Le tecnologie dello Smart Office: le declinazioni del concetto e dei sistemi

La seconda edizione della tavola rotonda dal titolo “Le tecnologie dello smart office” ha dato spazio quattordici realtà del mondo ICT, che hanno presentato lo stato dell’arte dell’evoluzione tecnologica, le prospettive future e gli ostacoli da superare per il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Dal dibattito è emerso un panorama in continuo mutamento dove, alla naturale evoluzione delle soluzioni di video collaboration, contestualizzabili tanto in sale di grandi dimensioni quanto in huddle room, si aggiungono sistemi e soluzioni sviluppate per incrementare il benessere degli utenti. È il caso della diffusione di luci intelligenti, in grado di adattarsi alle preferenze del lavoratore, di raccogliere dati sull’uso degli spazi e, al contempo, dare connettività wireless attraverso la tecnologia Li-Fi. Oppure di sensori IoT sviluppati per monitorare i parametri relativi alla qualità dell’aria e trasferire i dati a chi gestisce gli spazi di lavoro affinché siano attuate misure correttive laddove necessario. Fra le voci, anche chi si occupa di semplificare l’aggiornamento degli strumenti informatici in modo che siano sempre in linea con le evoluzioni tecnologiche, e chi si occupa di dare connettività in aree non coperte per far sì che, davvero, a ogni coordinata geografica si possano attuare politiche di smart working. Entrano poi in campo soluzioni come il noleggio operativo dei beni informatici, capace di abbinare vantaggi finanziari e aggiornamento tecnologico, e la migrazione in cloud della telefonia aziendale, che fa dimenticare il concetto di telefono fisso alla scrivania.

Trasversale, nelle opinioni degli interlocutori, la necessità di stimolare un cambiamento culturale nelle aziende attraverso attività di formazione e aggiornamento, affinché vengano recepite le potenzialità della tecnologia rendendo quindi più efficaci gli investimenti e la produttività. Sintonia anche nel desiderio di cercare una maggiore collaborazione fra le parti, intesa sia come dialogo con le figure di rilievo all’interno delle aziende committenti (HR a IT e facility manager), sia fra i fornitori stessi perché dalla collaborazione fra le diverse discipline scaturiscano partnership efficaci ed efficienti.

 Due le domande poste per avviare il dibattito:

1. In che misura la soluzione tecnologica proposta dalla vostra azienda contribuisce a delineare uno smart office?
2. Quali le prospettive future e gli ostacoli da superare?

Andrea Rosetti,
business developer di Aircare

1. In un ambiente indoor, mettere la persona al centro significa controllare tutti i parametri ambientali che impattano su benessere e produttività. In quest’ottica Aircare ha sviluppato un device IoT che permette di rilevare la qualità dell’aria indoor trasferendo in cloud le informazioni raccolte. Faccio l’esempio della sala riunione dove durante gli incontri i valori di CO₂ raggiungono livelli tali da influire sulla capacità di concentrazione a discapito dell’efficacia dei meeting, che spesso si concludono dopo ore di riunioni senza aver raggiunto risultati ottimali. In questi casi diventa fondamentale attivare tempestivamente azioni correttive per mantenere costanti i parametri di qualità dell’aria.

2. La miniaturizzazione della sensoristica ci ha consentito di mettere a punto un apparato in grado di monitorare 15 parametri fondamentali per analizzare la qualità dell’aria. In termini di connessione, il dispositivo AirCare può connettersi al server di raccolta (in cloud o su intranet) mediante connettività WiFi o NB-IoT. Collegandolo, poi, alla piattaforma BMS, Building Management System, si possono attivare purificatori d’aria, sistemi di ricircolo, l’apertura delle finestre, ecc. per ricreare le condizioni ideali. Si tratta dunque di una tecnologia che permette di attribuire un valore aggiunto allo spazio e di certificare la qualità dell’aria nel rispetto degli standard più evoluti come la certificazione Well. Il principale ostacolo che incontriamo riguarda la gestione dell’informazione e della conoscenza.

