Archiviazione flessibile: meno spazio, più tecnologia

Meno carta, certo, ma non solo: i sistemi di archiviazione hanno abbracciato il mondo digitale e sono entrati in relazione con lo smart working, reinventando le proprie funzioni per aggiungere nuove interpretazioni al semplice contenimento.
Alla base del cambiamento un diverso modo di intendere l’archiviazione negli spazi ufficio dettato dal mutare delle esigenze nell’ambiente di lavoro, come anche dall’evoluzione delle tecnologie. Se infatti da un lato con la gestione elettronica dei documenti si riducono i volumi di carta da archiviare, dall’altro l’affermarsi dello smart working e del desk sharing fa sentire la necessità di elementi svincolati dalla scrivania per gli oggetti personali, un microspazio proprio che contrasti la neutralità degli ambienti condivisi e rafforzi il senso di appartenenza. Si aprono quindi nuovi scenari per il settore che, come già avvenuto per altre tipologie di prodotto, deve ora mettere in relazione archiviazione e benessere dell’utente, offrendo soluzioni per semplificare la quotidianità personale e lavorativa.
L’offerta si arricchisce dunque di prodotti più “leggeri” come le librerie, concepite come microarchitetture che si sviluppano linearmente e in altezza contribuendo a definire l’organizzazione degli open space. Parallelamente, i sistemi di contenimento più tradizionali si riducono nelle dimensioni e si avvicinano alla postazione di lavoro sino a integrarsi con essa, per un’archiviazione a portata di mano. Mentre, negli spazi con postazioni condivise sono i locker a fornire la soluzione per il deposito di oggetti personali, trasformandosi in alcuni casi in un punto di scambio tra soggetti che non hanno modo di incontrarsi di persona. In questo scenario, a fare la voce da padrone è la tecnologia che trasforma il locker in un oggetto intelligente che riconosce l’utente, ne abilità l’accesso e raccoglie informazioni sull’utilizzo dello stesso.
Ed è quindi seguendo le trasformazioni in corso e raccontando le varie soluzioni per l’archiviazione che il tema si apre all’approfondimento. Ad analizzare i cambiamenti in atto, i referenti del mondo del design, della produzione e della progettazione degli spazi con i quali Officelayout ha aperto un dialogo virtuale raccogliendo diversi punti di vista che definiscono il nuovo concetto di archiviazione.

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Un nuovo concetto d’archiviazione

Primo passo, comprendere e analizzare cosa è cambiato nel tempo in questo ambito.
“Il principio di archiviazione si è sempre adeguato nel corso della storia alle soluzioni tecniche disponibili per fermare e conservare nel tempo le informazioni e poterle recuperare al momento del bisogno – afferma Alessandro Dalla Pozza, chief design officer di Estel Group –. La rivoluzione digitale ha aumentato la possibilità per gli individui e per le organizzazioni di mettere da parte le informazioni in quantità pressoché infinita, ma allo stesso tempo ha messo in evidenza la congenita ansia dell’oblio. Questo spiega, in parte, la continua necessità fisica di poter archiviare le nostre informazioni in luoghi reali, su oggetti e formati reali, in altri termini in maniera tangibile. Il processo tecnologico ha quindi inciso fortemente sul bisogno del singolo, mentre il bisogno collettivo ha trovato la soluzione tecnica nella possibilità di archiviare le informazioni sul cloud. Seguendo questa trasformazione, l’archivio personale è diventato un elemento d’arredo con nuove caratteristiche funzionali e stilistiche.
Anche la ricerca del benessere della persona ha inciso nello studio delle nuove soluzioni, attraverso la proposta di arredi, archiviazione compresa, che ne tutelino la qualità delle sensazioni fisiche e psicologiche. Questo si traduce in oggetti di arredo con caratteristiche dimensionali calibrate sulle nuove esigenze, strutturati per una maggiore prossimità al posto di lavoro, realizzati con materiali fonoassorbenti e tecnologicamente protetti dalle effrazioni”.
La diminuzione dei volumi di carta è uno dei motori più evidenti nella trasformazione degli spazi dedicati all’archiviazione, ma non è l’unica, come racconta Daniel Stromborg, socio presso lo studio di design e architettura statunitense Gensler: “Cambia il significato che attribuiamo all’archiviazione anche in relazione all’uso che viene fatto della tecnologia. Premesso che la progettazione degli spazi fa propri i cambiamenti nelle modalità lavorative, che a loro volta dipendono dalla componente digitale, l’interpretazione che viene data delle necessità d’archiviazione è strettamente legata alle specificità di ciascuna realtà professionale. Negli uffici legali, per esempio, vi sono maggiori esigenze di archiviazione in loco, mentre realtà del settore delle tecnologie o con uffici organizzati attraverso il desk sharing, puntano a liberarsi della carta, per cui l’archiviazione è ridotta al minimo.
Se si osservano i mercati, si vedono realtà, prima fortemente dipendenti dal supporto cartaceo, che si sono spostate verso il regno digitale, per il mutare delle necessità e l’esigenza di archiviare in modo molto più efficiente.

