L’ufficio come luogo di socializzazione

Lo ‘spazio delle relazioni’ come terzo spazio, dopo quello fisico e quello virtuale; il ‘planet centric future’ come missione, la progettazione di uno spazio basata su una visione olistica e l’home feeling come principio progettuale da seguire nella definizione dei nuovi arredi per l’ufficio: sono numerose le interpretazioni del cambiamento che vede l’ufficio trasformarsi, da luogo principalmente operativo, a nucleo dove sviluppare idee, senso di comunità e relazioni.

Tutto nasce dall’esperienza forzata del lavoro lontano dall’ufficio e dalla conseguente volontà di favorire il rientro, anche se parziale, delle persone nelle sedi. Come emerge dalla ricerca dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, nelle organizzazioni cresce la consapevolezza di dover realizzare azioni sugli spazi di lavoro per creare ambienti che motivino e diano un senso al lavoro in ufficio, supportando in modo efficace le attività che più si prestano a essere svolte in questo contesto. Il 52% delle grandi imprese, il 30 % delle PMI e il 25% della PA ha già effettuato degli interventi di modifica degli ambienti o lo sta facendo in questi mesi. In prospettiva futura queste iniziative sono previste o in fase di valutazione nel 26% delle grandi imprese, nel 21% delle PA e nel 14% delle PMI.

Il ripensamento degli spazi che sappia tener conto del diverso modo di lavorare delle persone rispetto al pre-pandemia è fondamentale per favorire il rientro in ufficio che, nel 68% delle grandi imprese e nel 45% delle PA, ha incontrato resistenze da parte delle persone. L’evoluzione futura dei modelli di Smart Working prevede sostanzialmente lo stesso numero di giorni da remoto di quelli attuali. Ma si prevedono nuovi modelli di workplace con “spazi identitari” e finalizzati a favorire la collaborazione e l’interazione con colleghi e stakeholder prima ancora che il lavoro individuale, oltre che da una maggiore diffusione e capillarità di sedi sul territorio anche con l’utilizzo di ambienti terzi come business center e spazi di coworking.

Il mondo della progettazione, sia degli spazi fisici sia degli arredi che li completeranno, riflette sui cambiamenti in atto, proponendo strategie per adeguarsi alle nuove richieste. Solo così, aggiornando gli obiettivi progettuali e gli strumenti per raggiungerli, sarà possibile definire nuovi spazi di lavoro coerenti con gli ideali di chi li vivrà.

La prima ricaduta virtuosa sarà la maggior forza attrattiva delle aziende che, attraverso la definizione di sedi pensate con spirito di innovazione, si presenteranno alle nuove generazioni con una carta d’identità capace di generare maggior interesse e attenzione.

Il percorso verso la trasformazione dell’ufficio in hub dove tessere relazioni e sviluppare creatività vede la partecipazione di diverse figure professionali, ciascuna fondamentale per contributo della propria disciplina di specializzazione: la psicologia del lavoro, preziosa per interpretare il cambiamento dell’individuo, lo sviluppo delle organizzazioni per comprendere le nuove modalità lavorative, l’architettura e il design per dar vita a nuovi spazi e arredi coerenti con i nuovi obiettivi.

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Nuovi modelli organizzativi e i riflessi sulle persone