Paolo Lambri,
product sales specialist di Cisco

1. La nostra azienda contribuisce allo smart office attraverso la digitalizzazione dei metodi e degli spazi di lavoro. Relativamente allo spazio fisico ci occupiamo della fornitura di apparati di video conferenza, adatti all’allestimento di sale riunioni, aule di formazione e auditorium di qualsiasi dimensione, dotati di intelligenza e sensori che facilitano la esperienza dell’utente, fornendo informazioni utili alla pianificazione degli spazi. Oltre alla dimensione fisica, ci occupiamo della dimensione virtuale, con software che contribuiscono ad abbattere le distanze e permettono alle persone di collaborare in modo più innovativo rispetto alla semplice mail. Ne sono un esempio la messaggistica in team, e le soluzioni di web conference, che consentono di collegarsi alla riunione ovunque ci si trovi. Questa completa integrazione dello spazio fisico e virtuale dell’ambiente di lavoro offre indubbi vantaggi, non solo migliora la produttività velocizzando i processi decisionali, ma anche rappresenta un elemento fondamentale di employee retention e capacità di attrarre nuovi talenti in quanto permette al lavoratore una completa gestione dello spazio e del tempo lavorativo migliorando il work life balance.

2. In prospettiva la tecnologia sarà sempre più intelligente e, grazie all’Intelligenza Artificiale, in grado di percepire il contesto di una riunione, sarà in grado di fornire informazioni rilevanti prima che questa avvenga, di trascrivere automaticamente i contenuti e tradurli, di automatizzare i processi ripetitivi. Il tutto finalizzato a far sì che le persone si concentrino esclusivamente sul loro lavoro, senza preoccuparsi di come la tecnologia renda possibile l’interazione a distanza. Per Cisco, questo percorso di innovazione è già iniziato sotto il cappello delle soluzioni di ‘Cognitive Collaboration’. Uno degli ostacoli da rimuovere riguarda la limitata capacità da parte di alcune aziende di guardare alla collaborazione come un progetto di trasformazione non solo tecnologico, ma anche di business. Questo processo richiede il coinvolgimento già dalla fase progettuale delle funzioni HR, IT e FM. Prassi che consentirebbe di pensare alla tecnologia in una prospettiva più ampia e di vedere la collaborazione fra i soggetti come la leva in grado di attuare un approccio olistico e di agevolare la contaminazione.

Massimo Arioli,
business unit director di Dynabook (Toshiba)

1. Il rapporto fra device e smart working è circolare: l’evoluzione tecnologica ha favorito il lavoro agile e, parallelamente, il fatto che l’utente sia sempre più mobile spinge produttori e sviluppatori a rispondere a nuove esigenze. Le esigenze degli smart worker sono dunque i nostri pillar. In primo luogo, la mobilità che richiede device sempre più leggeri e ridotti nelle dimensioni. Vi è poi la sicurezza intesa sia a livello strutturale come resistenza certificata nel caso di urti, cadute o versamento di liquidi, sia a livello software come limitazione a possibili attacchi informatici. Infine, un altro punto da sviluppare, riguarda la connettività, che implica device con accessi immediati. Focalizzati su questi tre ambiti stiamo lanciando prodotti unici (come il nuovo Portégé X30L con un peso di soli 850g), versatili e in grado di connettersi in tutte le situazioni di lavoro, essendo equipaggiati con modem stand by che nel corso di una riunione consentono di essere subito attivi.

2. Il futuro per noi è rappresentato dal 5G, che consentirà di connettersi in modo più efficiente e produttivo, con vantaggi anche in ambito IoT dove questo standard migliorerà sia la gestione sia la velocità di trasferimento dei dati. Sul fronte della sicurezza la nuova frontiera è rappresentata invece dallo lo sviluppo dei sistemi di crittografia quantistica. Per quanto riguarda le difficoltà, viviamo una doppia problematica: la resistenza generalizzata al cambiamento e il fatto che spesso il dispositivo viene vissuto in modo errato e visto come una commodity. Non investire nel parco di device è una scelta che genera problemi a posteriori. Il nostro impegno è di far comprendere all’IT manager e all’ufficio acquisti che la tecnologia non è una commodity e che un maggiore investimento iniziale non è nulla rispetto ai benefici che la stessa sarà in grado di generare.

