenze dell’azienda e a nuovi approcci allo svolgimento delle attività. In tal senso i dati rappresentano informazioni preziose al fine di implementare soluzioni che perseguano un ambiente di lavoro in linea con i valori aziendali, che aumentino la soddisfazione e la produttività dei dipendenti e rispondano alle esigenze di una forza lavoro moderna, ottimizzando al contempo i costi.

Un altro elemento di scenario rende importante il lavoro dei facility manager: il crescente impegno delle aziende nell’attrarre e mantenere i talenti, in un’era nella quale i lavoratori, specie quelli bravi e preparati, sono diventati una risorsa preziosa.

Una strada sempre più seguita, in risposta alle nuove esigenze, è una progettazione basata sull’Activity Based Working (ABW), secondo cui ogni spazio è pensato e realizzato per specifiche funzioni, determinate dalla tipologia di attività da svolgere. Trend che ha portato le aziende a investire in tecnologie smart che supportano la collaborazione e favoriscono un ‘intelligente’ utilizzo degli spazi, come specifica Carlo Di Fiore: “Oggi esistono piattaforme che rendono lo spazio fisico un servizio selezionabile, prenotabile e personalizzabile, a favore della workplace experience. Le funzioni abilitate riguardano la prenotazione delle scrivanie, dei parcheggi, del catering, il controllo degli accessi, gestione degli incidenti e delle irregolarità di funzionamento, comunicazione e informazioni aziendali, indicazioni di percorsi e ricerca di persone, sistemi di gestione clima, luci, tendaggi, ecc. La tecnologia viene dunque in aiuto dello smart facility manager mettendogli a disposizione una serie di reportistiche e dati analitici per registrare, monitorare e analizzare il comportamento degli utenti. Questo patrimonio di informazioni è essenziale per migliorare e, se necessario, riprogettare gli spazi non adeguatamente sfruttati, ottenendo più soddisfazione da parte degli utenti/lavoratori con un conseguente aumento di produttività, riduzione dei costi e del turnover aziendale”.

Il crescente utilizzo di queste tecnologie porta dunque con sé un profondo cambiamento all’interno dello stesso facility management: “non va inteso come implementazione di tecnologie futuristiche, ma come adozione di processi che tengano conto delle nuove necessità organizzative meno ufficio-centriche e sempre più lavoratore-centriche” conclude Di Fiore. “Non si tratta soltanto di fornire un contesto di lavoro moderno, funzionale e a norma, o di usare strumenti e piattaforme iper-tecnologici. Si tratta invece di mettere in condizione i lavoratori di svolgere i propri compiti in modo più efficiente. Smart workplace e smart facility management puntano allo stesso obiettivo: migliorare la qualità della vita lavorativa degli utenti”.

Vi è quindi un duplice obiettivo nell’approccio data driven alla gestione degli spazi ufficio. Se infatti da una parte, la corretta analisi dei dati diventa lo strumento per far star bene e rendere più produttive le risorse umane che costituiscono il maggior patrimonio delle aziende, dall’altra le informazioni sull’utilizzo degli spazi e sul funzionamento degli impianti favoriscono l’ottimizzazione del building, un asset sempre più costoso, riducendo sprechi di spazio, di energia ed eccessi di manutenzione. Un approccio che può fare la differenza sui conti dell’impresa, basti pensare ai costi che derivano da rotture degli impianti di refrigerazione o delle caldaie, di illuminazione, ecc. Problematiche che, oggi, possono essere studiate, e in certa misura evitate, attraverso la programmazione e standardizzazione delle situazioni. Così il facility manager sarà in grado di anticipare le necessità piuttosto che intervenire a criticità in corso o, addirittura, dopo l’evento.

Gli strumenti tecnologici a disposizione del facility manager

Le piattaforme per la gestione degli spazi in grado di restituire report e indicatori misurabili rappresentano lo strumento principe nelle mani del facility manager. Soluzioni che nel tempo si sono arricchite di nuove funzionalità e nuove interfacce per una rinnovata user experience. A tutto ciò si aggiunge l’integrazione con sistemi di collaboration voluta per rispondere alle nuove esigenze dettate dal lavoro ibrido, e lo sviluppo di nuovi analytics studiati per fornire al facility manager metriche aggiuntive per una gestione dinamica degli spazi di lavoro.

E quando si parla di dati non si può non considerare il cloud sul quale si sono ormai trasferite le piattaforme più evolute.

