Il futuro dell’operatività nell’ufficio post-Covid

Dai primi mesi del 2020 la nostra vita è cambiata profondamente, sia dal punto di vista personale che professionale. È evidente come il Covid-19 abbia cambiato molte abitudini, anche nel mondo del lavoro, imponendo restrizioni e ridistribuendo la forza-lavoro chiamata in gran parte a operare in remoto.

Questa nuova organizzazione del lavoro ha causato un’esplosione degli accessi ad internet e ai servizi cloud-based, incrementando la necessità di connettività. Le videoconferenze e la collaborazione a distanza sono diventate la nuova normalità e anche la sicurezza informatica ha dovuto reimpostare i livelli di protezione adottando VPN e altre soluzioni oltre il perimetro aziendale.

Dopo un anno e mezzo di smart-working, l’impressione generale è che “funziona!”

Secondo una recente indagine condotta da PwC negli Stati Uniti, più dell’80% dei datori di lavoro giudica la modalità di lavoro da remoto un’esperienza positiva. Lo stesso vale per oltre il 70% dei dipendenti intervistati.

É quindi forse l’inizio della fine degli uffici, per come li abbiamo conosciuti fino ad ora?

La risposta è “SI”, precisando che gli stessi continueranno certamente ad esistere, ma saranno soggetti a importanti restyling, da diversi punti di vista e cioè a livello di fruizione, funzionalità e operatività. Si parla già di un approccio “ibrido” e cioè della possibilità di distribuire l’attività lavorativa in maniera più flessibile, attraverso una presenza in azienda, contenuta in alcuni giorni della settimana lavorativa.

Sempre PwC conferma che più del 20% degli intervistati vede la necessità di tornare ad operare pienamente in azienda, mentre quasi il 50% propone alle proprie direzioni la presenza in sede tra i tre e i quattro giorni alla settimana.

Il driver di ciò è la necessità di assicurare il mantenimento della “cultura” aziendale, possibile soprattutto attraverso occasioni di interazioni in presenza, con i propri clienti, partner, colleghi e manager.

Fa da eco Deloitte che riporta come la trasformazione digitale del business diventa ora un imperativo aziendale, in quanto la pandemia ha messo in luce carenze delle capacità digitali delle organizzazioni.

Serve quindi un approccio strutturato, che deve passare da un rafforzamento degli asset aziendali, prestando particolare attenzione anche a materie delicate come la sicurezza informatica e la privacy dei dati.

Per queste ragioni, anche Panduit vede negli “uffici 2.0” le nuove aree di aggregazione e di contaminazione delle idee ed in quanto tali devono poter divenire più sicure, attraenti ed emozionali, ispirando la collaborazione e la creatività. Oltre alla funzione lavorativa, le direzioni devono rendere l’ufficio una destinazione. Un ambiente di tipo comunitario, con opzioni ricreative in funzione degli spazi disponibili, nei quali favorire eventi coinvolgenti che incoraggino il personale a beneficiare dei valori costruiti in sede.
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Maggiore attenzione al comfort
nel luogo di lavoro

L’attenzione al benessere dei dipendenti cresce così come le nuove esigenze tecnologiche. Chi si appresta a rivedere layout fisici e IT di ambienti lavorativi condivisi dovrà considerare un crescente coinvolgimento delle risorse umane e di unit manager in fase progettuale e decisionale, proprio perché andrà sempre più tenuto in considerazione l’impatto che gli stessi hanno sulla propria forza-lavoro.

I dipendenti devono percepire l’ambiente ufficio come uno spazio bello e sicuro, in cui poter ritornare in massima tranquillità. Oltre a misure di sicurezza come l’accesso controllato e l’impiego delle telecamere di sicurezza, l’ufficio post-COVID deve affrontare fattori come la sanificazione, la distanza fisica e il controllo della densità demografica.

Questo sarà possibile ovviamente grazie alla ridefinizione degli spazi e della loro immagine, dove la tecnologia ed il digitale già rivestono, e ancor di più avranno, un ruolo-chiave nell’immediato futuro.

Le potenzialità dell’ufficio
condiviso nel post Covid

Da non sottovalutare un ulteriore trend che dovrebbe interessare città con maggiore concentrazione della forza-lavoro e nello specifico si pensi a spazi di co-working per utilizzi temporanei in “prossimità della propria residenza”.

