Arredi nomadi per l’ufficio ibrido

Diventato il luogo deputato agli incontri e alla collaborazione, l’ufficio oggi deve essere flessibile e adattabile per permettere l’accoglienza di un numero variabile di persone, favorire il lavoro di gruppo e la comunicazione ibrida. Cambia dunque il panorama del workplace coinvolgendo spazi e arredi. Ecco, allora, che il mercato si è attivato per rispondere alle nuove esigenze presentando scrivanie modulari che poggiano su strutture con ruote, in modo da poter essere spostate agevolmente, oppure carrelli multimediali equipaggiati con tutti i sistemi necessari per organizzare una riunione e trasportabili da un ufficio all’altro. E ancora, cassettiere su ruote, pareti divisorie mobili sino alle workstation che si trasformano in una valigia da portare con sé.

Lo studio dei prodotti comprende non solo tematiche funzionali, ma anche sociologiche, culturali e comportamentali, per un design duraturo accompagnato da un’attenta analisi dei bisogni della persona.

Arredo mobile, infatti, non significa solo movimentabile, ma anche adattabile alle esigenze specifiche dell’utente, sempre con l’obiettivo di garantirne il benessere.

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Arredi per i nuovi processi lavorativi

La crescente diffusione di arredi nomadi poggia su basi solide, legate alla trasformazione delle modalità di lavoro. Ne parla Stefano Anfossi, architetto e fondatore di PACO Design Collaborative: “La necessità di affrontare sfide complesse e di instaurare un processo di innovazione continua per rimanere competitivi ha portato molte organizzazioni ad adottare processi di lavoro basati sulla collaborazione, sull’ibridazione tra i saperi, sulla sperimentazione e sulla continua crescita delle persone attraverso il lavoro di gruppo. Un approccio all’innovazione, che le aziende hanno importato dal mondo accademico e dalla cultura di Fab Lab e Co-working, soprattutto nelle fasi iniziali. A caratterizzarlo nomi e metodi diversi, ma tutti con una base comune e caratteristiche che devono essere supportate da spazio e arredi. A questo si aggiunge la grande accelerazione al cambiamento imposta dalla pandemia, che sta ridefinendo il ruolo e lo scopo degli uffici dove si affermano i concetti di lavoro ibrido e ufficio diffuso. In questo nuovo modello dove le persone possono recarsi in ufficio solo per alcuni giorni alla settimana, le attività di lavoro che richiedono concentrazione potranno – e per alcune aziende dovranno –, essere svolte da casa o in altri spazi in remoto, mentre le attività di comunicazione/socializzazione e in particolare di collaborazione dovranno svolgersi in ufficio. L’ufficio diventa quindi team centric e luogo per la collaborazione e gli spazi devono adeguarsi con arredi adatti ai nuovi processi collaborativi.

Bisogna fare un’altra considerazione in merito alle esigenze a cui devono rispondere gli arredi flessibili: molte aziende hanno l’esigenza di ripensare i loro spazi di lavoro, ma si rendono conto di vivere in un periodo in transizione con i cambiamenti ancora in corso. Gli arredi flessibili, riconfigurabili, spostabili, permettono, con un’adeguata strategia progettuale, di strutturare spazi flessibili che possono adattarsi al cambiare delle esigenze e portare alla realizzazione di aree multifunzionali”.

Matteo Ragni, designer, introduce, nella sua analisi, un elemento astratto diventato motore della trasformazione: “la condizione di ‘precarietà’ che stiamo vivendo è diventata una leva progettuale incredibilmente potente nella definizione degli spazi, concepiti come ‘polmoni’ pronti a espandersi e comprimersi in tempo reale. Non solo arredi su ruote, ma anche leggeri, pieghevoli e facili da spostare e riconfigurare, perché in una società contemporanea non si può che essere fluidi e nomadi. Abbiamo imparato ormai da anni che il lavoro agile ci permette una flessibilità incredibile, che porta a riconfigurare con grande facilità gli ambienti a seconda delle esigenze quotidiane”.
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L’evoluzione della domanda

In questo contesto di crescente ‘elasticità’, cosa chiede chi deve ripensare gli ambienti di lavoro? Hanno il polso della situazione i produttori di arredi per ufficio. Introduce l’argomento Alberto Stella, presidente di Estel: “Nell’ultimo biennio molti dei nostri clienti hanno palesato l’esigenza di evolversi, ripensando i tradizionali modelli di lavoro. Per fare fronte alle incertezze portate dalla pandemia e da un mondo in rapido cambiamento, si rende necessario ripensare i luoghi di lavoro, le tempistiche e le risorse, focalizzandosi sulle interazioni tra le persone e tra i vari ambienti, senza impattare sulla produttività aziendale. Si dà priorità ad ambienti di lavoro in grado di promuovere la collaborazione attiva e lo scambio informale di opinioni, con spazi per le presentazioni, comodi posti a sedere e aree di pausa progettate per favorire la conversazione e lo scambio di idee. Parallelamente vengono richiesti ambienti per lavorare concentrati e senza distrazioni. In generale, dunque, negli spazi di lavoro moderni deve esserci un giusto equilibrio tra attenzione e collaborazione, e risultano avvantaggiate le aziende con spazi facilmente riconfigurabili, in grado di adeguarsi a esigenze in continua evoluzione”.

