L’ufficio diffuso nell’era del lavoro ibrido

Nei nuovi uffici, le attività collaborative e creative stanno guadagnando sempre più attenzione. Poiché molte aziende opteranno verso soluzioni ibride, in cui i dipendenti lavorano in parte da casa o in aree di co-working, in ufficio avere una stanza o una scrivania dedicata per ciascun dipendente diventa difficile da giustificare, sia dal punto di vista finanziario che ambientale. L’alternativa è una rimodulazione degli spazi e una rivisitazione delle tecnologie disponibili al loro interno, in un’ottica di ripensamento delle stesse per mirare il più possibile all’efficienza e al bilanciamento tra risorse di ufficio e di casa. Nel frattempo, si assiste allo sviluppo di piattaforme digitali con software di Unified Communication & Collaboration che favoriscono attività collaborative a distanza, tramite chat, messaggi multimediali, videochiamate, audio-conference e collaboration.
Queste modalità erano già adottate in molte grandi aziende “in presenza” in ufficio o per team diffusi sul territorio al fine di condividere progetti e documenti. Adesso il loro utilizzo sta crescendo. Le App per l’apprendimento consentono anche tutta un’attività di e-learning personalizzabile e a portata di mano sui propri device, all’ora che si vuole, senza la necessità di una postazione fissa.
Da questi spunti si è avviata la prima tavola rotonda sulle tecnologie che abilitano il lavoro ibrido che ha visto la partecipazione di Canon, Prase Media Technologies, Lenovo, Ricoh, Jabra, Crestron, Peoplelink, R1 Group, Italtel e Lantech Longwave.
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Semplificare senza banalizzare

Luca Battistelli, Business Manager, Prase Media Technologies

“La pandemia ha impresso una accelerazione a tutto il comparto dello smart office – sostiene Luca Battistelli, obbligando aziende e dipendenti a modificare abitudini consolidate. Ossia a una vera rottura con il passato. Le postazioni di lavoro sono diventate condivise e dedicate alle attività, anziché alla persona. In pari tempo alle organizzazioni è stato richiesto uno sforzo di rinnovamento organizzativo e anche tecnologico. Per quanto riguarda l’audio la richiesta è stata quella di andare sempre più verso una maggiore qualità, anche grazie a trattamenti acustici delle sale, in un contesto di adeguamento delle sale di videoconferenza rivolto a una migliore automazione, per renderle utilizzabili al meglio da parte di tutti i soggetti. Si è investito molto anche nei sistemi di controllo”. Lo scopo è evidente: quando i dipendenti lavorano in ufficio devono avere a disposizione capacità e risorse non disponibili a casa e in questo senso le sale video acquisiscono un ruolo importante e differenziante. Le criticità tuttavia non mancano. Nonostante i passi fatti, a causa dei fenomeni socio-politici e sanitari internazionali, che hanno avuto serie conseguenze sulla produzione e la logistica, spesso domina l‘imprevedibilità ed è diventato difficile fare previsioni. Fatto che sta condizionando tutti gli attori della catena, incluse le stesse aziende che devono usufruire delle tecnologie. “Con riferimento al settore dell’audio e video, e in particolare alla cultura tecnologica ad esso connessa, ci siamo resi conto che abbiamo spesso usato un linguaggio ermetico per parlare con i clienti. Dovremmo fare quindi un po’ di autocritica e modificare il linguaggio per fare comprendere meglio ai clienti i contenuti tecnologici dei nostri prodotti, che sono di qualità e per questo più costosi di quelli accessibili da altri canali. La semplificazione dei sistemi è auspicabile, ma senza banalizzare. Sarebbe poi opportuno intensificare i rapporti con i progettisti per un’attività di formazione mirata”. Un mea culpa infine da parte dei produttori audio e video che hanno adottato in massa uno standard di audio-networking non aperto, che prima o poi dovrà essere modificato, con forti impatti sul mercato e sulle aziende che utilizzano questi prodotti.
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L’importanza della gestione dei dati