Negli ultimi anni è stata rimessa in discussione l’idea di spazio di lavoro: esiste ancora uno spazio di lavoro? Cosa lo definisce? Quali confini ha? Risponde Anna Cazzulani, partner e founder di Kokeshi coloured HR: “Improvvisamente ci siamo trovati a ragionare sul concetto di spazio come dimensione necessaria al benessere personale e lavorativo. Per chi guarda le organizzazioni attraverso le persone, come noi consulenti, la dimensione dello spazio ha iniziato a prendere priorità. Siamo sempre stati più familiari con la dimensione del tempo. Il tempo del lavoro, il tempo della conciliazione vita/lavoro, il tempo da organizzare e gestire. Lo spazio è così diventato una delle dimensioni lavorative, non più confinato tra le mura di un ufficio o di una sala riunione ma nuova risorsa da gestire. Sono cambiati i confini: quello tra casa e lavoro, ad esempio. Ma nell’era della complessità digitale abbiamo perso un altro confine. Quello tra offline e online, con-fusi a dar vita all’ONLIFE , la condizione umana che si genera dalla continua interazione tra realtà analogica e realtà virtuale e che ha una dimensione vitale, relazionale, sociale e comunicativa, lavorativa ed economica. Possiamo ripristinare i confini di cui abbiamo bisogno definendo un terzo spazio, che attraversa e tiene insieme quello fisico e virtuale: lo spazio delle relazioni. Lo possiamo vedere disegnato dalle linee che collegano le persone, ne abbiamo fatto esperienza durante la pandemia. È la forma del lavoro che abbiamo riconfigurato in mancanza di altre. È una forma mutevole, che sa espandersi, aprirsi, ridelimitarsi. Le relazioni sono la nuova forma del lavoro e il terzo spazio, dopo quello fisico e virtuale, è quello da coltivare e ricostruire nell’era post-pandemica”.

Ma come viene vissuto il cambiamento dai lavoratori? Rispondono Andrea Del Carlo e Sergio Sangiorgi, psicologi del lavoro e delle organizzazioni, componenti del direttivo di SILPO, Società Italiana di Psicologia del Lavoro e delle Organizzazioni: “La presenza delle persone sul luogo di lavoro è stata oggetto di frammentazione, in virtù di attività diverse che hanno subito in modo variabile aperture e restrizioni allo smart working. Tale frammentazione ha generato disgregazione nelle sedi di lavoro laddove le persone avevano consolidato abitudini, spazi comuni di socializzazione e una rappresentazione del luogo di lavoro fatto da persone presenti e con cui interloquire per l’abituale funzionamento dei processi aziendali. Le persone hanno avuto l’onere di rivedere le proprie abitudini, hanno dovuto ricostruire una diversa rappresentazione del lavoro, più orientata alla necessità di allineamento delle attività con colleghi e colleghe, in parte presenti in sede e in parte connessi dalla propria abitazione. Questo cambiamento nelle modalità di relazione ha generato spesso resistenze nell’adattamento per le persone che più necessitavano di supporto operativo, mentre si è manifestato più interesse a sviluppare un nuovo modo di lavorare da parte di persone che già avevano un metodo di lavoro più autonomo e indipendente dal controllo. In questo, il ruolo e le competenze di coloro che ricoprono posizioni di responsabilità e/o coordinamento è stato e sarà cruciale: dall’organizzazione del lavoro, ai processi di leadership, alla comunicazione interna, ai processi di valutazione delle competenze e delle performance, alle opportunità di sviluppo e carriera. In diversi casi la difficoltà a modificare le proprie abitudini, recuperare eventuali gap di competenze perlopiù digitali, ritrovarsi in un contesto lavorativo spoglio di colleghi e colleghe ha ingenerato non pochi problemi di tipo psico-sociale, di identità personale e professionale, dove il sostegno psicologico si è dimostrato cruciale nell’aiutare le persone e sostenere percorsi di recupero psichico e di sviluppo di un nuovo equilibrio tra la dimensione personale e professionale colpita dall’imposto cambiamento lavorativo”.

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Ricreare il senso di comunità nell’era del lavoro ibrido

La frammentazione del lavoro porta con sé la perdita del senso di appartenenza alla comunità aziendale. Una leva di crescita fondamentale per le organizzazioni, che si trovano dunque ad affrontare nuove sfide per coinvolgere i lavoratori e farli sentire parte di un ‘gruppo’,+ anche se non ci si vede con costanza, per ricreare un senso di comunità fra particelle, i dipendenti, non sempre presenti in ufficio, con i conseguenti benefici in termini di creatività e produttività.

