Le tecnologie dello Smart Office: obiettivi e sinergie

“Le tecnologie dello Smart Office” è il titolo della tavola rotonda organizzata da Officelayout per alimentare il dialogo tra il mondo delle tecnologie e quello della progettazione, affinché le potenzialità dell’offerta si concretizzino in valore aggiunto per le persone e le organizzazioni. 3P Technologies, AG Multivision, Crestron, Durante, EIZO, Jabra, Lenovo, LG, Peoplelink, Philips Professional Display Solutions, Poly, Prase Media Technologies, Samsung e Videogecom hanno discusso del ruolo delle tecnologie negli spazi di lavoro e della necessità di facilitarne l’installazione, l’utilizzo e la manutenzione. Si è sottolineato quanto lo sviluppo dei sistemi e delle tecnologie debba avere come obiettivo il benessere dell’utente, agevolando il comfort negli ambienti fisici quanto nel lavoro da remoto. Una parte di rilievo della tavola rotonda ha affrontato un argomento spinoso per tutti gli interlocutori coinvolti: ricercare un canale di comunicazione efficace sia con i referenti delle aziende committenti (facility manager, referenti HR e IT), sia con i progettisti impegnati a disegnare i nuovi spazi di lavoro. Il tutto per obiettivi condivisi fra i vari soggetti: introdurre tecnologie efficaci ed efficienti, farle comprendere agli utenti e fare in modo che il progetto di architettura ne dia spazio fin dai primi passi, per evitare incongruenze in fase di realizzazione e di utilizzo. Infine, pieno accordo sul ruolo di primo piano della formazione e della comunicazione, per incrementare l’”empatia” verso la tecnologia, favorendone l’integrazione nei progetti e nei processi per abilitare nuove modalità lavorative e, come prima e diretta conseguenza, garantire ai committenti un ritorno più efficace sull’investimento.

Semplicità per un utilizzo ottimizzato delle tecnologie

Il punto di partenza è di immediata comprensione: perché le tecnologie siano efficaci e ne vengano sfruttate a pieno le potenzialità, è fondamentale che il comune denominatore nel loro ciclo di vita sia la semplicità: di installazione, di utilizzo e di manutenzione. Solo sfruttando al meglio le potenzialità delle tecnologie, sarà possibile raggiungere i migliori risultati in termini di produttività e di ritorno dell’investimento. Andrea Recupero, EMEA Smart Office Business Manager di Lenovo porta la propria esperienza: “È necessario interrogarsi su come stanno cambiando gli spazi della comunicazione e su come soddisfare le esigenze delle diverse generazioni che oggi convivono nel luogo di lavoro. Uno dei primi aspetti da tenere in considerazione è l’implementazione di tecnologie ‘easy to use, to install and to manage’. Lo smart office è un’area di riferimento per Lenovo che ha sviluppato categorie di prodotto verticali che coniugano un approccio consumer per quanto attiene la user experience a un approccio professionale dal lato delle prestazioni. Altro aspetto fondamentale un design modulare che favorisca l’integrazione della tecnologia in ogni contesto”. La tecnologia deve essere dunque alla portata delle persone che quando entrano in ufficio si aspettano che li accolga e renda la vita facile; deve essere easy to use e lo deve essere per tutte le generazioni coinvolte, tanto per i Millennial quando per i professionisti di altre fasce d’età. Una lettura ulteriore del concetto, che allarga il campo alla collaborazione fra soggetti, viene proposta da Maurizio Manera, national account manager B2B presso LG Electronics Italia: “Per raggiungere l’obiettivo ‘easy to use’ è fondamentale l’integrazione tra tutti i sistemi proposti dai partner tecnologici del progetto. Si tratta di un processo di convergenza che nasce dalla consapevolezza che i prodotti tecnologici hanno un’intelligenza che li abilita a dialogare anche con altri brand presenti sul mercato. Nello sviluppo del prodotto non si può poi prescindere da un design accattivante, ricerca di qualità e affidabilità”. Allargandosi di scala e comprendendo in questo contesto anche l’attività di system integration, partecipa al dibattito Massimiliano Viglianti, B2B business development manager, che racconta: “Ci troviamo in un momento di passaggio: in passato le organizzazioni avevano la necessità di avere poche sale riunioni medio-grandi e istituzionali, oggi, nella nuova organizzazione del lavoro si cerca l’immediatezza, l’informalità di una huddle room. Per raggiungere questi obiettivi intercettiamo le esigenze della domanda e utilizziamo queste informazioni per definire gli scenari di utilizzo dei vari ambienti, al fine di offrire soluzioni efficaci insieme ai brand nostri partner. Ugualmente importanti gli elementi di arredo armonizzati alla tecnologia; il nostro interlocutore è sempre più spesso il responsabile HR per il quale gli arredi custom saranno sempre più l’estensione di un concept innovativo che rivoluziona l’ufficio e lo rende intelligente, versatile, multifunzionale, con un unico fine: il benessere e la produttività delle risorse. Il modo del progetto e degli studi di architettura è attore principale e il nostro compito di system integrator è quello di declinare la comunicazione dell’offerta tecnologica in modo da renderla una utility per raggiungere gli obiettivi comuni”.