L’area che vediamo evolversi più lentamente, e che abbiamo voluto esplorare con il design della libreria Atelier sviluppata per Fantoni, riguarda l’archiviazione personale. In relazione al fatto che sempre più aziende adottano layout con posti a sedere non assegnati, conseguentemente alla diffusione di modalità lavorative in mobilità, dobbiamo offrire spazi che rafforzino il senso di appartenenza. Obiettivo che si può raggiungere attraverso l’inserimento di piccoli dispositivi per l’archiviazione personale, che possono essere fondamentali per gli utenti abituati ad avere un proprio spazio di lavoro dedicato”.
Dunque, il cambiamento dei metodi di lavoro, ha evidenti ripercussioni sugli elementi di archiviazione che sono completamente diversi rispetto a 20-30 anni fa: più aperti, più leggeri, più flessibili. Ed è proprio sulla flessibilità dei sistemi che sposta il focus il designer Philippe Nigro: “Dobbiamo offrire soluzioni capaci di contenere non solo elementi legati a una specifica attività, ma immaginare sistemi che rispondono alle molteplici funzioni legate ai nuovi modi di vivere l’ufficio, per offrire sistemi di contenimento versatili. L’utente deve avere la possibilità di collocare anche oggetti personali, un casco, la borsa della palestra, ecc. Ma non solo, gli elementi d’archiviazione devono garantire la privacy del singolo utente attraverso sistemi di chiusura adeguati”. Philippe Nigro introduce, con questa osservazione il tema dei locker e delle tecnologie a tutela della privacy, anche se, continuando la chiacchierata, riapre il campo alle soluzioni tradizionali: “dovremo capire, nel tempo, se questi nuovi sistemi di contenimento saranno duraturi o se fra dieci anni, ad esempio, si tornerà alla voglia di avere un proprio spazio personale al lavoro, combattendo il rischio di ridurre al minimo l’universo di ognuno rendendolo spostabile. Ci sono infatti diverse aziende che preferiscono la personalizzazione considerandola parte del benessere dell’utente. Esistono, quindi, due strade aperte, che non necessariamente si combattono ma possono invece convivere: spersonalizzazione dell’arredo v/s possibilità di crearsi un proprio spazio personalizzato”.