Jeffrey Rhoads, director of portfolio and application design di Herman Miller, mette l’accento sulla velocità richiesta nell’adeguamento degli spazi: “Le organizzazioni che ripensano i loro ambienti per supportare il lavoro ibrido sono alla ricerca di modi per aumentare l’agilità di riconfigurazione all’interno dei loro spazi. Stiamo dunque osservando una crescente domanda di arredi che forniscono una maggiore mobilità. A volte il bisogno è guidato dal desiderio dei dipendenti di spostare in autonomia e rapidamente gli arredi, altre volte l’organizzazione vuole che il team del Facility Management sia in grado di apportare modifiche, anche di una certa rilevanza, in tempi contenuti, spesso durante la notte, per non interrompere l’attività lavorativa”.

Un’altra chiave di lettura trasversale nel mondo del progetto per l’ufficio riguarda l’attenzione verso l’uomo, la ricerca di soluzioni in grado di garantire il suo benessere, considerato anche come il più efficace vettore verso la produttività del singolo. Va in questa direzione l’interpretazione del tema fornita da Tim Reusch, head of the consulting and planning studio di Vitra: “Quando si progettano gli uffici, l’attenzione si concentra sulle esigenze delle persone, sulla collaborazione e sui requisiti di lavoro. L’ufficio del futuro è caratterizzato da una flessibilità sempre maggiore, non è semplicemente un ‘luogo’ delimitato da quattro mura e un tetto. Deve riflettere le trasformazioni di una città in continua evoluzione, dove si creano nuovi spazi, si rinnovano gli edifici, con un ritmo a volte intenso e concitato, e poi fermo e chiaro, per dare origine ogni volta a qualcosa di diverso. L’ufficio è sempre in movimento, agile e flessibile, per adattarsi costantemente ai cambiamenti organizzativi. In quest’ottica, gli arredi sono gli strumenti che possono aiutare i ‘cittadini’ di un ufficio a ridefinire i propri ambienti di lavoro e il proprio benessere”.

Focalizza l’attenzione sull’ufficio creativo contemporaneo, come spazio di lavoro espressamente progettato per assecondare il cambiamento, Alessandro Barison, consigliere delegato Emme Italia. “Gli arredi devono essere prima di tutto semplici e dinamici. Semplici perché sono destinati a essere utilizzati per funzioni anche molto differenti tra loro; qualsiasi sovrastruttura o elemento accessorio troppo specialistico può risultare inutile o addirittura fastidioso. Dinamici perché l’ufficio creativo è in continuo mutamento, anche nell’arco di una sola giornata può esserci l’esigenza di riconfigurare lo spazio più di una volta. L’arredo nomade è da sempre parte integrante della nostra proposta standard e su misura, con oltre il 90% del nostro catalogo prodotti disponibile su ruote. In particolare, tavoli e contenitori archivio su ruote sono senza dubbio gli arredi più richiesti per allestire spazi dedicati alla progettualità e alla creatività. Questa nostra sensibilità ha origini lontane, e si ispira in particolare alla collezione di arredi Draft-Line del 1989 disegnata da Antonio Citterio con Sergio Brioschi e Glen Oliver Loew per Bieffe, magistralmente ritratta da Gabriele Basilico. La necessità di immaginare uno spazio ufficio sempre più fluido e poli-funzionale, con particolare attenzione alle occasioni di meeting informale, si evidenzia infatti tra gli anni Ottanta e gli anni Novanta del secolo scorso con la diffusione del computer. Inizia al contempo a delinearsi in modo sempre più definito l’archetipo del cosiddetto knowledge-worker, caratterizzato da esigenze di strumenti e spazi lavorativi differenti rispetto alla professione impiegatizia tradizionale. Questa stessa esigenza, con declinazioni differenti rispetto al passato, ha ritrovato in questi anni un rinnovato slancio grazie alle più recenti innovazioni e tecnologie digitali, oltre che per i repentini cambiamenti imposti recentemente dalla pandemia. Modularità e flessibilità degli strumenti e degli spazi di lavoro emergono quindi oggigiorno come paradigmi imprescindibili”.