Obiettivo comfort: l’utente e il suo benessere al centro

Se il termine comfort, come appena approfondito, è in parte rappresentato dalla semplicità di utilizzo delle tecnologie, c’è anche un’altra interpretazione del concetto e riguarda il benessere dell’utente, la capacità di mettere la persona al centro del progetto. Ne dà conferma Luca Zaffanella, sales specialist di EIZO: “La maggior parte del tempo passato in ufficio è davanti un computer, ciò significa che il monitor di fatto è il prolungamento dei nostri occhi. Dunque nella realizzazione di monitor di ultima generazione è necessario fare in modo che l’operatore non debba cambiare la propria routine in funzione del dispositivo, deve potersi avvicinare alle novità senza quasi farci caso. Avere come costante obiettivo il comfort della persona, significa realizzare monitor che si regolano autonomamente attraverso i sensori di presenza, di luminosità, non solo il design essenziale, con ingombri e profili ridotti, migliora ulteriormente l’ergonomia del prodotto”. Anche per Antonio Troiano, responsabile vendite di 3P Technologies, l’utente è il punto da cui partire nello sviluppo del progetto: “Come integratori di sistemi ottimizziamo i processi di lavoro legati alla collaboration ponendo come punto di partenza le esigenze di chi fruirà la tecnologia. Il nostro approccio è finalizzato a migliorare la user experience attraverso soluzioni customizzate e interfacce grafiche studiate per offrire un’esperienza unica e immediata in tutti gli ambienti dell’ufficio. Per questo, semplicità, immediatezza e integrazione con la building automation sono fondamentali”. Sposta il focus sul tema dell’acustica Myriam Gottshalk, partner account manager di Poly, che afferma: “Spesso gli uffici vengono trasformati in grandi open space senza sufficiente attenzione verso il tema del rumore. Ma quando arrivo in ufficio, dovrei trovare uno spazio che mi accolga e che mi renda la vita confortevole. Lo smart office dovrebbe essere disegnato pensando alle ‘4 C’ (ndr Concentrazione, Collaborazione, Contemplazione e Comunicazione da Vanhoutte&Clapperton, 2014), dunque prevedendo spazi di supporto specializzati in funzione del tipo di attività da svolgere. Per questi spazi la tecnologia è disponibile è necessario però implementarla in funzione degli ambienti e delle esigenze”. Le fa eco Umberto Serra, large enterprise manager di Jabra, “Gli spazi dell’ufficio si riducono per rispondere all’esigenza delle aziende di ottimizzare i costi. Ne conseguono problematiche di grande rumore e disturbo. In questo caso tecnologie audio permettono di accrescere il comfort e la produttività della persona. È finito il tempo delle grandi sale riunioni, il futuro è rappresentato da ambienti da 2/4/6 persone che permettono di avere spazi riservati che portano importanti benefici all’operatività della persona. Ma il cambiamento potrà essere attivato solo se il reparto HR, in funzione delle specificità di ognuno, guiderà le persone verso un nuovo modo di lavorare”. Massimilano Monti, B2B business development manager di Samsung pone l’accento sulla necessità di analizzare i bisogni per una maggiore chiarezza degli obiettivi, solo così la tecnologia può favorire l’operatività e di conseguenza il benessere delle persone: “Bisogna conoscere le differenze fra le piccole aziende e le realtà più strutturate, dove è necessario intercettare le aspettative del management e risolvere problemi complessi per sviluppare le infrastrutture necessarie a supportare la collaborazione. Per le sale riunioni suggeriamo l’implementazione di soluzioni che incoraggiano la produzione di contenuti, monitor che permettono di interagire come su un foglio bianco o una lavagna per aggiungere le proprie annotazioni, salvarle e condividerle con il gruppo”. A fare un passo in avanti è Luca Battistelli, product manager multimedia di Prase Media Technologies, che si concentra sulle tecnologie invisibili agli occhi, ma fondamentali per annullare il gap anagrafico, l’allontanamento tra le diverse generazioni che coesistono negli uffici: “Nel parlare del comfort dell’utente voglio concentrarmi sulle tecnologie che possono facilitare le attività e rendere più confortevole l’ufficio. Iot, Intelligenza Artificiale, Cloud, Deep Learning, Machine Learning sono soluzioni che velocizzeranno i processi, renderanno immediato il rapporto con la tecnologia e di conseguenza cambieranno l’esperienza in ufficio”. Mobilità e cambiamento continuo richiedono sistemi che offrano flessibilità anche nella gestione delle persone e dei flussi di lavoro come spiega Tiziano Bertolotti, Ceo di Peoplelink: “Il lavoro non è dove sei, ma ciò che fai. L’attenzione alla persona impone la necessità di governare i processi del mondo HR, profondamente cambiati a seguito dell’introduzione del lavoro agile. Per gestire la complessità abbiamo messo a punto un’unica soluzione, integrabile con l’ambiente software del cliente, con user experience semplificata e funzionalità self-service che permette ai dipendenti di gestire le proprie attività con facilità e da qualunque dispositivo, anche tramite business APP. La Software Suite consente di gestire le attività azienda-dipendente-collaboratore in un unico ambiente cloud protetto, dalla gestione del workflow autorizzativo (assenze e permessi), alla gestione delle risorse umane, dalla gestione delle attività e timesheet alle note spese. Per terminare con l’archiviazione documentale fino alla gestione del tempo libero. Un journey che accompagna il cliente nella digital trasformation dei processi HR”.