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Dall’analisi delle esigenze all’individuazione della soluzione più adatta

Le specificità dell’ambiente di lavoro e il tipo di attività svolta richiedono risposte puntuali di archiviazione in termini di individuazione della soluzione più adatta, dimensionamento e layout.
“Nel corso del briefing di progetto approfondiamo sempre le esigenze di archiviazione – chiarisce Maurizio Grassi, architetto dell’omonimo Studio Grassi –. In base alla quantità di materiale da archiviare si definisce se dovrà essere predisposto un locale dedicato o se i predisporre armadi, pareti attrezzate o elementi contenitori in prossimità alle postazioni di lavoro. Nel caso il cliente richieda espressamente uno spazio d’archiviazione dedicato si definiscono i volumi di carta che dovrà ospitare in modo da identificare spazi adeguati.
In passato erano frequenti le richieste di archivi cartacei di notevoli dimensioni per i quali si faceva spesso uso di armadi su binari, i cosiddetti archivi compattati. Oggi le richieste si sono fortemente ridimensionate. Negli ultimi lavori eseguiti abbiamo proposto soluzioni miste con un locale destinato ad archivio “morto” e armadi o pareti attrezzate per il contenimento delle pratiche in corso adiacenti alle aree operative. Per postazioni flessibili o coworking si utilizzano invece armadi con serratura autonoma”.
Puntualizza Stromborg: “Innanzitutto dovremmo distinguere fra soluzioni di archiviazione analogica o digitale e fra archiviazione a lungo o breve termine. Quando si tratta di analogico e a lungo termine, la soluzione riguarda di solito l’archiviazione in uno spazio fuori sede o in una specifica stanza da usare come archivio. Quando, invece, i tempi sono di breve termine, è bene concentrarsi sulla singola scrivania dell’utente o su postazioni dedicate a team di lavoro e spazi centrali nel layout. Fra le richieste dei committenti, una delle più frequenti riguarda la volontà di far scomparire l’archiviazione, o renderla discreta per minimizzarne il ruolo nello spazio. Dobbiamo però allontanarci dall’idea che le scaffalature siano solo dedicate all’archiviazione: spesso i committenti cercano anche strumenti capaci di aprirsi alla personalizzazione, di fare spazio a piante, complementi d’arredo o elementi artistici per creare ambienti intimi, di ispirazione, capaci di stimolare la creatività dei team di lavoro. I clienti ci chiedono anche soluzioni per permettere ai team di lavoro di condividere contenuti analogici, come disegni, idee, grafici o qualsiasi documento parte di un progetto: per questo anche una semplice libreria nata per contenere deve proporsi come flessibile e adatta a diversi usi”.

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Il contenimento come elemento architettonico: librerie e sistemi integrati