Sintetizza Anna Cazzulani: “Le iniziative che favoriscono il coinvolgimento dei dipendenti e il senso di appartenenza all’azienda sono quelle che ricostruiscono le relazioni tra le persone, penso ad esempio a momenti di team building, a momenti di celebrazione, ai riti aziendali che ricostruiscono la comunità che si è persa negli ultimi anni a causa della pandemia. Byung-chul Han nel bellissimo saggio “La scomparsa dei Riti” scrive che viviamo in una società dove si ipercomunica, ma non si è più in grado di fare comunità. Bisogna quindi recuperare il senso del rito come struttura portante della collettività e bisogna tornare a ricostruirli in azienda. Sto pensando a riti che sembrano appartenere a un’altra epoca, ad esempio le feste di Natale, le cene per ritrovarsi fuori dell’ufficio, il regalo dato al venticinquesimo anno di seniority. Questi riti cementificano la cultura aziendale, ci fanno sentire solidi e aumentano il senso di appartenenza.

Oggi, in tempi di “grandi dimissioni” e “lento abbandono” sempre più aziende fanno fatica a far rientrare negli uffici le persone, ormai abituate a una nuova zona di comfort tra le mura di casa. Ci chiamano spesso per chiedere soluzioni a questo e la nostra risposta è: le persone tornano in azienda se ci staranno bene, se incontreranno altre persone che interagiscono con relazioni di qualità e di senso. Altrimenti rimarranno a casa e ricostruiranno le proprie relazioni di senso magari fuori dalle mura domestiche, ma non più in ufficio”.

Puntualizzano Andrea Del Carlo e Sergio Sangiorgi: “Il fatto di essere presenti nei luoghi di lavoro non definisce un gruppo. Le dinamiche di relazione si creano indipendentemente dalla vicinanza fisica. Ne sono un esempio i gruppi di lavoro informali che si creano autonomamente anche se le organizzazioni non ne hanno ricercato attivamente la costituzione. Ciò che l’azienda può migliorare, e di certo ci ha provato con questa esperienza pandemica, è la messa a disposizione di strumenti informatici capaci di agevolare le comunicazioni e di mantenere, attraverso la pianificazione di riunioni collegiali cadenzate, l’interazione tra le persone.

Ciò su cui vale la pena di soffermarsi è come trasmettere senso di comunità ai neo-assunti nelle aziende con un modello di lavoro basato sulla presenza per quota parte del tempo. In questi casi il management dovrebbe avere l’obiettivo di creare comunità attraverso momenti di confronto quando le persone sono in presenza, al fine di recuperare quel gap di non-conoscenza tra i dipendenti. Soprattutto serve un allineamento sulle strategie, sugli obiettivi, sui modi di operare, creando ad esempio dei riferimenti funzionali, dei mentori, cui il neo-assunto possa rivolgersi per le proprie necessità di apprendimento e di svolgimento del lavoro. Al fine di agevolare questi processi di integrazione nella cultura organizzativa, per creare appartenenza e coinvolgimento il management, e soprattutto il middle-management, riveste una funzione di cerniera cruciale per queste dinamiche e gli strumenti per realizzarlo sono diversi nell’ambito della psicologia del lavoro. Possiamo citare i processi di valutazione delle performance a seguito dei quali dedicare uno spazio individuale entro cui dare una restituzione motivata (colloqui di feedback), definire insieme dei percorsi di miglioramento delle prestazioni, progettare corsi di formazione che pongano al centro la competenza del dipendente in una logica di ascolto e partecipazione attiva alla vita e ai successi dell’organizzazione.

Un’altra possibilità che le organizzazioni possono sfruttare è l’incentivazione di team di lavoro che condividono uno stesso progetto/obiettivo, anche trasversale tra le diverse funzioni aziendali, lasciando al gruppo la possibilità di organizzare le attività, auto-assegnarsi i compiti, definire i tempi di lavoro da casa, i meeting in call e le riunioni in presenza. Con la doppia finalità sia di creare socialità che condividere prassi di lavoro le aziende possono inoltre supportare lo sviluppo delle cosiddette Comunità di Pratica, ovvero incontri più o meno cadenzati tra persone che possiedono competenze analoghe, con lo scopo di condividere best-practice, anche attraverso l’ausilio di piattaforme informatiche per la messa in condivisione di documenti, la realizzazione di forum e chat interne”.

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Spazi che danno senso all’agire delle persone

Il ruolo dello spazio di lavoro, in quanto luogo di esperienze comuni, è fondamentale nella ricostruzione del senso di comunità.