Individuare gli interlocutori in azienda

Per gli attori attivi nel settore ICT – fra vendor, system integrator e distributori – l’ostacolo maggiore nella corretta diffusione delle tecnologie riguarda l’individuazione dell’interlocutore più adatto nell’organigramma dell’azienda committente, quello capace di comprendere le tecnologie e con le competenze necessarie per facilitarne l’inserimento e l’attivazione nel luogo di lavoro. Insieme all’IT manager, i facility manager e i reparti HR sono i referenti coinvolti con maggior frequenza, ma spesso ci si trova di fronte a pregiudizi da combattere. Del primo parla Massimiliano Monti: “Il partner delle soluzioni tecnologiche deve essere visto come un partner strategico e non come un fornitore. Dietro ogni vendor c’è un messaggio di cultura che va capito e correttamente interpretato. La tecnologia non può essere considerata alla stregua di una suppellettile. È necessario che le figure coinvolte nel progetto vengano responsabilizzate e portate a lavorare a stretto contatto con system integrator, progettisti e professionisti del settore IT per una corretta comprensione delle diverse correnti di pensiero”. Prosegue su questa linea Andrea Recupero: “Solo mettendo a sistema l’interazione tra progettisti, facility e IT manager si riesce a dare spazio all’evoluzione tecnologica e abbracciare un numero crescente di nuove soluzioni basate su realtà aumentata, IoT e Intelligenza Artificiale. Ma per una soluzione completa e integrata a beneficio dell’utente finale, il progetto deve essere umanizzato e di facile adozione, in tal senso è fondamentale il confronto con il reparto HR”. Definite le figure a cui far riferimento, va messo in luce il ruolo attivo delle società di system integration nel stimolare il dialogo tra le parti. Massimiliano Viglianti conferma: “Il ruolo attivo del system integrator è quello di creare offerte a valore dialogando con tutta la catena clienti, distributori brand. Questo approccio lo adottiamo direttamente nella predisposizione delle diverse user experience. Abbiamo allestito a proposito un percorso esperienziale nei nostri uffici che abbiamo chiamato Customer Experience Center dove traspare la nostra esperienza e la qualità delle integrazioni in spazi dinamici che replicano le diverse user experience da realizzare. Secondo noi essere system integrator oggi è predisporre quanto necessario a tutta la filiera che compone una proposizione a valore che abbia al centro l’esperienza d’uso del cliente”. Secondo Luca Guariniello, Responsabile Marketing Italia di Philips Professional Display Solutions, è necessario trasmettere il calibro dell’innovazione tecnologica: “La tecnologia è più evoluta di quanto lo siano le dinamiche del mondo del lavoro, nel senso che trasformazioni sostanziali richiedono un adeguato livello di cultura e visione aziendale. È importante chiedersi se gli imprenditori riescano realmente a cogliere la portata dell’efficace adozione delle nuove tecnologie, sia in termini di vantaggi immediati, sia in funzione di un’analisi consapevole dei tempi di ritorno degli investimenti. Un ruolo fondamentale in tal senso è quello svolto da una comunicazione mirata a formare e informare circa gli obiettivi dello sviluppo e della semplificazione in ambito tecnologico; obiettivi che puntano chiaramente all’ottimizzazione dei processi e a una sempre maggiore profittabilità. Il mercato si amplia quando la domanda comprende a pieno come utilizzare le soluzioni offerte e come trarne profitto nel tempo”. Segue questa linea di pensiero Luca Battistelli: “Dobbiamo abbattere le barriere e creare empatia tra i diversi attori coinvolti. Per la buona riuscita del progetto è necessario entrare in campo sin dalle prime fasi, trasmettere le informazioni che permettano di accrescere la cultura dei nostri interlocutori. Ma per essere efficaci è necessario cambiare il linguaggio, tralasciare i tecnicismi per chiarire le implicazioni della tecnologia sulla progettazione e sull’utilizzo degli spazi. È inoltre importante spiegare i benefici che Facility Manager e IT manger possono ottenere attraverso big data, analytics e IoT”.