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Strumenti per l’ufficio diffuso e il lavoro collaborativo

Gli arredi mobili rispondono alle esigenze scaturite dalle nuove modalità lavorative, come chiarisce Stefano Anfossi: “Se analizziamo il processo del lavoro collaborativo strutturato possiamo comprenderne le dinamiche. Innanzitutto, è un processo partecipativo: le persone sono tutte coinvolte e la comunicazione è multidirezionale. È visuale: si lavora scrivendo, disegnando e mettendo il contenuto su superfici verticali per poterne discutere. La collaborazione estesa prevede un processo aperto senza una gerarchia rigida: tutte le idee sono importanti. Le persone devono sentirsi a loro agio per potersi esprimere. E infine è un processo dinamico e le persone passano velocemente da una situazione ad un’altra. Per supportare queste caratteristiche lo spazio deve essere sociale per incentivare il confronto e la partecipazione con arredi e attrezzature mobili liberamente utilizzabili; grafico, con superfici verticali come lavagne mobili e scrivibili; informale, con arredi confortevoli e non gerarchici e infine deve essere flessibile, con tavoli su ruote, lavagne e schermi mobili, sedute spostabili e impilabili. Le aree di utilizzo degli arredi nomadi sono quindi quelle dedicate alla collaborazione, che negli uffici di nuova generazione occuperanno probabilmente la maggior parte della superficie”.

“Office is wherever you are”, Matteo Ragni parte da questo adagio per raccontare le trasformazioni in atto: “Oggi più che mai è possibile lavorare in ogni luogo, con arredi ridotti al minimo e facilmente trasportabili. Basta una buona connessione, un computer portatile e uno spazio dove sedersi. Negli uffici questo consente di ibridare e potenziare gli spazi un tempo concepiti per svolgere una sola funzione. Penso agli ambienti utilizzati per poche ore al giorno, come le sale mensa o più banalmente le sale riunioni; sono queste le aree più interessanti per promuovere operazioni di sovrapposizione di funzioni, o meglio ancora di sincronia”.

Socializzazione, collaborazione e concentrazione sono le leve del cambiamento secondo Jeffrey Rhoads: “Gli ambienti che favoriscono la socializzazione dei team aiutano le persone a stabilire una connessione con i colleghi e ad alimentare la cultura aziendale. In questi spazi le attività ruotano intorno creazione di una comunità con arredi indipendenti e facilmente riconfigurabili che offrono diverse opzioni di postura come le sedute lounge e postazioni touch down.

Negli ambienti che supportano la collaborazione, incoraggiando i membri dei vari team a interagire con i colleghi, presenti fisicamente o virtualmente, è invece necessario fornire strumenti quali lavagne, pareti mobili, aree per videoconferenze e tavoli ad altezze variabili.

Infine, negli ambienti che consentono alle persone di trovare uno spazio di tregua, dove concentrarsi sulle attività del momento o di collegarsi in videochiamata, è richiesto un allestimento che garantisca un certo livello di intimità, protegga da eventuali distrazioni e mandi un chiaro segnale che non si vuole essere disturbati.  In questa tipologia di spazi si possono includere una postazione regolabile in altezza, una sedia ergonomica, un’illuminazione confortevole…”.

Acustica e integrazione tecnologica sono i temi introdotti da Alberto Stella: “L’attenzione dei committenti è rivolta alla creazione di workplace dinamici e polifunzionali, con aree dedicate a specifiche attività come previsto dall’Activity Based Working, che prevede il superamento dell’idea di ‘postazione fissa’ a favore di corner dedicati a concentrazione, confronto, socializzazione o meeting. In tal senso rivestono un ruolo fondamentale tutti i prodotti in grado di migliorare il benessere acustico delle differenti postazioni, a partire dalle pareti insonorizzanti fino agli arredi imbottiti realizzati con tessuti tecnici fonoassorbenti. Un altro aspetto chiave è quello dell’integrazione tecnologica: ogni area dei moderni uffici deve essere predisposta per poter ospitare telefonate e webcall, ormai all’ordine del giorno, garantendo la possibilità di ricarica dei propri device oltre alla connessione a schermi e supporti audio”.

Aggiunge Tim Reusch: “Cresce il desiderio di buone conversazioni, di uno scambio di obiettivi condivisi e si ha bisogno di una piattaforma in cui ci si senta fisicamente e mentalmente a proprio agio e al sicuro. Ciò significa avere la possibilità di nascondersi in un’alcova o poter creare un filtro speciale chiudendo una tenda per una separazione visibile. Le aziende devono garantire qualità e design consapevole, valori di cui le persone hanno bisogno per non essere ‘divorate’ dalle prestazioni richieste. Lo spazio è lo strumento comunicare valori, garantendo un’agilità, non solo trendy, ma realmente flessibile”.
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Ricerca, sistemi e materiali

I concept dei nuovi arredi nomadi nascono dopo un’attenta analisi degli scenari e dei loro cambiamenti in un’ampia prospettiva temporale, e dopo uno studio che comprende non solo tematiche funzionali, ma anche sociologiche, culturali e comportamentali, in modo da proporre progetti di design che possano durare nel tempo e che, parallelamente all’innovazione tecnologica e produttiva, vengano accompagnati da un’attenta analisi delle reali necessità dei lavoratori.

