L’ufficio in prospettiva

Ancora in pieno lockdown Officelayout, con la rivista Office Automation, promuove la survey “L’ufficio in prospettiva” con il triplice obiettivo: individuare su quali direttrici si orienteranno i temi progettuali relativi alla riconversione degli spazi di lavoro conseguentemente all’affermarsi dello smart working come modalità lavorativa diffusa; approfondire su quali soluzioni tecnologiche e di arredo le aziende utenti stanno orientando gli investimenti e verificare possibili sinergie tra mondo ICT e dell’arredo ufficio come plus in grado di favorire la transizione verso l’ufficio del futuro.

Il questionario è stato strutturato su tre filoni di analisi. Da un lato le sfide future a cui i nuovi luoghi del lavoro dovranno dare risposta. Ci siamo cioè chiesti: come potrà il luogo di lavoro migliorare la work experience garantendo salubrità e sicurezza?

E in che modo l’ufficio riuscirà salvaguardare il senso di comunità e connessione tra le persone pur aprendosi allo smart working?

Dall’altro abbiamo guardato ai valori del passato consapevoli che continueranno ad avere un ruolo centrale nella progettazione, ma richiederanno una nuova chiave interpretativa. A partire dal ruolo dell’ufficio che rimarrà strategico per le aziende, ma con nuove funzioni che la progettazione dovrà indagare. Proseguendo con l’ergonomia che assume nuove accezioni legate a un diverso modo di fruire gli spazi e gli strumenti di lavoro. Per finire con la sostenibilità che amplia il proprio perimetro affiancando agli aspetti ambientali, quelli economici e soprattutto sociali.

Terzo filone di analisi la tecnologia valutata per il supporto che fornisce nella sfera lavorativa in termini organizzativi e operativi, ma anche per il valore aggiunto che può fornire abilitando l’intelligenza del building, anche in un’ottica di ‘space as a service’ e di gestione efficiente degli spazi.

Il questionario – promosso nei mesi di marzo e aprile sul database di lettori delle due riviste e sul canale social Linkedin – ha interessato le figure coinvolte nel cambiamento in atto: progettisti specializzati nella realizzazione di ambienti di lavoro, facility manager, responsabili delle risorse umane, e operatori del settore ufficio e del mondo ICT.

Oltre 300 le risposte ricevute da parte di figure professionali operanti trasversalmente nei diversi settori con prevalenza delle aziende di servizi (25%) del settore ICT (17%) del settore dell’industria (15%) e della pubblica amministrazione (10%).

La dimensione delle aziende rappresentate è eterogenea si va dalle piccole realtà con meno di 10 dipendenti, a cui appartiene il 30% delle persone che ha partecipato alla survey, alle realtà medio grandi, con più di 500 dipendenti, rappresentate dal 28% dei rispondenti.
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I risultati della survey

Abbiamo guardato al futuro immaginando quali potranno essere i riflessi sull’organizzazione del lavoro a seguito dell’esperienza vissuta nel periodo di emergenza.

Dalle risposte ricevute emerge con evidenza che è idea diffusa che difficilmente verranno ripristinate le modalità lavorative pre-pandemia (83 % lo ritiene improbabile o poco probabile). Mentre è ritenuto uno scenario più plausibile un passaggio dall’home working allo smart working, che presuppone libertà scelta del luogo dove svolgere la propria attività in una rosa di possibilità che include la sede aziendale, coworking, spazi pubblici e la propria abitazione. L’ufficio viene in ogni caso considerato il luogo privilegiato del lavoro seppure con nuove modalità di fruizione rispetto al passato.

Visione che viene confermata dalle risposte al secondo tema proposto, relativamente al tipo di attività che in futuro verranno svolte prevalentemente in ufficio. Emerge infatti che la presenza contemporanea di tutte le attività d’ufficio viene ritenuta poco probabile o improbabile (77%), mentre si ritiene l’ufficio potrà essere principalmente sfruttato per attività di brainstorming e incontri con i clienti. E che comunque in ufficio non ci saranno attività prevalenti, ma un’alternanza di funzioni in relazione alle esigenze lavorative.

