Oltre la funzionalità: personalizzare gli spazi di lavoro per il benessere
La personalizzazione dello spazio lavorativo emerge come strategia per migliorare il benessere e la produttività delle persone. Mind Emotion Movement (MeM) fornisce un racconto a più voci, delineando i vantaggi di un approccio inter e multidisciplinare per disegnare spazi dove ogni dettaglio può essere modellato per adattarsi alle esigenze dei lavoratori
a cura di MeM: Mind – Emotion – Movement*
Dall’identità di luogo al benessere:
l’importanza di personalizzare lo spazio di lavoro
A cura di Elena Lucini, psicologa ambientale, psicoterapeuta
attuale presidente AIPAA
La possibilità di personalizzare il proprio spazio di lavoro, si traduce in una serie di benefici non solo per la persona, ma anche per la realtà aziendale. La percezione di benessere, sia fisico che mentale, la riduzione dello stress e il senso di appartenenza che ne derivano sembrano influire direttamente sulla produttività e sull’efficienza.
Ma cosa vuol dire personalizzare lo spazio di lavoro? Quali sono gli spazi di lavoro che possono essere personalizzati? Chi può personalizzare il suo spazio?
La possibilità di farlo è strettamente connessa al contesto, ma anche alle politiche aziendali. Difficilmente chi lavora alla catena di montaggio, o alla reception di un albergo ha la possibilità di mettere in atto delle personalizzazioni, così come per molte realtà lavorative un certo rigore formale e una certa omologazione vengono spesso, erroneamente, veicolato come fonte di concentrazione e professionalità.
Possiamo dividere la possibilità di agire sullo spazio grossolanamente in due categorie: la customizzazione e la personalizzazione vera e propria.
La customizzazione comprende tutte le azioni che modulano l’ambiente senza che venga stravolto o sostanzialmente modificato, come ad esempio la possibilità di regolare la luce della propria postazione in termini di intensità e temperatura, di modificare la temperatura della stanza, di regolare l’altezza delle sedute o l’inclinazione di un computer. Queste azioni non lasciano un’impronta personale, ma consentono di esercitare un controllo sullo spazio che si traduce in una riduzione dello stress e in un migliore vissuto in termini di benessere fisico e mentale
La personalizzazione, al contrario, è fortemente soggettiva e ne risulta un’impronta, più o meno marcata, che riconduce all’individuo o al gruppo. Possiamo definire la personalizzazione come la congruenza tra l’immagine di sé e il luogo in cui si vive ovvero definirla come place identity.
Quando la personalizzazione è riferita a un team di lavoro va ad incidere fortemente sulla coesione dello stesso e sul senso di appartenenza ed è possibile, ad esempio, usando specifici cromatismi nell’area di pertinenza dello stesso o personalizzando gli strumenti di lavoro.
Le modalità di personalizzazione possono variare ampiamente. La disseminazione di oggetti personali (spatial markers) quali fotografie, piccoli oggetti decorativi, piante marca simbolicamente il territorio definendo uno spazio personale e si traduce in una maggiore percezione di autonomia. Modificare l’arredo, anche solo spostandolo, serve a ridefinire lo spazio per adeguarlo alle esigenze personali: ad esempio riorientando una scrivania verso una fonte di luce preferenziale e/o aggiungendo/levando elementi, quali i divisori, per favorire o limitare la comunicazione.
Smart Working e Activity Based Working:
consigli progettuali per la personalizzazione
A cura di Lucilla Malara, architetta specializzata in spazi rigenerativi
Dopo la pandemia, molte aziende hanno implementato il concetto di smart working e introdotto nuove fasi e funzioni lavorative tramite l’Activity Based Working (ABW). Questo approccio prevede la creazione di diversi tipi di ambienti in base alle attività aziendali, eliminando le postazioni fisse per ogni dipendente e ampliando le funzioni degli uffici con spazi informali, postazioni ergonomiche, aree dedicate al team, meeting, eventi, creatività, socialità, gioco e relax.