Cambia, dunque, il concetto di archiviazione; si ampliano le tipologie di sistemi per il contenimento. Fra questi le librerie rappresentano il vero elemento di novità trasformandosi da semplice oggetto d’arredo a elemento architettonico capace di influire nell’organizzazione del layout di uno spazio di lavoro.
Concepite come microarchitetture che si sviluppano linearmente e in altezza contribuendo a definire l’organizzazione degli open space, le librerie affiancano la funzione di contenimento con quella di supporto per postazioni di lavoro e lavagne mobili che possono agganciarsi a esse e traslare; non solo permettono di ricavare angoli di lavoro informali con sedute ottenute ponendo dei cuscini sui moduli più bassi. Dunque, una molteplicità di funzioni legate allo spazio che attribuisce a questa tipologia di arredo longevità funzionale ed efficienza economica.
Insieme alle librerie i sistemi contenitori più tradizionali si avvicinano alla scrivania fino a integrarsi con essa, rappresentando la spina dorsale del layout delle aree operative.
Succede, così, che una libreria tradizionale divenga anche parete divisoria in un open space o, per incrementare ulteriormente il numero di funzioni a cui risponde, divenga sistema capace di collaborare nell’equilibrio acustico dell’ambiente, grazie all’utilizzo di materiali fonoassorbenti per il loro rivestimento. Oppure che un elemento per l’archiviazione integrato divenga seduta aggiuntiva per riunioni fra colleghi, o piano di appoggio per momenti di condivisione di documenti.
Ne dà conferma Alessandro Dalla Pozza che racconta: “Il volume fisico custode delle informazioni cartacee e degli oggetti personali nel tempo ha aggiunto connotazioni diverse passando da mero contenitore a protagonista dello spazio con accezioni architettoniche-strutturali adeguate ai diversi layout. L’uso dello spazio, elemento sempre più prezioso, è spesso il principio che guida la scelta, delle soluzioni di contenimento. È proprio nei contesti operativi, e quindi open space, che l’utilizzo dell’archiviazione trova maggior significato nella tradizionale funzione di ordinato deposito personale delle informazioni e allo stesso tempo diventa protagonista delle suddivisioni spaziali. La caratteristica di prossimità al proprio posto di lavoro è diventata motivo per trasformare il contenitore in elemento integrato e integrabile alle strutture dei piani, con accezioni di schermatura per l’aumento della privacy”.
Dal punto costruttivo, i materiali utilizzati sono i più disparati, dal tradizionale pannello alla combinazione di superfici metalliche con profili di alluminio, oggi sempre più interpretati con attenzione al tema dell’acustica. Le proprietà di fonoassorbenza e di rottura del suono sono fortemente sentite come necessità e caratteristica fondamentale per il benessere delle persone nel contesto ufficio”.
Parla di multifunzionalità delle librerie, stringendo il campo fino a considerarne gli accessori, Philippe Nigro: “Lo scopo delle librerie è oggi di adattarsi agli spazi disponibili, che siano aperti o divisi in stanze. Nell’open space il sistema permette di realizzare pareti divisorie semi-aperte e completate da accessori come pannelli, bacheche o cassetti; la libreria si trasforma, così, in parete attrezzata con moduli con una direzione di apertura definita a seconda delle necessità. A fare la differenza sono gli accessori che completano il sistema rendendolo perfettibile e flessibile per poterlo adattare a diverse tipologie di ambienti, rispondendo alla necessità di contenere o di chiudere i vani per inserirvi oggetti personali”.