Francesca Fracassini,
account manager video-collaboration di Logitech

1. Logitech ha l’ambizione di trasformare ogni ambiente di lavoro in un ambiente di collaborazione con l’obiettivo di rendere efficiente la comunicazione in video. Abbiamo lanciato una serie di soluzioni che consentono il dialogo a distanza, sia dall’ufficio, sia da qualunque altro luogo scelto per lavorare. Le soluzioni Logitech contemplano sistemi per agevolare la collaborazione da postazioni individuali, come da sale riunioni di diversa dimensione. Sono infatti disponibili kit per sale piccole, medie o grandi, da 2 a 45 posti.

2. La nostra missione è mantenere un prezzo accessibile per tutte le esigenze e semplificare l’adozione dei sistemi a qualunque utente. È infatti sufficiente avere a disposizione una porta Usb per interagire in modo indipendente, senza l’aiuto di un esperto IT.

Spesso incontriamo difficoltà nell’avviare un dialogo con le aziende che per mentalità sono refrattarie al cambiamento. In prospettiva, sarebbe auspicabile un cambiamento culturale e manageriale per far sì che l’azienda sia sempre più vicina al dipendente e al suo modo di lavorare, più flessibile e autonomo, nell’interesse stesso dell’ottimizzazione dei risultati.

Giuseppe Gagliano,
head of business innovation di Econocom

1. Econocom, player europeo che abilita la trasformazione digitale e tecnologica delle aziende attraverso il disegno e la fornitura di soluzioni as a service, è impegnato su progetti di smart building con l’ambizione di abilitare la collaborazione e l’inclusione, creando spazi in cui tecnologie e persone si incontrano e fornendo gli strumenti per orchestrare oggetti, spazi e processi. Per spazi intendiamo anche un singolo ambiente di riunione con dotazioni tecnologiche, per il quale possiamo dare il nostro contributo attraverso una piattaforma di asset management che consente di eliminare barriere e abilitare la condivisione. Attraverso specifiche app è infatti possibile organizzare meeting, generare qr code per l’accesso alla sala, ma anche accedere a molteplici funzionalità legate alla vita del building (controllo accessi, apertura ticket, catalogo personale, etc.). La stessa piattaforma con la raccolta e l’analisi di dati sull’utilizzo della sala consente di mettere “insieme i puntini” fornendo una visione d’insieme a chi gestisce gli spazi, migliorando produttività e la sicurezza in azienda. Il tutto al fine di garantire una seamless experience, nella quale tecnologie e soluzioni sono disegnate ponendo l’utente al centro, nuovi modelli di lavoro basati sui principi di smart working e open innovation, ed eccellenza qualitativa, attraverso l’ottimizzazione dei processi interni.

2. L’evoluzione dello smart office è lo smart district che permette di gestire servizi legati all’health care, ai trasporti, ecc… facendo vivere la tecnologia come una unified experience che semplifica la vita.
Le difficoltà che quotidianamente affrontiamo riguardano la sfera psicologica delle paure. Il cambiamento comporta un investimento che spesso viene vissuto con ritrosia, in questi casi il nostro impegno si concretizza nel comprovare i vantaggi competitivi di lungo periodo e i benefici economici importanti di tale investimento nonché a fornire soluzioni as a service che si adattano sia alle esigenze di innovazione digitale sia al budget, diluendo l’investimento iniziale nel tempo e garantendo la possibilità di un aggiornamento costante delle soluzioni introdotte. Dove, invece, la difficoltà riguarda il cambiamento di mentalità delle persone, un’attività talvolta necessaria da svolgere è il nudging, un incoraggiamento non esplicito,”nudge” significa pungolo, finalizzato a stimolare il pensiero e creare engagement.

Andrea Casiraghi,
manager area software solutions di Beta80

1. Occupandoci di system integration, proponiamo soluzioni software per lo smart working e progetti di deployment che prevedono la consegna con relativa installazione e messa in funzione o esercizio di soluzioni tecnologiche in ottica smart office. Sempre più le aziende sono consapevoli che, in termini di retention dei talenti, il ruolo delle tecnologie è importantissimo per supportare nuovi modi di lavorare e interagire con l’azienda e con i partner. Al cambio di modalità di lavoro è dunque necessario abbinare un cambio di tecnologia che risente oltremodo della consumerizzazione dell’IT.