La clean desk policy, una misura organizzativa adottata da diverse aziende, richiede che ogni postazione venga lasciata pulita e ordinata al termine dell’utilizzo, eliminando documenti, attrezzature e oggetti personali. Questo setting annulla il concetto di scrivania individuale causando stress ambientale e socio ambientale e mancanza di radicamento, poiché viene meno la personalizzazione del proprio spazio di lavoro.
Secondo la Psicologia Ambientale, la possibilità di personalizzare e organizzare il proprio spazio di lavoro rende l’ambiente più stimolante e familiare, facilitando la soddisfazione lavorativa, la privacy, il senso di sicurezza, controllo e il senso di appartenenza. Sentirsi legati al proprio luogo di lavoro può incentivare la presenza in azienda e il contributo al successo dell’organizzazione.
Inoltre, la rappresentazione dell’identità personale favorisce la collaborazione e la creazione di legami con i colleghi.
Ecco alcune modalità di personalizzazione della workstation:
• Il posizionamento di armadietti personali (lockers) per conservare oggetti individuali da trasportare alla postazione temporanea.
• La possibilità di arredare e decorare la propria postazione con oggetti personali, fotografie, piante, tazze e gadget.
• La dotazione di accessori di facile utilizzo per la gestione dello spazio, come organizer per cavi e dispositivi elettronici, supporti per laptop.
• La possibilità di aumentare e facilitare la privacy e la concentrazione, con l’utilizzo di schermi fonoassorbenti regolabili e/o di cuffie per ridurre l’inquinamento acustico ascoltando dei suoni della natura.
• L’offerta di dispositivi per appendere borse e zaini, mantenendo la postazione ordinata e il pavimento libero.
• L’utilizzo di schermate personalizzate per le videocall.
• La regolazione di bracci porta monitor.
• La possibilità di scegliere tipologie di sedie ergonomiche di vari modelli.
Nell’ambito del lavoro agile e dell’ABW, il tema della gestione del proprio spazio lavorativo è collegato anche al controllo e alla libertà di scelta. Gli utenti possono selezionare le postazioni in base al tipo di attività da svolgere e alle loro preferenze, favorendo maggiore autonomia e responsabilità.
Gli utenti possono prenotare diverse tipologie di ambienti lavorativi rispetto a:
• attività che intendono svolgere: uffici open space, uffici singoli, aree di collaborazione, sale riunioni, zone e/o stanza tranquille per la concentrazione, spazi informali per le pause, ecc…;
• preferenze del design: aree con colori, finiture, conformazione spaziale, ecc… che stimolino la concentrazione, la creatività, ecc…;
• presenza di attrezzature tecnologiche, come sale con videoconferenza, spazi con lavagne, con grandi monitor, ecc…;
• al tipo di arredi e allestimenti, come scrivanie stand up, tradizionali, informali, con divisori fonoassorbenti alti, bassi, senza divisori, sedie ergonomiche, sgabelli, divani e poltrone, pouf, ecc…;
• al tipo di illuminazione e di acustica;
• vista verso l’esterno: postazioni vicino a vetrate con vista verso la natura o viceversa postazioni verso i corridoi e le vie di fuga, postazioni inclusive;
• vicinanza verso i colleghi: creando team di lavoro e per ri-attivare la collaborazione e l’aiuto su specifiche attività;
In definitiva, combinare la flessibilità d’uso degli spazi e degli arredi con la possibilità di personalizzare il proprio spazio può migliorare il comfort e il benessere psicofisico, favorendo un ambiente più produttivo, soddisfacente e coinvolgente.
Questo approccio facilita il senso di appartenenza, la rappresentazione dell’identità personale, l’autonomia, la privacy, il controllo e la collaborazione tra colleghi.
Office peacocking: progettare uffici attraenti e funzionali nel nuovo contesto lavorativo
A cura di Nausica Montemurro, trend forecaster e fondatrice di Fractals
In una recente conferenza a Davos, Allen Blue di LinkedIn ha affermato: “L’ufficio andrà in concorrenza con la casa, e questa è una buona cosa per gli uffici”.
Il futuro degli uffici è fortemente influenzato dalla tecnologia e dai cambiamenti nel concetto di lavoro, soprattutto in un’epoca in cui il lavoro trascende i confini tradizionali di tempo e spazio, gli spazi lavorativi devono evolversi per offrire l’adeguata privacy e comodità, attirando i lavoratori anche nel ritorno in presenza.