Il ruolo della formazione

Dalla discussione emerge con forza l’importanza della formazione, necessaria a monte per orientare chi deve effettuare le scelte verso le tecnologie più appropriate, e a valle per spingere le persone in azienda a un utilizzo corretto ed efficace delle stesse. A sottolineare questa necessità, Stefano Durante, amministratore delegato di Durante, che dichiara: “Spesso ci vengono fatte richieste di tecnologie collaborative molto spinte che, a un’analisi più approfondita, non corrispondono ai reali bisogni dell’azienda. La percezione del bisogno è molto alta, ma poi le tecnologie installate non vengono coerentemente usate. Questo perché la tecnologia dà tante possibilità, ma raramente gli utenti riescono a comprenderne a pieno le potenzialità. Come operatori ICT abbiamo una visione molto più avanzata rispetto a quanto rileviamo nelle aziende. C’è uno scollamento evidente che deve essere necessariamente colmato con un’adeguata formazione che permetta di guidare le persone al cambiamento”. È molto chiara Myriam Gottshalk: “Lavorare in uno smart office non significa automaticamente che le persone diventino smart worker. Se si è sempre lavorato in un ufficio tradizionale, seguendo determinati processi, non ci si trasforma in smart worker semplicemente trasferendosi in un open space. È necessario che le nuove regole vengano spiegate e comprese. le tecnologie creano problemi, perché il cambiamento – per definizione – crea resistenza e le persone devono essere accompagnate”. Si inserisce Mauro Risté, responsabile vendite di AG Multivision: “Per dedicarci alla formazione è necessario sviluppare la cultura al nostro interno, che deve essere sempre più ampia e strutturata per seguire due direttrici, da un lato verso i system integrator e dall’altro verso l’utenza finale. È inoltre fondamentale avere un raggio d’azione che copra il territorio in modo sempre più capillare, a questo scopo ritengo sarebbe utile sviluppare un glossario di termini tecnici necessario per rendere più efficaci le informazioni”. Per rafforzare il concetto, Luca Zaffanella afferma: “Per essere efficace il messaggio che deve passare all’azienda deve focalizzarsi sui benefici che possono portare le tecnologie, che influiscono su due importanti questioni; l’efficienza lavorativa, e quindi la velocità e l’efficacia della persona, e la salute nell’ambiente di lavoro. Partendo da questi due concetti, è possibile trasmettere un messaggio chiaro e forte: l’utilizzo corretto delle nuove tecnologie permette di far lavorare i dipendenti al meglio, riducendo i tempi di ritorno dell’investimento”. Aggiunge Emiliano Faccioli, regional sales manager di Crestron: “Da più di quarant’anni ci rivolgiamo all’utenza finale, la grande differenza che stiamo vivendo è il fatto che siamo passati dall’allestire la board room o auditorium, dove c’era il meglio della tecnologia, a doverci occupare di centinaia di sale omogeneamente distribuite all’interno degli uffici. Ciononostante i problemi che riscontriamo sono gli stessi. La sfida è riuscire a massimizzare il ritorno sull’investimento rendendo minimo il tempo di decisione e apprendimento nell’uso delle tecnologie attraverso una conoscenza diffusa. Approccio che porta anche a benefici indiretti per chi deve gestire questi spazi, ad esempio il reparto IT vedrà ridurre gli interventi per scarsa padronanza nell’utilizzo dei sistemi”.