Guardando nello specifico al modo in cui la pandemia influenzerà la progettazione dell’ufficio del futuro, salta agli occhi l’alta percentuale di risposte che ritengono probabile o molto probabile un rafforzamento della pianificazione basata sull’activity based working con spazi ottimizzati e differenziati per tipologia di attività (86,74 %). Viene considerata probabile da una larga fetta dei rispondenti anche l’idea di ufficio come hub di conoscenza, incentrato sugli spazi di socializzazione e finalizzato ad accrescere il legame con l’azienda e alla condivisione del sapere, con flessibilità nei tempi e nei modi di fruizione.

Prende piede anche l’idea che il lavoro distribuito porterà a una rete di uffici “on demand” distribuiti sul territorio in una logica di near working, ritenuta probabile o molto probabile dal 65 % delle risposte.

Percentuali meno nette per l’ultimo scenario prospettato, relativamente alla necessità di una maggiore sicurezza negli ambienti di lavoro, con conseguente fruizione più statica dell’ufficio con postazioni assegnate e opportunamente protette. Tema ritenuto vincolante per il 40% dei rispondenti, a fronte di un 60% che lo ritiene poco probabile o improbabile.

Nella quarta domanda ci siamo concentrati sulle caratteristiche che dovranno avere i sistemi di arredo per interpretare al meglio la trasformazione delle modalità lavorative.

Tutti gli scenari da noi proposti sono stati ritenuti probabili o molto probabili con percentuali che si attestano intorno al 90%. Viene ritenuta caratteristica imprescindibile la sicurezza e salubrità degli arredi per evitare la diffusione di virus e batteri viene considerata, risultato che va letto in relazione al periodo in cui è stato promosso il sondaggio, nei mesi di marzo e aprile gran parte dell’Italia era infatti in zona rossa o arancione. Seguono l’integrazione delle tecnologie in un’ottica di intelligent workplace; l’ergonomia e la sostenibilità per supportare il benessere e rispondere ai requisiti previsti dalle certificazioni ambientali e, infine, la flessibilità per una rapida riconfigurazione degli spazi in funzione delle esigenze del momento.

L’attenzione si è poi spostata sulle tecnologie che avranno maggiore diffusione per supportare al meglio le nuove modalità lavorative. Anche in questo caso tutti gli scenari prospettati sono stati ritenuti plausibili. Nello specifico, ordinando dal valore maggiore le percentuali che attribuiscono un’alta probabilità di diffusione ne scaturisce la seguente graduatoria: piattaforme applicative in cloud che abilitano la condivisione, collaborazione e rendicontazione intraziendale e interaziendale; sistemi di Unified Communication and Collaboration con videoconferenza integrata; Sistemi IoT per la prenotazione e la rilevazione dei dati di utilizzo degli spazi per una gestione avanzata e dinamica degli ambienti; piattaforme centralizzate evolute che garantiscono un unico punto d’accesso alle diverse istanze di lavoro (dal centralino al touch point utilizzato dall’utente per lavorare), tecnologie di intelligenza artificiale per semplificare l’accesso alle informazioni aziendali; lavagne e tavoli interattivi multi-touch per la condivisione di contenuti e la collaborazione.

Ultima tematica che si è voluto approfondire ha riguardato i possibili vantaggi ottenibili dalla sinergia tra realtà del settore ufficio e del mondo ICT, in termini di valore aggiunto alle soluzioni proposte. In linea di massima i partecipanti alla survey riconoscono che tale sinergia potrebbe portare a significativi vantaggi per la committenza. L’aspetto ritenuto più rilevante è la possibilità di una migliore combinazione tra esigenze di design e prestazioni tecnologiche. A seguire un rapporto costi/benefici superiore e il fatto di poter avere un unico interlocutore con una visione a 360°.
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In prospettiva l’ufficio sarà più di uno: l’ufficio canonico in cui incontrare altre persone; la casa dove svolgere attività di concentrazione e il coworking dove lasciarsi contaminare da professionisti di diversa estrazione.

La sicurezza e la salubrità di arredi e ambienti continuerà a rivestire un ruolo primario, mentre crescerà l’adozione di tecnologie ritenute il motore abilitante delle nuove modalità lavorative.