“All’interno di ogni ambiente di lavoro phygital è richiesta un’evoluzione verso la comprensione e la capacità di gestire infrastrutture governate dalla tecnologia – specifica Villa –. Il facility manager, attraverso l’uso di software e soluzioni intelligenti, lavora per ottimizzare costi di gestione e di manutenzione, per diminuire i rischi e creare un ambiente di lavoro performante. Le soluzioni tecnologiche, dunque, se ben progettate sulle necessità aziendali possono supportare e potenziare le performance collettive”.

La gestione data driven si può estendere dallo smart office allo smart building, dove le soluzioni RTLS, Real Time Location System, diventano l’abilitatore tecnologico per ottenere dati su come persone e oggetti occupano gli spazi al fine di migliorare sicurezza, sostenibilità e comfort degli ambienti. Ad apprezzare questo tipo di soluzione due tipologie di operatori del settore: le società che offrono soluzioni per l’efficientamento energetico dove sistemi RTLS, grazie a un’integrazione con sistemi di Building Management System (BMS) forniscono dati sulla occupancy al fine di rendere più efficiente la gestione della parte impiantistica; e le società che forniscono soluzioni di Digital Twin che integrano sistemi RTLS per la costruzione di un ‘gemello digitale’ dell’edificio più affidabile e completo, che contempli anche i dati sull’utilizzo degli spazi delle persone e sull’utilizzo di asset mobili condivisi.

“La diffusione del lavoro ibrido e una crescente attenzione al comfort e alla sicurezza degli ambienti di lavoro – racconta Fabio Ostuni, sales and business development at Nextome – ha portato le soluzioni RTLS ad evolversi da piattaforme di monitoraggio e tracking a soluzioni complete per la gestione dei workplace. In particolare, la nostra soluzione, ha visto l’evoluzione dell’applicativo mobile, prima limitato a servizi di tracking e indoor navigation, e successivamente divenuto strumento in grado di supportare la prenotazione e la gestione degli spazi e degli asset condivisi con funzionalità di booking e reservation di stanze, scrivanie, asset e controllo degli accessi in aree riservate. I vantaggi di integrare servizi di booking e reservation alla piattaforma di monitoraggio e alla soluzione di indoor navigation risiedono anche nel fatto di consentire ai clienti finali un migliore ritorno sull’investimento in tali tecnologie, in quanto l’infrastruttura necessaria può essere sfruttata per abilitare i nuovi servizi. Dal punto di vista del Facility manager aggiungerei che i sistemi RTLS possono migliorare anche il controllo e la gestione delle attività di pulizia, manutenzione etc, specie se affidate a squadre esterne, potendo monitorare i tempi delle attività in maniera geolocalizzata”.
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Alle aziende di facility management viene richiesto, fra l’altro, di gestire la qualità dell’aria e questo implica un processo di miglioramento continuo che deve essere supportato da strumenti adeguati. Ne parla Antonella Santoro, board member di Nuvap: “Avere chiaro quali siano i punti di forza di aiuta a orientare l’attenzione verso i punti di debolezza e a migliorare la comunicazione verso gli occupanti. Nuvap ha per questo recentemente rilasciato una suite di servizi digitali in grado di fornire tutti i dati e le informazioni necessarie sia ad adempiere alle richieste delle certificazioni ambientali, sia ad affrontare le diverse situazioni che in un ambiente di lavoro si verificano nel tempo. Sono dunque disponibili statistiche superamento soglie di riferimento di ogni parametro ambientale, fondamentali per permettere al facility manager di capire quando intervenire e quando eventuali superamenti sporadici dei valori di riferimento sono fisiologici oppure irrilevanti. Vengono inoltre fornite analisi dei periodi di occupazione/non occupazione, che permettono di concentrarsi sulla qualità dell’aria mentre gli ambienti sono occupati, anche per salvaguardare le logiche di efficientamento energetico. L’utente della piattaforma di servizi di Nuvap può selezionare le fasce orarie di riferimento, per ogni giorno della settimana e discriminare le finestre di analisi, ignorando i periodi non rilevanti. Infine è prevista una classifica location utile per classificare tutte le aree monitorate secondo il Nuvap index, che è un indice sintetico di salubrità che tiene conto di tutti i parametri monitorati. A fronte di un indice più alto, l’area monitorata avrà prestazioni più alte. Avrà quindi senso concentrarsi sulle aree con indice più basso, con azioni che possano migliorare la qualità dell’aria”. Questi alcuni esempi di uno scenario tecnologico, ampio e articolato, che evolve di continuo per migliorare performance degli spazi e qualità di vita degli occupanti.