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I locker oggetti intelligenti ed evoluti

Capitolo a sé, sia per la loro funzione particolare, sia per il momento di successo che stanno vivendo, riguarda i locker. Spazi di contenimento inizialmente nati per rispondere a esigenze di deposito di oggetti personali in palestre, stazioni e biblioteche e, oggi sempre più presenti anche negli spazi di lavoro. In particolare, negli spazi di lavoro condivisi dove il concetto di archiviazione ‘personale’ viene disgiunto dalla connotazione di ‘privato’ assumendo la logica di ‘temporaneo’, modalità entro la quale però viene sempre assicurata la protezione dei dati e degli oggetti attraverso sistemi di protezione che entrano a pieno titolo in questa tipologia di arredi.
Dà un’interpretazione del tema Stefano Maestri, partner di 967arch: “Negli ultimi anni l’abbandono progressivo della carta per il digitale ha modificato profondamente il concetto di archiviazione, trasformando una necessità collettiva di spazio dedicato a informazioni e documenti in una necessità di spazio per la persona. Questo ha modificato profondamente l’approccio alla progettazione degli spazi e degli arredi inseriti. L’archiviazione semplice è sempre più limitata ad aree ristrette e delimitate, mentre si cerca di dare risposte con nuove funzionalità a nuove esigenze. In particolare, le realtà dinamiche e con necessità di condivisione degli spazi, porta le persone ad avere sempre più bisogno di spazi di ‘archiviazione’, se così possiamo chiamarli, per gli oggetti personali. Quindi spazi dove si possano lasciare in maniera sicura oggetti che nel normale svolgimento della giornata possono risultare ingombranti o poco utili. Sicuramente una spinta decisiva è legata alla trasformazione della postazione di lavoro, che anche grazie alle nuove tecnologie, sta diventando sempre più “sharing desk”, rendendo funzionali i prodotti dedicati al deposito”.
Mauro Pizzi, senior product designer di 967 continua sottolineando: “Grazie alle diverse tipologie di locker, si ha la possibilità di rispondere a esigenze di deposito differenti, dal singolo pc portatile al trolley da viaggio, integrando una serie di soluzioni estetiche, tecnologiche e funzionali che li rendono uno strumento di archiviazione, custodia e sicurezza nelle più svariate situazioni: uffici, caffetterie, biblioteche, alberghi, aree di co-working, palestre a altri spazi ancora.
Fra i punti di forza di questi prodotti, sicuramente l’aspetto tecnologico, che oltre ai canonici elementi di ricarica USB e di illuminazione interna prevede la possibilità di utilizzare serrature connesse alla rete, per adattarsi ai cambiamenti digitali in atto e semplificare la gestione e l’organizzazione aziendale”.
Amplia l’analisi illustrando come l’integrazione della tecnologia estenda le funzioni attribuite ai locker, Edoardo Gocciadoro, junior sales manager di Smart Locker: “L’impiego dei locker, in ambienti di smart working, consente lo scambio di materiale d’ufficio (tablet, video proiettori, ecc.) tra dipendenti della stessa azienda non presenti contemporaneamente. Tutto questo vale anche per la documentazione cartacea da firmare, non sarà infatti necessario dover presenziare fisicamente a un accordo, già accettato da entrambe le parti, riducendo in modo significativo le perdite di tempo e contestualmente incrementando sia la produttività che l’autonomia dello smart worker.
Non solo nell’era dell’e-commerce i locker intelligenti, connessi a internet, possono trasformarsi in punti di ritiro self-service, offrono la possibilità di ritirare la propria merce in completa autonomia, in punti di ritiro prestabiliti”.