2. Il futuro vedrà l’affermazione del cloud computing e uno dei principali strumenti è Office 365, soluzione SaaS in cui Teams è l’elemento nodale. Fondamentale sarà dunque l’abbattimento delle barriere – il riuscire a non far percepire differenze quando si è dentro o fuori l’ufficio, impostando il lavoro per obiettivi. I segnali, in questo senso, sono buoni; l’impianto normativo sta maturando e lo smart working è un’onda inarrestabile. Le principali soluzioni IT dedicate agli information worker, in ufficio o in mobilità, sono pensate proprio per il superamento delle barriere fisiche e della distanza geografica.
La difficoltà, dal nostro punto di vista, riguarda il riuscire a far parlare tra loro i soggetti che intervengono nella fase di implementazione delle tecnologie per dare soluzioni calibrate sulle esigenze degli utenti finali. Fra gli obiettivi, semplificare l’adozione di nuovi sistemi.

Giovanni Mocchi,
vicepresidente di Zucchetti

1. Zucchetti si occupa di software gestionali e, in ottica di smart working, rappresenta l’anello di collegamento con il mondo HR e le persone che lavorano in mobilità. Dodici anni fa l’azienda ha deciso di riscrivere le proprie procedure per trasferirle in cloud; il passo successivo è stato renderle accessibili ai lavoratori in mobilità. Oggi rendendo disponibili le stesse procedure su mobile, si è raggiunto un altro orizzonte: consentire la gestione del rapporto azienda-dipendente anche a distanza, via app. Non solo, per la gestione ottimizzata dell’ufficio, la stessa app permette di prenotare una sala riunioni e di accedere a tutti i servizi accessori.

2. Per il futuro abbiamo due ambizioni: attivare i comandi vocali e arricchire le nostre soluzioni con l’intelligenza artificiale e il machine learning con l’obiettivo di offrire capacità predittive ai sistemi software. Riteniamo che l’ingresso delle nuove generazioni in azienda, abituate a disporre di tecnologie evolute nella sfera privata, rappresenterà una spinta decisiva per la diffusione di soluzioni all’avanguardia.

Marco Tosadori,
business development director di Aura Light Italia

1. Il tema della luce si è sviluppato sino a diventare un tema di tecnologia. Ne è prova la tecnologia Li-Fi (Light Fidelity) che, per trasmettere dati e informazioni, anziché le onde radio, utilizza le onde luminose emesse da una sorgente LED. Con l’affermazione dei LED la luce si è trasformata in un driver di benessere in grado di favorire la sincronizzazione del nostro orologio biologico. Un esempio concreto: quando si è in ufficio la luce cambia tonalità; la mattina viene regolata su temperature di colore che abbattono la melatonina; la sera invece la innalzano favorendo il ritmo circadiano. Il tutto corrisponde a un aumento di produttività della persona e a una minore percezione della stanchezza. In ambito di coworking e smart working sarà il bluetooth presente sull’apparecchio a permettere la personalizzazione della luce, consentendo di definire lo scenario preferito per ciascuno.

2. In futuro con l’implementazione del Li-Fi: avremo a disposizione un sistema per trasmettere dati attraverso l’utilizzo dell’illuminazione, che dunque si trasforma in access point. Quando il Li-Fi sarà disponibile sui device il trasferimento dei dati sarà più veloce e soprattutto più sicuro non essendo attaccabile dall’esterno, e più salutare funzionando in assenza di campi magnetici.
L’obiettivo finale, per Aura Light, si riassume nel claim “light as a service”, la cui evoluzione riguarda anche il noleggio dei sistemi di illuminazione. Nell’affrontare le difficoltà, è bene considerare un approccio più ampio, dove le aziende legate da obiettivi comuni si possano impegnare per sviluppare alleanze e fare comunicazione. Dovremmo mettere in comune le capacità di ciascuna realtà per sviluppare insieme una visione.

Andrea Zanin, 
senior sales account manager di Nfon Italia

1. Lo smart working presuppone la possibilità di poter lavorare ovunque. E disporre del proprio numero di telefono fisso, non solo alla scrivania, ma per esempio direttamente sul proprio smartphone, permettendo di non perdere nessuna opportunità di business. Lo strumento che permette di raggiungere l’obiettivo è il cloud.
Nfon nasce 15 anni fa in Germania con la finalità di sviluppare un centralino telefonico cloud-centrico, capace di supportare grande traffico dati e di garantire continuità di lavoro a gli utenti. A differenza di quanto avviene in Europa, in Italia, su 20 milioni di apparati telefonici presenti nelle aziende, solo il 2-3% utilizzano la tecnologia cloud PBX. Questo perché di consuetudine il centralino viene visto come una commodity, anche se in realtà ha funzioni trasversali, ad esempio rappresenta una barriera agli attacchi informatici. Si tratta quindi di un mercato in prospettiva prospero che ha bisogno di essere educato e informato per poter crescere e allinearsi ai livelli dei paesi del nord Europa.