Il rapporto fra tecnologie e mondo del progetto

Indagato il ruolo dell’offerta e della domanda, la corretta implementazione delle tecnologie richiede il coinvolgimento di un interlocutore: il progettista. Il primo traguardo è trasferire il valore aggiunto che le tecnologie apportano nel raggiungimento degli obiettivi di progetto. In molti nel corso della tavola rotonda hanno sottolineato le difficoltà da superare per riuscire a inserirsi nel percorso progettuale. Umberto Serra, sottolinea: “Il mondo delle tecnologie entra nel processo molto in ritardo rispetto alle prime fasi progettuali. Questo perché spesso i referenti IT fanno da filtro, rendendo difficoltoso un dialogo diretto con l’architetto degli spazi. È importante avviare un dialogo aperto tra tutti gli interlocutori per mettere a fattor comune la realizzazione di un ambiente ottimale. Anche in questo caso, credo che il reparto HR possa fare da collante, utilizzando i progettisti come ‘grimaldello’ per mettere allo stesso tavolo persone che difficilmente dialogano tra loro”. Anche Maurizio Manera sottolinea il gap esistente: “Mettiamo a disposizione tempo e le nostre competenze per trasferire conoscenze sulle tecnologie abilitanti, ma spesso non è facile farci ascoltare dal mondo del progetto. Un grosso problema in quanto, anche se disponiamo di un’ampia gamma di soluzioni in grado di rispondere a esigenze di ogni tipo, non sempre è possibile dare la giusta soluzione intervenendo post-progetto. Probabilmente dovremmo ritagliarci tempo per diffondere conoscenza e proporre progetti facili da realizzare e da usufruire”. Sulla stessa linea Antonio Troiano: “Il nostro approccio è di tipo consulenziale. Per favorire il dialogo e risolvere tempestivamente le problematiche di cantiere, abbiamo un ufficio progetti che da un lato esegue una ricerca su tecnologie e soluzioni da adottare e, dall’altro, supporta il progettista nella scelta della giusta soluzione”. Aggiunge Luca Battistelli: “Da anni cerchiamo di comunicare con il progettista degli spazi, ma a volte ci scontriamo con pregiudizi radicati nel tempo. Lo sforzo che possiamo fare è quello abbattere le barriere e creare empatia condividendo la cultura del cambiamento. È necessario che chi si occupa di tecnologia cambi il proprio linguaggio per una maggiore efficacia della comunicazione e per innescare un dialogo fin dai primi passi del progetto”. Fa cenno alla cultura, dando responsabilità maggiori agli architetti anche Emiliano Faccioli: “La progettazione spesso è la causa principale dello scollamento tra gli obiettivi della realizzazione e il mondo delle tecnologie. Questo perché manca una cultura adeguata sulle specificità delle diverse soluzioni. Dunque il primo messaggio che è necessario trasmettere attiene al fatto che le tecnologie sempre più pervasive hanno un impatto diretto sulla persona nell’ambiente di lavoro. In secondo luogo è necessario far capire che ci sono profonde differenze tra soluzioni consumer e soluzioni professionali che richiedono adeguate competenze”. Entra nel dettaglio Luca Guariniello: “Consumer e professional sono due insiemi molto diversi tra loro che tuttavia si intersecano e sovrappongono lungo una linea guida ben identificabile con il concetto di semplicità d’uso. A segnarne la differenza sono principalmente le performance, quindi, evidenziare alla competenza del progettista il panorama di vantaggi addizionali di una soluzione professional può essere decisivo per migliorare all’origine il valore progettuale complessivo. Il nostro compito è fornire a designer e architetti soluzioni funzionali e ottimali per specifici ambiti di applicazione, rendendo chiara da subito la propedeutica compatibilità tra le tecnologie innovative e la modernità degli obiettivi di progetto”. Approccio costruttivo quello adottato da Stefano Durante: “Per anni ci è capitato di trovarci in campo con gli architetti troppo tardi, quando il progetto era troppo avanzato per incontrarsi con la tecnologia. Così, abbiamo inserito all’interno del nostro team di design solution figure di architetti che sono in grado interpretare gli spazi per una corretta integrazione della tecnologia. Abbiamo in questo modo raggiunto due importanti obiettivi: da un lato diamo la possibilità all’architetto di avere un interlocutore che parla la sua lingua e, dall’altro, al nostro interno, abbiamo attivato un circolo virtuoso che rende consapevoli le persone che si occupano dell’integrazione dei sistemi del fatto che non è importante la tecnologia in sé, quanto ciò che si può ottenere attraverso la corretta integrazione nell’involucro edilizio”.