“Quando si progetta è importante capire il livello di mobilità che si desidera ottenere all’interno degli spazi – precisa Jeffrey Rhoads –. Se il desiderio è quello di consentire ai dipendenti di spostare gli arredi nello spazio, allora è importante che la planimetria dell’ambiente preveda ampi spazi di circolazione necessari per la movimentazione e riposizionamento degli arredi.  Abbiamo lavorato a progetti che prevedevano l’utilizzo di arredi mobili che, a causa dei vincoli della planimetria, non potevano essere spostati in modo intuitivo.

Bisogna poi chiedersi che tipologia di lavoro e di persone dovrà ospitare lo spazio. Se il desiderio è quello di un ambiente dinamico che supporti l’attività delle persone sia nello spazio fisico, sia in quello virtuale, allora è necessario che anche tecnologie, come display e web camera, assecondino queste esigenze”.

“La richiesta di spazi di lavoro facilmente riconfigurabili è in netta crescita e ciò ha portato Estel a una approfondita ricerca sul tema: partendo dall’analisi dei bisogni dei lavoratori sono stati avviati percorsi di sviluppo per prodotti compatti, predisposti all’integrazione tecnologica e facilmente movimentabili – racconta Alberto Stella –. Ne è un esempio la gamma ‘Scrivania Mobile’, compatta, pieghevole su ambo i lati e facilmente movimentabile grazie alle quattro ruote, è una soluzione adatta sia agli spazi di lavoro corporate, sia un utilizzo in chiave home office”.

La funzionalità degli arredi nomadi passa attraverso lo studio dei meccanismi, dei materiali e delle tecnologie che ospitano. La caratteristica stessa di essere movimentabili e riassemblabili richiede una ricerca su sistemi in grado di resistere alle sollecitazioni e che garantiscano la durabilità nel tempo.

“Gli arredi mobili o trasformabili sono sottoposti a maggiori stress meccanici rispetto agli arredi ‘immobili’ – specifica Matteo Ragni. Nella progettazione di questi prodotti è imprescindibile scegliere materiali resistenti e duraturi, ed è fondamentale pensare all’intero ciclo di vita della soluzione, rendendola facilmente riconfigurabile e agevolandone la manutenzione (o sostituzione) dei componenti soggetti a maggiore usura. La sostenibilità deve necessariamente fare rima con longevità del prodotto, il che significa anche progettare caratteristiche estetiche meno inclini alle mode che, per definizione, sono effimere e passeggere”.

Su questo aspetto Stefano Anfossi aggiunge: “Materiali grezzi, come ad esempio le assi in truciolare, usati nei Fab Lab perché erano i materiali a basso costo che potevano essere lavorati direttamente nel laboratorio, sono stati scelti inizialmente da molti produttori che hanno scambiato una necessità tecnica di un ambito molto specifico, per tema estetico. Oggi, seppure il processo di collaborazione prenda ispirazione anche da quel mondo, gli arredi e i materiali con cui sono realizzati gli arredi devono essere allineati alle esigenze di un ufficio aziendale e funzionali al movimento e al riassemblaggio”.

Fondamentale, nel pensare a un arredo mobile, è il concetto di modularità, perché ogni singolo elemento possa sommarsi agli arredi presenti nello spazio completando una configurazione e non, al contrario, agendo come elemento di disturbo o di discontinuità stilistica. Consentire dunque a chi arriva in un secondo momento di agganciare la propria scrivania a quella dei colleghi presenti o di incrementare lo spazio di contenimento spostando una cassettiera da un altro ambiente, oppure impilando un elemento contenitore su uno di quelli esistenti.

“Vogliamo sviluppare sistemi nei quali la modularità è il fattore abilitante di ambienti di lavoro flessibili e agili – conferma Rim Reusch –. Altrettanto fondamentale è l’attenzione prestata nella selezione dei materiali e nella ricerca per garantire standard elevati e prodotti duraturi. Ad esempio, il divisorio free standing Dancing Wall, non è solo un prodotto flessibile, è stato anche concepito con materiali sostenibili e in un modo che consente al prodotto di essere facilmente riciclato alla fine del suo ciclo di vita”.