2. In futuro i centralini rivestiranno un ruolo di maggiore importanza arrivando a integrare ulteriori funzioni. La comunicazione aziendale non avviene più solo via telefono, ma anche attraverso canali di comunicazione integrati, ultima frontiera Microsoft Teams. Lo smart working spesso è una scelta tattica più che strategica, perché abilitando la fluidità consente di adattarsi a un mercato non più così prevedibile. Gli ostacoli da superare sono relativi alla scarsa conoscenza del centralino in cloud e all’identificazione del giusto interlocutore all’interno dell’azienda, dato che a differenza del centralino tradizionale che è sempre stato di competenza dell’IT manager, ora la soluzione in cloud impatta decisamente sul modo di lavorare e coinvolge diverse funzioni aziendali.

Marco Maraschi,
ceo di Tec Italia

1. Le periferiche di stampa, da sempre considerate semplici complementi, si sono trasformate in hub che veicolano informazioni sulla rete interna, rendendole accessibili anche da remoto. La stampante diventa così parte di un progetto di smart working, abilitando la condivisione dei documenti su piattaforme cloud e offrendo la possibilità di connettere strumenti di comunicazione, come le lavagne digitali, anche se situati in diverse location.

2. Il consolidamento dell’affidabilità della tecnologia interna ed esterna favorisce la crescita e la diffusione delle stampanti di nuova generazione. Rimangono però importanti ostacoli da superare, in primo luogo la paura al cambiamento dettata soprattutto dalla presenza di generazioni senior in azienda. Le motivazioni che vengono portate sono legate alla sicurezza e alla resistenza dei dispositivi. Vi sono poi ostacoli legati a fattori congiunturali ed economici di cui risente l’intero settore. A fare la differenza è la dimensione delle realtà che incontriamo: le grandi aziende vivono con enfasi il progresso tecnologico, ma se ci si sposta nel PMI italiane si nota come la cultura aziendale non abbia tenuto il passo della rivoluzione digitale.

Marco Gallo,
vice-president sales di CHG-MERIDIAN Italia

1. CHG MERIDIAN si occupa di locazione operativa di beni informatici con l’obiettivo semplificare per l’utente finale l’utilizzo delle infrastrutture IT. Non si tratta solo di leasing operativo, ma di offrire soluzioni che favoriscono l’upgrade del portfolio tecnologico, con una riduzione dei costi di manutenzione, conseguentemente a una sostituzione regolare dei vecchi device. Non indichiamo quale tecnologia deve usare il cliente, ma lo supportiamo nell’individuazione della soluzione giusta per le sue esigenze.

2. Il futuro vedrà crescere questa tendenza all’aggiornamento continuo e il conseguente ricondizionamento delle tecnologie, che se per un’azienda possono essere superate, per altre rimangono desiderabili. Si innesca così un circolo virtuoso dove il valore delle tecnologie sostituite non lo paga il cliente, ma il riutilizzatore del bene. Si combinano così aspetti finanziari e continuo adeguamento delle tecnologie. Per facilitare il processo e superare gli ostacoli che si incontrano durante il percorso, cerchiamo di agevolare le scelte tecnologiche degli utenti; riuscire a superare la resistenza al cambiamento è una questione strettamente legata al tipo di offerta.

Emanuele Neri,
B2B sales area manager di EOLO

1. L’accesso alla rete è diventato imprescindibile per qualsiasi progetto di smart working, ancora oggi però ci sono grandi fette del territorio nazionale non raggiunte da una rete soddisfacente, anche perché quello che fino a pochi anni fa era considerato un livello di servizio sufficiente, con l’affermazione del Cloud e a seguito della digitalizzazione dei servizi non lo è più. EOLO abilita l’accesso a internet in zone penalizzate dallo sviluppo della rete cablata, offrendo connettività FWA, l’unica che permette di sviluppare attività produttive in zone non ancora servite da altri sistemi.

