4 step per aumentare l’engagement dei dipendenti e la cultura del lavoro nel mondo ibrido

Negli ultimi due anni, a seguito delle tensioni derivanti dalla pandemia da Covid-19, uno degli argomenti più dibattuti è stato il futuro del lavoro e di conseguenza il modo di adattarsi a nuove culture così come a nuovi modelli. Oggi alcuni dipendenti sono rientrati al lavoro full time, ma in molte città del mondo gli uffici funzionano ben al di sotto della loro normale capacità.

Le aziende che optano per un approccio ibrido rispondono alle esigenze dei singoli dipendenti e sfruttano vantaggi come la flessibilità e l’acquisizione di nuovi talenti, offerti dal lavoro da casa. Indubbiamente, il modo in cui le persone vivono e lavorano oggi fa emergere molte nuove domande, oltre che nuove opportunità, su cosa significhi veramente un forte engagement e un supporto ai dipendenti. L’engagement dei dipendenti è fondamentale per la salute e il successo di qualsiasi azienda. Tra il 2020 e l’inizio del 2021, i dirigenti hanno sperimentato una serie di metodi e tattiche per migliorare l’engagement dei propri dipendenti, dall’happy hour virtuale alle serate trivia online. Tuttavia, si è diffusa rapidamente una stanchezza da Zoom e spesso eventi come questi non sono stati particolarmente efficaci, nonostante le migliori intenzioni iniziali.

La soluzione in 4 step

Dynabook Europe GmbH condivide alcuni suggerimenti per aumentare il livello di engagement dei dipendenti, indipendentemente dall’ambiente in cui si svolge il lavoro.

1.         Investire negli strumenti giusti: la tecnologia può determinare il successo del business, ma anche avere un effetto importante sulla cultura aziendale. Purtroppo, una comunicazione efficace può rivelarsi una grande sfida negli ambienti ibridi: chi si trova in sede spesso riceve le informazioni di persona, che invece non sempre arrivano ai lavoratori da remoto. Di conseguenza, i canali di comunicazione digitali devono essere ben impostati, pratici, veloci ed efficaci per far sì che chi lavora a distanza possano sentirsi parte del team e coinvolto nelle attività. Strumenti come Microsoft Teams, Slack, Zoom e Egnyte possono contribuire ad aumentare la produttività e la collaborazione, con risultati migliori per tutti.

2.         Investire nell’hardware giusto: in generale, le apparecchiature di cui i dipendenti sono dotati a casa devono essere efficaci quanto quelle in ufficio. Ciò si traduce in notebook e accessori pensati per essere tanto efficienti quanto affidabili. Naturalmente, anche la mobilità è importante: i dipendenti che hanno necessità di trasportare regolarmente il proprio notebook tra casa e lavoro potranno beneficiare di dispositivi più leggeri, con un design più sottile e una maggiore durata della batteria. Inoltre, i notebook aziendali devono essere dotati di funzioni di sicurezza avanzate, come la biometria e l’autenticazione a due fattori, per garantire che le informazioni rimangano al sicuro durante gli spostamenti. Naturalmente, anche gli accessori che garantiscono praticità, comfort e sicurezza sono fondamentali. Tastiera e mouse ergonomici, cuffie per le videochiamate e dock con più ingressi per trasformare qualsiasi scrivania in una postazione di lavoro priva di ingombri possono contribuire a far sentire i dipendenti più connessi e coinvolti nel proprio lavoro.

3.         Investire nella Unified Communication: il lavoro ibrido richiede un accesso alle tecnologie di comunicazione unificate (UC) e alle piattaforme di collaborazione. In sostanza, avere metà dei dipendento in sede e metà da remoto aumenta drasticamente il carico di lavoro dei sistemi UC, e rende ancora più importante l’utilizzo di software in grado di identificare rapidamente eventuali problemi, prima che si verifichino. I dipendenti devono poter contare su esperienze di conferenza di alta qualità, spesso su più piattaforme UC. Di conseguenza, la qualità delle chiamate deve essere monitorata e i picchi devono essere tenuti sotto controllo per garantire la continuità del servizio. Per questo, gli strumenti di risoluzione dei problemi in grado di identificare simultaneamente le crisi in ufficio e a casa sono estremamente preziosi. Anche se è improbabile che la transizione al lavoro ibrido sia immediata e perfetta, i team IT possono monitorare e sfruttare i dati per identificare le aree che necessitano di riconfigurazione o aggiustamento. Il numero di chiamate non andate a buon fine, la latenza video, i picchi di larghezza di banda devono essere valutati regolarmente e sottoposti a benchmark per garantire che i team IT possano andare oltre l’esperienza per raggiungere l’eccellenza e l’engagement.

4.         La settimana lavorativa di quattro giorni: anche prima della pandemia, l’interesse per la settimana lavorativa più breve stava crescendo. Microsoft ha sperimentato una settimana lavorativa di quattro giorni nei suoi uffici giapponesi nel 2019, con risultati positivi, tra cui riunioni più efficienti, lavoratori più felici e un aumento del 40% della produttività. Allo stesso modo, l’86% della forza lavoro islandese è passata a una settimana lavorativa più corta o ha ottenuto il diritto di farlo, senza riduzione della retribuzione, grazie a una serie di risultati positivi della sperimentazione. Inoltre, secondo un recente report del Financial Times, un numero maggiore di datori di lavoro del Regno Unito sta valutando la fattibilità della settimana lavorativa da quattro giorni. Non c’è da stupirsi che ciò possa migliorare notevolmente l’engagement dei dipendenti. Un giorno di riposo in più aiuta notevolmente equilibrare al meglio lavoro e vita privata. Andrew Barnes, CEO di Perpetual Guardian, azienda neozelandese, ha sperimentato il sistema dei quattro giorni lavorativi, implementando la settimana lavorativa breve nella sua azienda. Il risultato è stato che, non solo il senso di equilibrio tra lavoro e vita privata è salito dal 54% al 78%, ma anche che l’impegno del team è aumentato in media del 20%. Un minor numero di ore in ufficio può aiutare alcuni lavoratori a concentrarsi meglio di quanto farebbero in una settimana più lunga di cinque giorni. Inoltre, la settimana lavorativa di quattro giorni può portare a un maggiore apprezzamento nei confronti dell’azienda, a un minor stress e a un miglioramento del morale. Si stima che il costo annuale dello stress sul posto di lavoro per l’economia globale sia di circa 300 miliardi di dollari. Quindi, dare alla forza lavoro più tempo per rilassarsi e ricaricarsi può contribuire a migliorare questo problema.

Mantenere un engagement efficace e costante tra i dipendenti è abbastanza difficile quando tutti si trovano nello stesso luogo. La crescente richiesta di lavoro ibrido potrebbe non facilitare il compito, ma con i giusti strumenti di comunicazione e collaborazione, le migliori attrezzature e un approccio personalizzato che dimostri la comprensione delle esigenze individuali da parte dell’azienda, è possibile aiutare qualsiasi business a vincere la sfida.