“L’ufficio, la sede di lavoro, le caratteristiche architettoniche, il percorso per arrivarci, la localizzazione geografica, ma anche le percezioni olfattive, acustiche e tattili che si sperimentano all’interno del luogo di lavoro diventano parte integrante della nostra vita – raccontano Andrea Del Carlo e Sergio Sangiorgi –. La sensazione di vivere la stessa situazione di altri determina una maggior empatia tra le persone. Ci si riconosce anche in funzione della condivisione di uno stesso stile di vita, di come occupare il tempo, ci si auto-educa a un certo codice di comportamento come lo stile comunicativo, il dress code, gli orari cadenzati, la convivialità del pasto consumato insieme. Tutto ciò crea senso identitario personale e professionale. Gli spazi fisici sviluppano senso di protezione all’individuo attraverso il riconoscimento dell’Altro entro una comunità che condivide molto dei processi di vita anche personali. Tale condivisione permette di “incontrare” gli altri e, a volte, di gettare le basi anche di una amicizia che va al di là della sola sfera professionale.

Gli spazi fisici possono certamente essere acceleratori di socializzazione: la presenza stimola all’apertura e ciò può determinare stimolo al cambiamento anche nei più riservati. Occorre tener comunque presente che il luogo di lavoro può essere anche luogo di conflitti, di delusioni, di ansie, di stress e talvolta di isolamento.

Le possibili strategie per far diventare l’ufficio un luogo di socializzazione e mantenere questa socialità attiva anche fuori dall’ufficio passano per la costruzione di una percezione del luogo di come una meta di ritrovo tra colleghi e colleghe, una dimora dove valorizzare le interdipendenze e ritrovare la propria cultura organizzativa, dove apprezzare l’incontro con l’Altro, ove lasciare cose in sospeso per poi riprenderle la settimana successiva.

Acquisita una maggiore consapevolezza sulla possibilità di lavorare bene anche da casa, grazie alla padronanza di strumenti e competenze digitali, l’ufficio potrà diventare un luogo d’incontro esattamente come se ci si incontrasse in una casa “comune” per portare avanti una attività o un progetto, riconoscendoci ognuno in quella cultura organizzativa orientata a un risultato comune e condiviso nei tempi e nella qualità”.

Ma come configurare spazi che diano senso all’agire delle persone? Risponde Anna Cazzulani: “Le scienze della complessità ci hanno insegnato a spostare il focus dagli elementi alle loro interazioni. Un sistema si definisce dalla qualità e quantità delle interazioni, dalla loro intensità, dalla direzione. Dobbiamo allora averne cura, è tempo di diventare esperti di interazioni tra persone negli spazi, per rispondere in modo funzionale ai bisogni emergenti, alla ricerca di equilibri sostenibili per tutte le parti del sistema e per i suoi obiettivi. Lo spazio deve dunque essere riprogettato per essere in primo luogo piazza comune, arena di socializzazione, luogo di incontri casuali, quella casualità che tanto ci è mancata lavorando da remoto.

Le domande che mi farei, se fossi progettista nell’era post-pandemica sarebbero due: quali sono gli spazi che aumentano la quantità di interazioni? Magari spazi più di passaggio, ma dove possono incrociarsi tutti gli ‘abitanti del luogo’. Quali sono gli spazi e le funzionalità degli stessi che aumentano la qualità delle interazioni? Cioè che permettono lo ‘stare bene’ e il ‘benessere’ nei luoghi del lavoro. Infine, ma non meno importante, la progettazione degli spazi dovrebbe essere fatta fianco a fianco con le persone che li abiteranno e li frequenteranno, nella logica del design thinking, perché le persone tornano in azienda se sanno che ci staranno bene, se sanno che incontreranno altre persone che interagiscono con relazioni di qualità e di senso”.

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Il progetto interpreta le nuove tendenze

Sì, lo scenario e cambiato. Dalla teoria alla pratica: quali sono le soluzioni funzionali da mettere in pratica e quale il metodo per perseguirle? Come si traduce, in termini di progetto il cambiamento delle organizzazioni e della persona nel luogo di lavoro? Quali sono le nuove destinazioni funzionali?