Davide Balladore, Responsabile Marketing Workspace, Canon

“Il tema del lavoro ibrido, molto sentito nelle organizzazioni corporate, via via sta arrivando alle piccole e medie imprese – precisa Davide Balladore –. Anche se più le dimensioni dell’organizzazione diminuiscono, più si evince un gap di cultura IT che deve essere colmato per attuare al meglio questi progetti e far calare nelle organizzazioni soluzioni ad hoc di cui si avverte la necessità. Nelle PMI questo fattore culturale è percepibile anche dopo la pandemia. Alle tecnologie ci sono approcci diversi da parte dell’utenza che spesso fa scelte senza la necessaria consapevolezza sugli impatti che esse avranno nell’operatività. Ci si dimentica che devono essere le esigenze delle persone in azienda a guidare le decisioni nell’ambito dei processi di trasformazione digitale. Un’osservazione che vale anche per la gestione degli spazi: i dati sull’utilizzo di spazi fisici fisici e digitali sono sempre di più, occorre dunque capire come gestirli al meglio e come farli evolvere in modo produttivo. In questo contesto l’integrazione e l’evoluzione dei processi documentali svolge un ruolo importante ed è un acceleratore primario per la trasformazione digitale delle aziende”.

Per l’esponente di Canon è poi necessario, per far risaltare il tema del workspace, trovare l’interlocutore giusto per un approccio efficiente. Ci si trova infatti in una situazione che si può definire liquida e confusa, che richiede una formazione mirata, in particolare nel mid market.

“Come vendor, aggiunge Balladore, abbiamo costruito un’offerta che rispetta questi principi. La consulenza è lo step di partenza. La semplicità è un altro aspetto prioritario. Inoltre, auspichiamo una cooperazione tra system integrator e vendor, che può solo portare vantaggi al cliente. Le tecnologie e le infrastrutture ci sono: vanno armonizzate in funzione del workflow, affinché questo non diventi un fattore di criticità”.
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Smarter Technologies  for all

Sara Puppis, Emea Smart Collaboration Strategic Alliance Lead, Lenovo

Bisogna fare in modo che i team possano rimanere connessi e che siano in grado di collaborare in un ambiente di lavoro ibrido fatto di persone che lavorano presenti fisicamente in una stessa stanza e persone collegate da remoto. La tecnologia, che comprende soluzioni HW, SW e servizi, diventa fattore abilitante di questo approccio e richiede competenze diversificate e la ricerca di partnership per fornire un’offerta completa e valida in tutti i contesti, aziendali e non.

“La filosofia Lenovo, ‘Smarter Technologies for all’, mette le persone e le loro esigenze, che cambiano da settore a ambiente, al centro del progetto – precisa Sara Puppis –. A seconda delle mutevoli esigenze delle persone, che in era post pandemica prediligono un rientro in ufficio all’insegna della flessibilità, va condotta un’analisi per rivisitare gli spazi dell’ufficio tradizionale in chiave ‘lavoro ibrido’ e dotare sempre più ambienti di tecnologie che abilitino questa modalità di collaborazione. Risulta fondamentale attrezzare nuovi spazi di lavoro con device efficienti, facili da usare e da gestire, accessibili a tutti, all’insegna della massima sicurezza, e con un’attenzione particolare alle tematiche di inclusività e sostenibilità. In tema di spazi Puppis distingue tra quelli nuovi e quelli esistenti, sottolineando come sia più semplice intervenire in edifici di nuova costruzione, in considerazione anche dei device da sostituire per adeguarli alle nuove modalità”. Ci sono poi degli aspetti normativi da valutare e conciliare, tra cui la interoperatività e la valorizzazione del software esistente, per non pesare sui costi. Puppis ha fatto anche un accenno alla possibilità di integrare nella soluzione approntata tecnologie di realtà virtuale, che Lenovo propone già da tempo. “Teniamo sempre un occhio volto al futuro – che di fatto è già presente, perché grazie alla realtà aumentata (AR) è già possibile creare ambienti di lavoro immersivi a prescindere dal luogo in cui le persone si trovano, grazie a device intelligenti quali i nostri smart glass ThinkReality A3, capaci di creare esperienze di formazione interattive o ambienti multischermo. Chiaramente l’obiettivo finale rimane quello di aumentare il benessere delle persone e la produttività delle aziende nella trasformazione degli spazi di lavoro”.
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Il dialogo con il progetto

Davide Urso, Business Developer Manager, Ricoh

“In primis c’è un aspetto culturale da affrontare e risolvere per poter procedere nella giusta direzione e fornire la soluzione rispondente alle esigenze dell’organizzazione – dice Davide Urso –. Il coinvolgimento delle persone è inevitabile. Le PMI, ancora oggi, tendono a minimizzare questo impatto, accontentandosi di quello che trovano sul mercato o sui siti di eCommerce, con il risultato che spesso vengono utilizzate telecamere o sistemi audio inadeguati per una buona comunicazione”. Un altro aspetto importante riguarda il rapporto tra vendor e progettisti degli spazi di lavoro. Il bello, ironizza, non sempre va d’accordo con il pratico. “Conosco casi di system integrator che si danno un grand’affare per parlare con il progettista, ma non vedo quasi mai la progettazione dialogare con chi si occupa di integrazione. Auspico che tra queste due parti si aprano spiragli di collaborazione che non possono che andare a favore del cliente finale”.
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Le sfide per favorire  il rientro in ufficio