Questo ha portato alla creazione di spazi ridisegnati e modulari che mutuano elementi dall’horeca e dal retail, seguendo la tendenza nota negli Stati Uniti come “office peacocking”.
Ma cosa deve includere la progettazione degli uffici del futuro?
Come precedentemente menzionato, l’Activity Based Working (ABW) è un approccio che promuove la collaborazione, l’adattabilità e l’innovazione, permettendo a team e singoli individui di adattare lo spazio di lavoro in base alle necessità del momento. Spazi aperti per l’interazione naturale si alternano a pod che garantiscono la privacy e possono essere facilmente riorganizzati.
Importante è la regolazione sensoriale degli stimoli, un fattore cruciale specialmente quando non si conoscono le specifiche condizioni psicofisiche dei lavoratori, che possono variare notevolmente in termini di fisicità e neurotipicità.
La capacità di adattare gli stimoli sensoriali alle esigenze individuali è essenziale per garantire un ambiente di lavoro inclusivo e produttivo, riducendo il disagio e migliorando il benessere complessivo.
Uffici sensory friendly
Con la crescente diagnosi di disturbi dell’attenzione, è cruciale predisporre arredi estremamente modulabili e neutri, permettendo ai lavoratori di controllare gli stimoli sensoriali a cui sono esposti. Sappiamo che ogni persona risponde diversamente agli stimoli sensoriali, e la possibilità di personalizzare l’ambiente lavorativo per adattarlo a queste differenze, può migliorare notevolmente il benessere e la produttività.
Ad esempio, alcune persone potrebbero trovare fastidioso il prurito di un maglione di lana, mentre altre potrebbero essere sopraffatte dalla musica ad alto volume o dalle luci fluorescenti.
Il corporate branding di un’azienda si riflette nella struttura degli uffici, nella scelta dei colori e degli arredi, ma può assumere anche forme immateriali. È il caso della catena immobiliare Hines, che ha introdotto una fragranza personalizzata in 20 uffici nel mondo, dopo averla testata attraverso il loro sistema HVAC negli headquarter di Houston. La CEO Laura Hines-Pierce ha affermato al Wall Street Journal che “ogni nota è stata accuratamente selezionata per evocare un senso di appartenenza in ogni spazio Hines”.
(OPL – Ordine Psicologi Lombardia)
Uffici a zero emissioni
La sostenibilità è una priorità per molte aziende. Gli uffici “del futuro” stanno già integrando soluzioni ecologiche come energia rinnovabile, efficienza energetica e architettura sostenibile. Ad esempio, Google mira a rendere tutti i suoi uffici a zero emissioni entro il 2030, utilizzando tecnologie avanzate per il risparmio energetico e l’energia solare. (McKinsey & Company)
Favorire l’interazione informale
Gli auditorium informali con sedute a gradini sono in aumento nel design degli uffici.
Le sedute a gradini, comunemente utilizzate in teatri e aule, offrono una serie di vantaggi adatti alla natura dinamica degli ambienti di lavoro odierni.
Innanzitutto, migliorano sia la visibilità che l’acustica, aspetti cruciali per presentazioni e riunioni efficaci, garantendo una visuale ininterrotta e un’acustica impeccabile a ciascun partecipante, creando un ambiente più inclusivo e coinvolgente. Inoltre, l’uso dello spazio verticale nei design a gradini permette un utilizzo più efficiente delle aree dell’ufficio, ospitando gruppi più grandi senza richiedere estese superfici a pavimento. Questo è particolarmente vantaggioso negli ambienti urbani dove lo spazio può essere limitato.
Pet friendly
Molte aziende stanno adottando politiche per creare ambienti di lavoro pet-friendly, riconoscendo i benefici che gli animali domestici portano al benessere dei dipendenti. Iniziative come il congedo per occuparsi dell’animale domestico e il National Take Your Dog to Work Day sono sempre più comuni.
Crescono anche le soluzioni innovative progettate per permettere ai dipendenti di lavorare con i propri pet accanto.