Entra nel merito Massimiliano Notarbartolo, AD di Progetto Design & Build di Progetto CMR: “È sempre più importante confrontarsi con le realtà che vogliono realizzare la propria sede con un approccio consulenziale; non è più possibile ricevere, come capitava qualche tempo fa, il brief dai clienti e poi svilupparlo. Bisogna entrare nel merito delle dinamiche lavorative, della vision, della mission dell’azienda, intervistare quante più persone possibile per interpretare le necessità e i cambiamenti profondi che stanno avvenendo all’interno di queste realtà, che ormai lavorano con modalità e tecnologie completamente diverse dal periodo pre-pandemia. Oggi il lavoro del progettista in una prima fase è solo ed esclusivamente consulenziale. Una volta concluso il processo di acquisizione delle informazioni, le stesse vengono tradotte da persone specializzate nell’interpretare avvenimenti, fatti e necessità in luoghi. Dai consulenti, poi, il lavoro passa agli architetti.

In linea di massima si assiste a ribilanciamento delle funzioni. Se infatti un tempo i luoghi privilegiati erano quelli dove si realizzavano le attività classiche di lavoro, oggi assumono crescente importanza i luoghi che favoriscono gli scambi, i meeting, la creatività. In termini percentuali, all’interno di un luogo di lavoro la superficie è equamente distribuita tra un 50% di spazi dove le persone lavorano in modo tradizionale, e 50% di spazi di aggregazione che vengono poi diversificati in aree lounge, sale one to one o per meeting informali, oltre ad altre tipologie spaziali che stiamo scoprendo e realizzando. Vengono privilegiati gli spazi in cui non si chiede alle persone di occupare una posizione specifica, i luoghi che abbracciano le persone nel momento in cui hanno bisogno di lavorare da sole o in team”.

Concorde anche Romano Marcato, fondatore, titolare e designer di Lapalma: “In un momento in cui è tutto più fluido, interconnesso e sempre più orizzontale, l’ufficio ha smesso di essere un contenitore di persone gerarchicamente organizzato, per diventare invece spazio relazionale, dove incontrarsi dal vivo è il vero valore aggiunto. Un luogo aperto, con sempre meno posizioni fisse, raggiungibile anche part-time e pensato per favorire lo scambio tra colleghi”.

Cambiano i confini, si allargano, diventano elastici e si tratta di un processo in continuo divenire, dove l’unica variabile è la flessibilità, interpretata in diversi ambiti. “La fase che stiamo vivendo continua a cambiare e definirsi giorno dopo giorno: ci ha insegnato che il ruolo dell’ufficio deve essere allineato alla flessibilità – conferma Daniele Lago, chief executive officer e head of design di Lago –. Dialogando con la nostra community abbiamo capito che queste esigenze rappresentano un tema centrale per le abitazioni del futuro, ma anche per gli spazi pensati e progettati per il lavoro in presenza, che dovranno diventare sempre più luoghi per una nuova socialità, trasformando la loro funzione meramente operativa”.

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A proposito di arredi

Gli arredi sono componenti fondamentali nella definizione di uno spazio che, attraverso le sensazioni che stimola e al comfort che garantisce, si propone come trampolino per lo sviluppo della creatività, luogo della condivisione del sapere e centro di aggregazione e socializzazione delle persone.

La testimonianza di Romano Marcato si concentra sul ruolo che gli arredi possono avere nella percezione di uno spazio (e quindi nella sua qualità e capacità di aggregare) e sulle caratteristiche imprescindibili: “Il prodotto per noi deve essere innanzitutto gratificante, da ogni punto di vista: dall’estetica, alla funzione, fino alla durata con un focus sulla sostenibilità. Ci curiamo di tutti gli aspetti progettuali, a partire dallo stile, perché chi lavora deve farlo in un ambiente piacevole e accogliente, ai materiali, selezionati attentamente per garantire performance e durata nel tempo e offrire la migliore esperienza anche sensoriale, proseguendo con modularità ed ergonomia. Uno spazio di lavoro, aperto e a volte condiviso, deve poter essere flessibile e accogliere confortevolmente chi lo abita per breve o lungo periodo. Il nostro catalogo disegna gli ambienti ufficio nell’ottica della socialità, indagando non solo le zone operative, ma anche le aree meeting, lounge, le mense aziendali e gli spazi outdoor, sempre più vissuti. Lo fa attraverso soluzioni flessibili e modulari, che mettono a dialogo stile e tecnologia: penso ad ADD System, che unisce tavoli elettrificati a contenitori ed elementi imbottiti e consente a ciascuno di avere il proprio spazio di lavoro ben attrezzato, garantendo al contempo apertura e condivisione”.