Mauro Danzi, Sales Manager Enterprise Italy & Iberia, Jabra

“La pandemia, chiarisce Mauro Danzi, ha scardinato i classici modi di comunicare facendo emergere nuove modalità di interazione, in linea con le richieste del business e in grado di garantire performance migliori. Affinché ciò avvenga sono necessari strumenti flessibili e agili, in Jabra ci adoperiamo per fornire ai nostri clienti tecnologie che permettono di accrescere il comfort e la produttività”. Le sfide da affrontare sono tante e diversi sono gli ambiti della collaborazione di cui occuparsi: nuovi spazi di incontro e socializzazione in ufficio, l’home office, i coworking, e così via. Diversi quindi sono i settori di applicazione, che richiedono un approfondimento delle specificità organizzative e delle modalità operative prima di procedere. Danzi sottolinea il valore delle tecnologie plug & play per i vantaggi che possono offrire in termini pratici e di costi. Ma con un invito: “Ho notato che spesso l’implementazione delle tecnologie non è calibrata sulle reali necessità del cliente, con il risultato che alcuni strumenti non vengono poi sfruttati per le effettive potenzialità. In molti casi poi viene richiesta una customerizzazione che se non gestita correttamente può rappresentare un ostacolo all’innovazione e alla necessaria flessibilità che le dotazioni tecnologiche devono garantire”.
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Parola d’ordine ergonomia

Emiliano Faccioli, Regional Sales Manager, Crestron

“Tutte le soluzioni Crestron rispettano gli stessi principi – precisa Emiliano Faccioli –. Ci preoccupiamo di far parlare le persone con le tecnologie e queste ultime tra di loro. La pandemia ha impresso un’accelerazione al mercato, ma in pari tempo ha creato confusione, con indirizzi applicativi differenti presso l’utenza. Vi è però un elemento comune: le tecnologie implementate sono usate per una piccola parte delle loro potenzialità. Forse appena il 10%. Anche dal punto di vista architetturale più che di integrazione parlerei di scollamento. La chiave di miglioramento a mio avviso si chiama ergonomia, intesa come lo studio del comfort con la conseguente riduzione dello stress generato dalla necessità di usare tecnologie di comunicazione che per molti sono nuove”. In altri termini per Faccioli la problematica maggiore è rappresentata da una scarsa conoscenza delle tecnologie messe in campo, che conduce a una semplificazione eccessiva nelle modalità applicative. Cosa fare a questo punto? L’esponente di Crestron suggerisce il ricorso a un consulente esterno, perché ci si trova in presenza di impatti sui processi, in grado di affiancare il progettista, il quale fa spesso fatica a proporre una soluzione che si integri con il sistema del cliente. “Anche i progettisti dovrebbero evolvere sotto questo punto di vista e cooperare di più con il mondo della integrazione, che in questa direzione può fornire un contributo decisivo”.
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Nuove competenze  per una trasformazione digitale di valore

Tiziano Bertolotti, Ceo Peoplelink

“C’è disallineamento tra spazi fisici, cultura organizzativa e tecnologie – spiega Tiziano Bertolotti –. Ci troviamo di fronte a sedi con molta tecnologia, ma manca l’osmosi, l’integrazione con i processi. La tecnologia che conta è quella che si usa veramente. Il mercato sta però mostrando di avere compreso questa dicotomia e, insieme alla consapevolezza che la digitalizzazione porta valore e vantaggi, stanno nascendo anche figure nuove, a esempio in ambito HR, che aiutano e supportano le aziende nel percorso della trasformazione digitale”. Peoplelink, spesso, è interlocutore diretto con System Integrator e/o progettisti presso il cliente finale con un impatto anche sulla configurazione fisica degli stabili. Con People@Pass, il modulo per la gestione dei controlli accessi della Peoplelink, il software digitalizza e governa l’hardware dedicato al sistema di controllo dei varchi e accessi (Partnership fornitore hardware ISEO).
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La sfida tecnologica è  prima di tutto culturale