Si tratta di una tendenza che va a sopperire alle difficoltà operative che molti lavoratori remoti hanno sperimentato lavorando dalla propria abitazione (spazio fisico condiviso con la propria famiglia, limitazione di banda trasmissiva, fattori interni di distrazione, ecc.).

Importanti società di consulenza immobiliare come CBRE, hanno identificato in questa strategia la soluzione ottimale per dotare l’utilizzatore di ambienti lavorativi flessibili di prossimità, già opportunamente allestiti, connessi e sicuri, come opzione on-demand al lavoro in home office, minimizzando le trasferte verso la sede centrale e mantenendo il medesimo livello di collaborazione e di produttività.

Quando poi parliamo di ambienti lavorativi interni all’azienda, orientati alla collaborazione, ecco che meeting room, aule di formazione e spazi ricreativi comuni nei quali i lavoratori interagiscono vanno progettati in una nuova ottica. É sbagliato pensare a una riduzione volumetrica degli stessi poiché servirà più spazio di quello attuale per assicurare le distanze di sicurezza.

Una maggiore dipendenza dalle tecnologie Audio-Video faciliterà la collaborazione in questi spazi condivisi, oltre a permettere ai lavoratori in remoto di partecipare in modo più agevole alle videoconferenze.

Massima attenzione quindi alla salute, al benessere e alla sicurezza, attraverso controlli centralizzati: dall’accesso e tracciatura dei presenti negli edifici, all’automazione del ricircolo dell’aria sanificata, monitorando nel frattempo la densità degli ospiti nelle varie aree dell’edificio.

L’utilizzo di device BYOD e di sensori, l’attivazione vocale e l’impiego di codici QR in grado di attivare attraverso una scansione fotografica una moltitudine di applicazioni come illuminazione, il condizionamento, la chiamata degli ascensori al piano, sono alcuni esempi applicativi già presenti in molte realtà. L’attivazione touch-free di apparecchiature AV, in modo che i partecipanti possano condividere le informazioni da qualsiasi dispositivo senza la necessità di disinfettare e collegare manualmente i componenti, sono alcuni esempi per il pieno e corretto utilizzo delle nuove tecnologie in ambienti lavorativi condivisi.

Le prenotazioni delle meeting room e di hot desk automatizzate, la connettività wireless in mobilità, estesa anche attraverso DAS (distributed antenna system), faciliterà il compito dei lavoratori che si spostano in tutto l’edificio.

Anche l’erogazione a sfioramento dell’acqua nei servizi e la distribuzione del caffè, completano uno scenario applicativo degno di attenzione da parte di progettisti, architetti, sviluppatori, integratori e manager attenti al futuro.
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Ancora una volta quindi “I” come Infrastruttura

L’infrastruttura fisica assume oggi ancora più importanza che in passato, è la dorsale che abilita l’Office 2.0 poiché deve garantire un sistema di interconnessione robusto e affidabile.

Armonizzazione, coordinamento e collaborazione, con un occhio di riguardo alla produttività e alla sicurezza dei dipendenti, completano un quadro operativo non così futuristico, incentrato sulla convergenza di sistemi che comunicano sempre di più tra di loro e che stanno già sostenendo l’evoluzione di edifici rendendoli sempre più efficienti e intelligenti.

I cambiamenti che sono in atto stanno quindi solo accelerando l’implementazione di questo processo, ridefinendo i parametri operativi sopra descritti.

Qualunque sia il processo che ogni organizzazione sta adottando per affrontare il ritorno della forza lavoro in ufficio, è più che probabile che edifici e impiegati funzioneranno e lavoreranno in modo diverso rispetto a prima.

Il COVID-19 ha accelerato il passaggio a una forza-lavoro distribuita con un’operatività ibrida. Ogni azienda sa quindi cosa è meglio fare per la propria attività e per i propri dipendenti. Sia nel caso che si intervenga su spazi già esistenti, che per lo sviluppo di nuovi ambienti lavorativi, esistono molti modi attraverso i quali la tecnologia è in grado di aiutare la loro trasformazione.

L’ecosistema Panduit si rende disponibile ad aiutare l’impresa moderna ad affrontare gli aspetti progettuali e realizzativi delle infrastrutture fisiche di collegamento, migliorando l’esperienza d’ufficio dei loro dipendenti.