Workplace management: le tecnologie per una migliore user experience

Il numero e la collocazione delle postazioni rispondono alle reali esigenze? Vi sono spazi aziendali sottoutilizzati o che comunque potrebbero essere gestiti in modo più efficace? Vi sono problemi legati alle soluzioni tecnologiche presenti in spazi e postazioni da risolvere? Nella maggior parte dei casi le organizzazioni non sono in grado di rispondere a queste domande, perdendo l’opportunità di beneficiare di un workplace efficiente, sostenibile e in grado di attrarre, motivare e trattenere i talenti.

A fare la differenza la disponibilità di dati completi e attendibili sull’utilizzo degli spazi e delle risorse aziendali, che rappresentano oggi un valore aggiunto per i Facility Manager e gli architetti impegnati nella progettazione di spazi ottimizzati, confortevoli e attenti ai consumi energetici.

“La piattaforma RICOH Spaces – spiega Federica Russo, team leader business development manager, communication services, Ricoh Italia – mette a disposizione funzionalità per l’analisi dei dati relativi, ad esempio, all’utilizzo delle postazioni e degli spazi, con l’obiettivo di fornire informazioni per la riprogettazione delle aree non adeguatamente sfruttate, oppure per l’introduzione di nuovi servizi. Attraverso l’integrazione di sensoristica IoT, la piattaforma controlla gli ambienti anche dal punto di vista della qualità dell’aria monitorando i livelli di CO2, dell’umidità, della temperatura, e dell’efficienza energetica.

Ma non solo: i livelli di rumorosità e luminosità negli spazi sono altri elementi importanti per garantire il cosiddetto “Well-being” dei dipendenti.

Sempre sul fronte dei dipendenti vi sono benefici significativi, RICOH Spaces mette infatti a disposizione una app per la prenotazione delle risorse aziendali, con la possibilità di verificare la disponibilità di strumenti tecnologici e servizi di cui si ha bisogno per lavorare e collaborare. È inoltre possibile prenotare parcheggi, servizi di catering e gestire in modo evoluto ed efficiente l’accesso dei visitatori”.
Facility Manager, HR Manager e IT Manager sono coinvolti nel processo decisionale rappresentando i differenti punti di vista che concorrono alla definizione degli obiettivi di progetto.

“Per Ricoh il dialogo con tutti i referenti aziendali è importante al fine di intercettare e interpretare le specifiche necessità, sempre tenendo conto dell’identità e della cultura dell’organizzazione – commenta Erica Giordano, AV solution architect, communication services, Ricoh Italia –. “Oltre che con i referenti delle imprese, lavoriamo in sinergia con architetti e progettisti: solo in questo modo è possibile creare un ambiente di lavoro in cui design, ergonomia e innovazione tecnologica si incontrano e vanno di pari passo. È importante che il lavoro congiunto tra i vari attori si realizzi fin dalle prime fasi progettuali per evitare scollamento tra il mondo delle tecnologie e il workplace, rischiando che i benefici rimangano solo sulla carta e che le novità generino frustrazione negli utenti”.

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Case study: gli uffici IMCD Italia

Lo spostamento degli uffici in una nuova sede è stata l’occasione per IMCD Italia – realtà multinazionale attiva nella vendita, marketing e distribuzione di specialità chimiche e ingredienti – per realizzare un workplace in linea con il proprio sistema valoriale incentrato su persone, sostenibilità, innovazione e digitalizzazione.

“Le persone, con le loro esigenze e aspettative, sono importanti per la nostra azienda – racconta Cristiano Bernini, finance & operations director di IMCD Italia –. Ogni iniziativa, dunque, è volta a promuovere il benessere e l’inclusione dei dipendenti e a semplificare la vita lavorativa. In quest’ottica, avevamo necessità di creare un ambiente di lavoro a misura d’uomo, in cui tutti si sentissero coinvolti e in cui la creatività fosse potenziata. Era inoltre importante che questo approccio fosse percepito sia dai dipendenti che dai visitatori”.

Tra gli obiettivi di progetto la definizione di spazi adatti a supportare la collaborazione e le nuove modalità di lavoro ibrido derivate dall’introduzione dello smart working. Con il passaggio ai nuovi uffici, IMCD Italia si è quindi rivolta a Ricoh per adottare un nuovo concept di spazi di incontro e riunione improntato sulla flessibilità e su tecnologie innovative, integrate e semplici da utilizzare.

“Sono molti gli ambiti su cui abbiamo lavorato in squadra con i professionisti di Ricoh Italia come System Integrator a valore, azienda con cui avevamo un rapporto di fiducia essendo da diversi anni nostro fornitore per il printing. L’obiettivo era quello di creare un workplace funzionale, in cui tecnologie ed ergonomia fossero perfettamente integrate” chiarisce Fabrizio Comissoli, IT manager di IMCD Italia.

Ricoh Italia ha quindi progettato e allestito meeting room e spazi dotati di lavagne interattive e di sistemi per la videoconferenza e la collaborazione.

“Tutte le soluzioni sono user-friendly e gli ambienti modulari per essere adattati alle esigenze del momento. Le sale possono infatti essere ampliate e rese più flessibili eliminando le pareti divisorie. Ricoh ha creato un workplace pratico, innovativo, con spazi comuni in cui le persone si sentono incoraggiate a essere creative e a pensare fuori dagli schemi. La novità è stata apprezzata dai dipendenti che hanno dato riscontri positivi sulle nuove possibilità”.

Ricoh Italia ha aiutato IMCD Italia a utilizzare al meglio tutti gli spazi, incluso un corridoio che sarebbe stato un “semplice” luogo di passaggio e che invece è diventato un ambiente a valore. Fabrizio Comissoli commenta: “I professionisti di Ricoh, che oltre a tecnici includono anche un architetto specializzato nella progettazione di spazi multimediali, hanno realizzato un corridoio esperienziale e immersivo con una serie di videoproiettori che permette di visionare su una parete di 11 metri video e immagini riguardanti la nostra azienda e la nostra identità. Questo spazio è quindi diventato un veicolo di comunicazione che coinvolge i visitatori in modo semplice ma molto efficace”.

Cristiano Bernini conclude con una riflessione su quello che per l’azienda è un vero e proprio criterio nella vendor selection: “I nostri fornitori devono condividere i nostri stessi valori e il nostro approccio. Non potrebbe essere altrimenti dal momento che vogliamo instaurare con loro partnership durature. In Ricoh abbiamo ritrovato aspetti per noi importanti, come ad esempio, la sostenibilità e la centralità delle persone. Abbiamo inoltre apprezzato le capacità progettuali, la professionalità e il know-how di Ricoh che si pone come consulente in grado di identificare le soluzioni meglio rispondenti alle necessità”.