Secondo Daniele Lago un modo per rispondere a questi bisogni è avvicinare la filosofia alla base del design per la casa a quella degli arredi per l’ufficio: “Nella visione di Lago gli arredi ideali per uno spazio che vuole esprimere condivisione e socializzazione sono gli stessi che progettiamo e ci immaginiamo per la casa. La sensazione di home feeling che vogliamo trasmettere con i nostri prodotti è il punto di partenza in ogni nostra progettualità anche per gli spazi di lavoro, per creare valore per le persone che li vivono e di conseguenza per l’intero sistema azienda.

Il contract in Lago nasce come naturale estensione del mondo domestico. Questo si traduce in una flessibilità dei nostri arredi e quindi la possibilità, per gli stessi, di adattarsi alle esigenze della committenza anche di uffici, working spaces, hotel, resort e real estate”. 

La personalizzazione diventa un plus

Sempre a proposito di arredi, la necessità di sviluppare progetti strettamente legati alle esigenze del committente, scaturite dall’analisi e raccolta dati sul tipo di lavoro svolto e sul ‘calibro’ di socialità e creatività richieste, apre alla personalizzazione degli arredi come conferma Massimiliano Notarbartolo: “Negli ultimi eventi fieristici le scrivanie non rappresentano più il focus dei produttori di mobili per ufficio. La scrivania è diventata un oggetto scontato, quasi banale all’interno di un ambiente di lavoro. Parallelamente, ciò che definisce i luoghi di lavoro come smart, dove le persone si incontrano e socializzano, è in parte realizzato su misura. Ci sono, tuttavia, alcuni arredi che, seppur diversificati, sono ormai integrati nelle produzioni, come i famosi phone booth, ormai prodotti in serie salvaguardandone le performance. Anche altre tipologie di arredo nate come soluzioni tailor made stanno diventando oggetti di serie. Per esempio, le ‘stanze’ ‘one to one’, dove le persone vanno, si incontrano e lavorano e, siccome hanno configurazioni e taglie molto diverse erano frutto di realizzazioni su misura, solo adesso le aziende cominciano a inserirle nella loro produzione a catalogo”.

Dalle due voci delle aziende, Lapalma e Lago, arrivano altrettante testimonianze, utili per tracciare una visione della personalizzazione come plus del prodotto di serie: “Per i nostri sistemi si può quasi parlare di industrializzazione della personalizzazione, nel senso di una flessibilità estrema insita già nel disegno, ingegnerizzata per rispondere alle esigenze più diverse del progettista. Detto ciò, il fatto di essere produttori (con officina, falegnameria, e reparto imbottiti in house) ci consente, per progetti di un certo rilievo, di poter rispondere anche a richieste di personalizzazione vere e proprie”, specifica Romano Marcato.

“Il nostro design è un alfabeto pensato per garantire la massima personalizzazione e flessibilità nell’organizzazione degli spazi domestici e lavorativi”, racconta invece Daniele Lago. “Partendo dalla persona, al centro di ogni pensiero progettuale, e con l’obiettivo di migliorare la qualità della vita e del lavoro, vogliamo creare soluzioni adattabili a ogni tipo di interno. La nostra progettazione è quindi tailor-made perché tailor-made sono i nostri prodotti, pensati per rispondere a singole esigenze di spazio, siano essi in ambiente domestico o di working area o all’interno di hotel. Solo così si possono creare ambienti dal grande valore estetico e qualitativo e di benessere lavorativo e di produttività. Per noi è imprescindibile pensare a prodotti timeless, e la sostenibilità sarà sempre più intrinseca nel nostro design per creare prodotti che possano durare nel tempo e che pongano al centro la ricerca sui materiali”.