Donatello Caggianelli, Team Leader Solution Architect, R1 Group

“Lo smart working per sua natura richiede flessibilità e un’organizzazione dei processi per obbiettivi – sottolinea Donatello Caggianelli –. Come System Integrator siamo chiamati a sanare l’uso improprio del modello lavorativo applicato nel periodo emergenziale come forma di lavoro flessibile, chiaro riferimento al remote working”. Per questo Caggianelli sollecita maggior coraggio da parte delle aziende “La sfida non è solamente tecnologica ma è anche culturale. Il processo di trasformazione che comporta lo smart working richiede una rivisitazione della strategia aziendale che ricade su diversi stakeholder, spesso non affini alla digitalizzazione. È necessaria una figura manageriale che sappia gestire tutti i cambiamenti connessi alla digitalizzazione. Il suo ruolo è oggi svolto dal digital partner, che accompagna i manager delle aziende nel passaggio verso la nuova modalità di lavoro per sfruttare a pieno la tecnologia e per superare il paradigma del luogo di lavoro. Lavoriamo per maturare la consapevolezza che la tecnologia dovrebbe offrire lo stesso identico modo di lavorare a prescindere da dove ci si trova”.
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L’importanza dei dati come strumento di analisi

Stefano Boero, Head of Innovative Solutions, Italtel

“Nella ridefinizione delle modalità di lavoro, e quindi degli spazi e degli strumenti tecnologici a supporto del lavoro ibrido, precisa Stefano Boero, occorre porre la massima attenzione alla scelta delle soluzioni di collaboration e alla loro integrazione negli ambienti di lavoro. Le aziende, da un paio d’anni, si trovano a dover gestire variabili esterne che tuttora rendono complicate le scelte tecnologiche e la definizione delle priorità progettuali. Occorre mantenere un approccio flessibile, dotandosi di soluzioni tecnologiche il più possibile aperte all’integrazione con altre soluzioni e alla possibilità di sviluppare “on top” opportune customizzazioni, in base alle necessità che un’azienda deve indirizzare e che possono variare nel tempo”. È fondamentale raccogliere e analizzare dati su come vengono utilizzate le risorse aziendali, siano essi spazi o strumenti di lavoro, per verificare che le scelte fatte garantiscano la giusta efficienza lavorativa e per capire quali possano essere le priorità, anche in una logica di possibile riduzione dei costi e della sostenibilità.

Circa la collaboration, l’adozione di strumenti di comunicazione in modalità “as a service”, attraverso il cloud, mitiga parte degli investimenti “up-front”; tuttavia è necessario che questi strumenti si integrino con le tecnologie esistenti (ad esempio le sale video) e che siano fruiti in sicurezza con la giusta Quality of Experience. “Il ruolo di un system integrator come Italtel – precisa Boero – con competenze avanzate di integrazione e sviluppo, è fondamentale in una logica multi-dominio tecnologico (collaboration, infrastrutture di rete, cybersecurity) e multi-vendor, per aiutare le aziende a fare le giuste scelte, in base alle priorità, con l’obiettivo di preservare e migliorare l’efficienza lavorativa e gli obiettivi di business”.
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Semplicità e  interoperabilità

Stefano Mazzacani, Business Manager Collaboration and Audio Video integration, Lantech Longwave

“La gestione collaborativa dell’infrastruttura – puntualizza Stefano Mazzacani – ci permette di eseguire un benchmark idoneo al mercato di riferimento progettando e gestendo soluzioni modulari performanti, a tutela degli investimenti esistenti, con massima priorità alla sicurezza dei dati gestiti. Alcune cose sono cambiate radicalmente nel nostro settore. È il caso degli interlocutori in azienda. L’IT ha perso una parte della sua funzione di prima interfaccia, oggi le persone dell’HR sono quelle che maggiormente sono sensibili alle tematiche dello smart office. Questo vale di sicuro per le aziende medio-grandi e grandi, mentre nelle piccole realtà imprenditoriali è il titolare la figura di riferimento. Il nostro modus operandi ci spinge, in prima istanza, a raccogliere le esigenze del cliente e attorno a queste elaborare le soluzioni appropriate. La cultura è migliorata e questo ci facilita. Cerchiamo anche si essere presenti sul cliente come consulenti e non solo vendor di tecnologie”. In altri termini il metodo Lantech Longwave è stato pensato con un approccio Customer Centricity in cui ogni soluzione viene progettata sulle esigenze del cliente attraverso uno studio di fattibilità per arrivare a definire la soluzione tecnologica più adeguata in termini di performance, affidabilità e sicurezza. Una sinergia unica per un offering poliedrico e integrato. È necessario – suggerisce ancora Mazzacani – avere idee chiare e obiettivi di lunga durata perché spesso le aziende mancano di un vero progetto che deve ispirarsi anche a regole di semplicità e interoperabilità per essere di successo”.
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I protagonisti della giornata
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Prase Media Technologies distribuisce in Italia prodotti per applicazioni professionali Audio, Video e Controllo nei canali Install, Broadcast e Rental. L’ampia selezione di articoli e un team di esperti progettisti, tecnici e professionisti del settore consente di offrire un servizio al cliente completo, personalizzato, veloce e attento alle specifiche esigenze di ogni sistema.