2. La previsione è che l’evoluzione delle tecnologie consentirà di aumentare la portata dell’accesso internet da remoto. La rete sarà sempre più capillare e aumenterà la banda disponibile conseguentemente a una crescita della domanda, spinta dalla remotizzazione dei servizi. Le difficoltà che incontriamo sono di taglio infrastrutturale, essendo gli edifici sui quali interveniamo non sempre dotati delle infrastrutture necessarie per la distribuzione del segnale. All’interno delle aziende spesso la connettività viene percepita come una commodity e si fa fatica a spiegare al cliente che non può sostenere l’implementazione dello smart working con un accesso internet debole, economico e inadeguato.

Jacopo Bruni,
marketing manager di Praim

1. Come azienda globale che sviluppa e produce Thin Client e soluzioni software per lo sviluppo e la gestione di postazioni di lavoro, il nostro fine è migliorare l’esperienza dell’utente rendendola immediata e intuitiva, sia quando lavora dalla propria scrivania, sia quando accede da remoto. Creiamo postazioni che indipendentemente dal terminale utilizzato, riconoscono il badge dell’utente e gli consentono di ritrovare il proprio desktop e di essere immediatamente operativo. Rivolgendoci principalmente all’IT manager, offriamo sistemi centralizzati che assicurano di avere una visione d’insieme dei sistemi in uso e offrono la possibilità di usare i propri applicativi ovunque. Sebbene l’hardware sia il nostro core business, stiamo promuovendo postazioni condivise, green oriented, più vivibili e facilmente amministrabili, con una riduzione dei consumi.

2. Nel futuro ci aspettiamo la diffusione di postazioni full wireless. Il nostro obbiettivo è quello di promuovere sempre più il miglioramento della user experience, per qualsiasi workstation.
La resistenza al cambiamento verso la digital trasformation rimane un punto delicato, cui si aggiunge il turnover continuo del Responsabile Acquisti, con conseguenze sulla capacità di soddisfare con puntualità i bisogni dell’utente. Dal nostro punto di vista, la soluzione per raggiungere l’obiettivo è, da una parte, offrire un hardware potente, performante e accessibile con prestazioni ottimali e consumi ridotti, dall’altra sviluppare una componente software che possa essere adattabile a qualsiasi tipologia di postazione di lavoro. Praim infatti offre soluzioni software che permettono di trasferire tutta la competenza di gestione e le funzionalità di sicurezza e flessibilità delle postazioni Thin Client anche su postazioni PC e hardware di terze parti.

Danilo Marchiori,
direttore generale di Promelit Communication Systems

1. Promelit offre servizi di consulenza globale per il variegato universo della comunicazione digitale, affiancando e supportando la clientela dall’analisi delle esigenze sino alla fase di progettazione e implementazione, per la fornitura di soluzioni personalizzate. Per l’ufficio abbiamo realizzato la piattaforma smartiMeeting che offre la possibilità di prenotare le sale attraverso l’uso di display intelligenti che rappresentano in real time tutte le informazioni riguardo lo stato di occupazione degli spazi di riunione e condivisi. Il display a inchiostro elettronico fuori dalla sala registra la sequenza di incontri e fornisce informazioni su chi partecipa. Usiamo questa tecnologia perché non necessita di infrastrutture pesanti essendo basata sul protocollo wireless ZigBee, che funziona a basso consumo di energia e senza necessità di manutenzione.
Per noi smart office vuole dire smaterializzazione del posto di lavoro, cioè permettere alle persone di svolgere i propri compiti senza un legame fisico alla scrivania, smartiMeeting e smartiCloud, la soluzione di telefonia in cloud di Promelit, vanno in questa direzione.

2. In futuro vediamo una progressiva diffusione di questi sistemi di semplice applicazione. La difficoltà riguarda soprattutto la scarsa predisposizione delle aziende verso l’aggiornamento. Nel mondo anglosassone, per esempio, l’innovazione è una costante, anche perché in una struttura capitanata da grosse realtà è più facile proporre innovazioni. Sul territorio italiano caratterizzato da PMI, è difficile abbattere le resistenze.