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Il ruolo della tecnologia

Come anticipato, le tecnologie hanno un ruolo di primo piano nei sistemi di archiviazione di nuova generazione e in particolare nei locker che attraverso di essa si trasformano in ‘oggetti intelligenti’.
Simone Preatoni, senior product designer di 967 approfondisce l’argomento e specifica: “un sistema IoT applicato ai contenitori personali come i locker consente di raccogliere una serie di informazioni sul flusso di persone negli spazi occupati. Il tipo di informazioni raccolte è soggetta a molte variabili che dipendono dalla piattaforma software che elabora i dati strettamente connessa al tipo di serratura utilizzata e al tipo di attività svolta negli spazi. Si può supporre che in uno spazio gestito con un controllo degli accessi integrato con un sistema IoT che incroci i dati provenienti dai locker sia in grado di gestire gli spostamenti del personale all’interno degli edifici. Questo consente a figure aziendali come building manager o facility manager di poter meglio gestire e calibrare le attività connesse, che spaziano dallo sfruttamento degli spazi e delle risorse alla gestione di servizi connessi. Aspetti questi valutati con sempre maggiore attenzione dalle aziende per garantire la massima efficienza economica a fronte della soddisfazione di dipendenti e clienti”.
Entra nello specifico anche Carolina Brocchetti, service advantage sales & business development manager di Ricoh Italia: “oggi si parla molto di come la trasformazione digitale sia per le aziende un’opportunità da non perdere per migliorare l’efficienza organizzativa. Gli smart locker rappresentano un importante tassello in questo ambito consentendo di rendere digitale, sicuro e affidabile il ritiro di pacchi e merci. Nuove tecnologie entrano così negli uffici; si pensi ad esempio alla possibilità di integrare nei locker tecnologie IoT (Internet of Things) che ampliano gli scenari di utilizzo e le possibilità. Gli ambiti applicativi degli smart locker sono molto variegati. Oltre alle aziende, anche gli aeroporti, i supermercati, gli spazi di coworking e il mondo del retail possono trarre vantaggi davvero interessanti dall’utilizzo di queste soluzioni. Per quanto riguarda le aziende, gli smart locker rappresentano un importante alleato per il welfare consentendo ai dipendenti di ritirare in azienda i pacchi personali di acquisti effettuati online, ma anche alimenti e piatti pronti grazie a soluzioni refrigerate. Marchesini Group, per fare un esempio concreto, ha scelto gli smart locker di Ricoh per offrire ai dipendenti la possibilità di ricevere i pacchi personali direttamente in azienda. Le soluzioni sono molto apprezzate in quanto consentono di risparmiare tempo migliorando il work-life balance.
Di grande successo il fatto che gli smart locker siano personalizzabili con funzionalità aggiuntive per cui le applicazioni possibili sono davvero moltissime e l’azienda ne sta già valutando di nuove. Anche la flessibilità del software di gestione è un aspetto importante, come anche la possibilità di monitoraggio e controllo da remoto. Le aziende chiedono ai propri fornitori tecnologici di porsi come system integrator e di integrare le nuove soluzioni nell’infrastruttura informatica già presente, un aspetto che offriamo intercettando le esigenze e proponendo le soluzioni più adatte. La possibilità di customizzare gli armadietti high-tech è un’altra caratteristica molto apprezzata dalle aziende. Vi è infatti la possibilità di rivestire il locker con una personalizzazione grafica per includere ad esempio il logo aziendale o immagini suggestive, trasformandolo in strumento di comunicazione e di brand awareness”.
L’evoluzione tecnologica è un tema caldo anche per l’azienda Smart Locker, come conferma Edoardo Gocciadoro: “L’evoluzione delle tecnologie IoT ha permesso di trasformare oggetti passivi in dispositivi in grado di raccogliere dati in tempo reale, tutto ciò grazie a diverse interfacce di comunicazione e protocolli di rete NFC, WiFi, RFId e reti cellulari.
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L’evoluzione di internet ha esteso la rete ad oggetti e luoghi reali, che ora possono trasferire dati ed informazioni, rendendo l’oggetto in grado di interagire con il mondo circostante. In quanto dotato di “intelligenza” il locker è in grado di reperire e trasferire informazioni tra rete internet e mondo reale.
Questa nuova tecnologia è ciò che ha trasformato i locker da semplici armadietti a prodotti che grazie alla loro “identità elettronica” permettono, sia al corriere che allo shopper, una concreta soluzione alla difficile problematica riguardante la logistica dell’ultimo miglio”.
Il fatto che i locker di nuova generazione siano in grado di riconoscere l’utente introduce un argomento delicato che progettisti e produttori tengono in grande considerazione: la tutela della privacy. Nel chiedere quali iniziative si mettano in atto per non correre rischi riguardo alla diffusione di dati sensibili degli utenti, Mauro Pizzi risponde: “la privacy diventa un argomento sensibile da trattare con la massima trasparenza e tutelando il più possibile le libertà individuali del dipendente o cliente in conformità con le normative vigenti a tutela. L’implicazione è che i dati raccolti debbano essere trattati in forma anonima quando non sia possibile ridurli a numeri generalizzati. Ovvio che questo sistema di raccolta dati diventa più affidabile quanto più è grande l’oggetto di indagine e quanto meno diventano significative le singolarità riscontrate”.
Torna sul punto Edoardo Gocciadoro, che descrive in modo concreto le iniziative messe in atto da Smart Locker per tutelare gli utenti: “la privacy dei nostri utenti la garantiamo, innanzi tutto, con l’informativa e la relativa accettazione della liberatoria sulla privacy, inoltre ci avvaliamo di protocolli di sicurezza GPRS, i quali permettono una garanzia assoluta dei dati. Tutti i dati dei nostri utenti hanno algoritmi di protezione di primo livello e sono gestiti da server di Google situati in Germania, in collaborazione con la Renz, la nostra casa produttrice. La comunicazione tra dispositivo e locker avviene anch’essa in modo sicuro grazie alla configurazione M2M (machine to machine), tecnologia in grado di mettere in comunicazione diversi dispositivi tra loro e che permette alle macchine lo scambio di dati ed informazioni acquisite al fine di migliorare i processi svolti dalle macchine stesse”.