Canon aiuta i team a collaborare, ovunque si trovino, tramite un ecosistema completo e scalabile di dispositivi, soluzioni e servizi abilitati per il cloud, che offre connettività senza fine per il lavoro ibrido. Ad esempio, le soluzioni relative ai servizi di stampa gestiti o Managed Print Services che aumentano la produttività e riducono i costi indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda o dalla complessità del servizio di stampa.

Lenovo è al fianco delle aziende nel percorso di realizzazione degli spazi di collaborazione, offrendo una tecnologia modulare, che consente di abbracciare diversi layout degli uffici. L’obiettivo dell’azienda è superare una logica product centric, per aprirsi a strategie solution centric che associano strumenti hardware e software per proporre al mercato soluzioni evolute di remote management. Un ulteriore pilastro è legato all’offerta di servizi che rappresentano la leva per una distribuzione delle soluzioni di video collaborazione su larga scala.

Ricoh è in prima linea nel guidare la trasformazione digitale grazie a un ampio portfolio di prodotti hardware e software all’avanguardia, a soluzioni end-to-end innovative e a servizi professionali di supporto e assistenza che aiutano le aziende a diventare più agili, produttive e competitive. Consulenza e integration sono due aspetti qualificanti della sua proposition.

Jabra è leader nello sviluppo e nella produzione di soluzioni audio, video e di collaborazione, studiate sia per i consumatori, sia per le imprese. Parte di GN Group, la mission di Jabra è quella di permettere alle persone di ascoltare di più, fare di più e produrre di più. L’eccellenza ingegneristica di Jabra consente di creare cuffie integrate e strumenti di comunicazione; cuffie e auricolari wireless e soluzioni di videoconferenza per una collaborazione costante tra i vari team nei diversi Paesi.

Crestron sviluppa soluzioni audio video e controllo, semplificando il loro utilizzo tramite interfacce ad hoc, robuste e scalabili. Che si tratti di un ufficio, di uno spazio pubblico o di un’abitazione, Crestron permette di abbattere le barriere architetturali, estendendo i sistemi audio video verso qualsiasi spazio, fisico o virtuale che sia.

Peoplelink è un indipendent software vendor che eroga soluzioni proprietarie sul cloud di Microsoft. Le soluzioni che Peoplelink mette a disposizione offrono tutto il necessario per la gestione dei processi delle HR, consentendo la piena governance delle attività azienda-dipendente-collaboratore in un’unica suite integrata in cloud, su piattaforma Microsoft Azure. Il software oltre a essere intuitivo e scalabile garantisce la gestione e certezza del dato in tempo reale unitamente a un ambiente sicuro e protetto.

R1 Group nata come un’azienda familiare per la vendita di materiali di consumo e hardware, negli anni ha fatto evolvere la sua offerta attraverso investimenti e l’apertura di società verticali e specializzate, che hanno assicurato un ruolo sul territorio italiano come System Integrator. Oggi R1 Group è tra i principali Digital Partner in Italia per i progetti di integrazione di sistemi e di tecnologie, che svolge attività di consulenza per accompagnare i clienti nel processo di Digital Transformation delle loro imprese.

Italtel si è da tempo lasciata alle spalle il ruolo di costruttore di centrali telefoniche e oggi si propone come acceleratore della trasformazione digitale. Con un nuovo management, nuovi azionisti e un nuovo piano industriale, Italtel fornisce soluzioni e servizi ICT su temi come Hybrid Cloud, Cybersecurity, Automation&Analitics, Collaboration, 5G ecosystem.

Lantech Longwave è un ICT Advisor in grado di accompagnare il cliente nella scelta delle soluzioni tecnologiche più innovative, sicure, integrabili e performanti. Mira a questo obiettivo attraverso le persone, le competenze e l’ampia gamma di servizi gestiti per creare valore e fare la differenza. L’azienda occupa oltre 300 dipendenti, conta più di 5000 clienti ed ha al suo attivo circa 500 certificazioni.