Governare il lavoro ibrido

Se sono chiari i vantaggi offerti dal lavoro ibrido – in termini di flessibilità, ottimizzazione degli spazi e work life balance – non sempre è nota la complessità, in termini organizzativi e di gestione, che tale modello introduce. Scegliere la propria postazione, riservare una sala riunione, assicurarsi un posto in mensa o il parcheggio sono azioni che devono poter essere svolte in modo semplice e intuitivo per evitare inutili perdite di tempo e ricadute in termini di efficienza. Allo stesso tempo, avere una visione sulle presenze in azienda e su come vengono utilizzati gli spazi è fondamentale quando si sceglie di abbandonare orari fissi e scrivanie assegnate.
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Governare la complessità

Da 10 anni, con Space Booking, Durante fornisce alle aziende che decidono di abbracciare il lavoro ibrido un sistema intelligente per la prenotazione, gestione e controllo di desk, sale riunioni, spazi comuni, parcheggi e servizi senza sprechi di tempo e ottimizzando l’uso delle risorse.

Uno strumento che, attraverso le dashboard per Facility e HR, consente inoltre la riorganizzazione degli ambienti in relazione alle dinamiche di utilizzo e di governare il dispiegamento delle risorse nelle varie configurazioni di lavoro ibrido.

Le funzioni sono ampie e articolate. Il modulo Smart Working, attraverso una mappa interattiva, permette infatti di organizzare la propria presenza in ufficio, di individuare rapidamente i colleghi con i quali si vuole collaborare e di prenotare la scrivania più vicina.

Le diverse opzioni di visualizzazione, sia su dispositivi mobili che desktop, permettono inoltre di scegliere la user experience più adatta alle proprie esigenze.

Il modulo Room Booking permette di pianificare meeting, di selezionare lo spazio più adatto (valutando capacità, attrezzature, servizi disponibili, posizione…) e di prenotarlo per il giorno e la durata desiderati. Si semplificano così i processi di gestione delle sale, consentendo un utilizzo ottimale degli spazi condivisi. Non solo, nelle sale riunioni Space Booking è integrato con i sistemi di videoconferenza e domotica per un’esperienza completa, semplice, immersiva ed efficace.

Con le funzioni Car booking e Park Booking è possibile verificare la disponibilità di un mezzo e prenotarlo, con moduli digitali e procedure semplificate, e prenotare il parcheggio in anticipo, visualizzando in tempo reale la disponibilità dei posti non ancora occupati. Lato facility consente di conoscere in tempo reale il dislocamento esatto di tutte le vetture.

La funzione di accoglienza è svolta da Agrìd Welcome che grazie al sistema digitale basato su Microsoft Teams permette di presidiare diversi varchi con un pool di addetti che potranno gestire l’attività da qualsiasi sede, anche in smart working. La piattaforma digitalizza le fasi di benvenuto e accreditamento, eliminando i vecchi registri cartacei e velocizzando l’intero processo.

Il sistema si occupa inoltre di inviare i dettagli dell’appuntamento, come l’host e la location, insieme a un QRCode generato in fase di pre-registrazione perfetto per completare il check-in veloce in autonomia o con l’assistenza di un addetto. La stampa del badge con le credenziali della rete Wi-Fi per gli ospiti e le istruzioni per il check-out completano il processo di accoglienza.

Il personale autorizzato potrà inoltre avere l’elenco completo degli ospiti presenti, nel pieno rispetto delle normative sulla privacy e della sicurezza.

Dal punto di vista della gestione delle persone e degli spazi, la smart dashboard HR & Facility consente di visualizzare le statistiche, i grafici e i KPI sull’occupazione e la prenotazione di risorse e sale.

Inoltre, la piattaforma consente di organizzare e governare le policy di smart working aziendali.

In ultimo non vanno dimenticati i vantaggi di un sistema di prenotazione, gestione e controllo di spazi e servizi in chiave bilancio di sostenibilità. L’ottimizzazione delle risorse porta infatti a una riduzione degli sprechi, mentre il contenimento degli spostamenti consente di abbassare le emissioni di CO2.

Ulteriori benefici derivano dal controllo efficiente degli impianti che riduce i consumi. Favorendo lo smart working, il sistema minimizza l’impatto dei pendolari e favorisce la condivisione delle risorse.

I risvolti dal punto di vista sociale riguardano la possibilità di promuovere pratiche sostenibili, di migliorare il benessere dei collaboratori consentendo un maggiore equilibrio lavoro-vita. A guadagnarne è anche l’immagine aziendale, più responsabile e contemporanea.