Controllo accessi, rilevazione delle presenze e gestione degli spazi

Quali sono oggi gli strumenti tecnologici
a disposizione del reparto HR per gestire al meglio
l’accresciuta mobilità delle persone in azienda?

Aldo Chiaradia, founder e CTO di Fluida.io
Smart Working significa non solo poter lavorare da luoghi diversi da quello tradizionalmente utilizzato, ma anche poter operare in diverse modalità, ad esempio con maggiore flessibilità di utilizzo del tempo all’interno della settimana, mentre si è in movimento, con diversi strumenti di interazione con i colleghi e minor controllo da parte della gerarchia organizzativa preposta. Ma affinché questo possa effettivamente verificarsi, i profondi processi di cambiamento metodologico, organizzativo e, infine, culturale, vanno interiorizzati e accettati dai vertici e dal management dell’azienda.
La tecnologia è fattore abilitante di questa trasformazione consentendo di raccogliere ed elaborare ogni informazione necessaria allo svolgimento del lavoro e alla sua rendicontazione. Non si può però dimenticare che ‘smart working’ non è disgiunto da “privacy”. Con il nuovo GDPR, è indispensabile che ogni componente del sistema tecnologico, al cuore di queste nuove forme di lavoro, garantisca il massimo di livello di privacy a tutti gli utilizzatori.
Attualmente all’interno delle organizzazioni la rilevazione presenze, la richiesta di ferie e permessi, la gestione delle spese di trasferta, l’assegnazione e la successiva misurazione di obiettivi (MBO), la programmazione delle attività formative… sono svolte, salvo poche eccezioni, da applicazioni diverse, su dispositivi diversi e difficili da utilizzare. La nostra visione è che si debba rapidamente passare da questo status quo frammentato a una più moderna, amichevole e, soprattutto, unica user experience, centrata sul dispositivo che accompagna ogni attimo della nostra giornata: lo Smartphone. A sua volta, lo Smartphone è connesso con la poderosa, ubiqua e sicura potenza di calcolo che il Cloud Computing già oggi offre. Un unico punto di accesso, dunque, predisposto per scambiare i dati raccolti, o richiesti, dalle persone, con i sistemi già presenti in azienda e che possono essere mantenuti attivi per le successive elaborazioni.
Grazie ai sensori disponibili nello Smartphone, è possibile non solo la semplificazione, l’aumento del comfort nell’utilizzo dei servizi per lo smart working, ma nascono anche nuove possibilità di automazione: la visione artificiale per il riconoscimento di persone e luoghi e la geolocalizzazione, consentono l’analisi di pattern comportamentali che possono automatizzare funzioni che le persone dovrebbero invece ripetere di volta in volta, nelle medesime situazioni.
Andando oltre, in un vicino futuro lo Smartphone potrà sfruttare la disponibilità di altri sensori che raccoglieranno molti altri dati personali e ambientali: l’analisi di questi dati con tecnologie di Artificia Intelligence potrà restituire alle persone, e alle aziende, per la loro parte, informazioni molto utili per il miglioramento del proprio stile di vita.

Massimo Hugnot, CEO & president di Peoplelink: L’introduzione dello smart working nell’ambito lavorativo italiano ha segnato un’importante innovazione, sia per le aziende che per i dipendenti. In pochi anni, soprattutto in alcuni settori di mercato, si è passati da una gestione del lavoro rigida e centrata sulla presenza in ufficio a una esattamente opposta, flessibile negli orari e libera nella scelta della postazione di lavoro. In pratica siamo passati dal concetto di azienda fortezza a quello di azienda aperta negli spazi e nel tempo.
Questo rinnovamento è stato possibile grazie alla continua evoluzione tecnologica che ha reso l’operatività da remoto semplice e accessibile a tutti. Le videoconferenze online hanno ridotto la necessità di spostamenti fisici alle persone; i software in cloud e l’utilizzo dei dispositivi mobile, quali smartphone e tablet, consentono di avere sempre a portata di mano tutti gli strumenti e le informazioni necessarie per registrare e verificare l’andamento delle attività lavorative e progettuali.
Il cambiamento non è solo mentale, ma anche operativo. Gli uffici HR hanno dovuto aggiornare, e spesso sostituire completamente, i software che utilizzavano per la rilevazione delle presenze e la gestione delle commesse e delle attività in quanto datati e obsoleti perché strettamente interconnessi con sistemi hardware di registrazione della timbratura. Dopotutto, come si può gestire un lavoratore in flessibilità se lo stesso è obbligato a timbrare la propria presenza o l’inizio e la fine della propria attività utilizzando un qualcosa di fisso e immobile? Impossibile.
Ed è proprio per risolvere questa crescente esigenza che sono nate specifiche app per smartphone, oltre a servizi cloud accessibili da un qualunque browser web, che permettono di validare la propria giornata lavorativa, certificare la quantità di tempo trascorsa su una determinata commessa/attività, richiedere istruzioni o informazioni aggiuntive ai project manager, verificare l’andamento di un progetto in tempo reale ed interagire con il proprio team senza la necessità di doversi riunire in ufficio. E forse, prime tra tutte, sono proprio le aziende che si occupano di risorse umane e rilevazione delle presenze, come la Peoplelink, che hanno dovuto portare, in un mercato oramai consolidato e poco propenso al cambiamento, una ventata di innovazione introducendo concetti come la timbratura via smartphone e la geo-localizzazione non tracciante per il completo rispetto delle normative sulla privacy.


Tito Gaudio, amministratore unico Elex : In commercio sono disponibili da tempo soluzioni web integrate nei sistemi di gestione delle presenze al lavoro che consentono a chi opera dalla propria abitazione o da una sede distaccata di registrare l’inizio e la fine della propria prestazione giornaliera. Il lavoratore ha anche la possibilità, attraverso strumenti di lavoro personali fissi o mobili (PC, tablet, smartphone ecc.), di consultare in dettaglio la situazione personale relativa alle ore lavorate, interloquire con il diretto responsabile per chiedere ferie e permessi, giustificare assenze e altre anomalie. In questa tipologia di prodotti è importante che siano adottati accorgimenti idonei, frutto soprattutto dell’esperienza maturata in campo a stretto contatto con una clientela eterogenea, in modo da garantire privacy, trasparenza, certezza della “timbratura” e sicurezza nell’interscambio delle informazioni.
Un sistema di gestione presenze al passo con i tempi, oltre a puntare sulla rete per interagire con i lavoratori che operano da remoto, deve integrare algoritmi di controllo e di calcolo più sofisticati rispetto al passato. Questo al fine di fare fronte sia all’elevata flessibilità richiesta in alcuni tipi di attività sia per adeguarsi ai regolamenti aziendali spesso articolati e complessi. Uno dei principali benefici offerti dai sistemi elettronici di rilevazione presenze e controllo accessi è di conciliare la sicurezza con la libertà operativa e di movimento fisico. Tutti gli eventi che si manifestano nell’ambito di un sistema sono rilevati, controllati e registrati al fine di essere archiviati e utilizzati in seguito per verifiche ed elaborazioni. Configurandosi alcune informazioni come dati sensibili, il tutto deve avvenire nella massima sicurezza.
Diverso è il discorso riguardante il controllo degli accessi fisici degli ingressi e delle aree interne dell’azienda che cede il passo a quello logico ubicato presso ciascun posto di lavoro remoto. In questo campo la biometria, in particolare le impronte digitali, potrebbe avere nei prossimi anni un ruolo decisivo per autenticare con sicurezza il lavoratore e consentire l’accesso alle informazioni.
Giancarlo Giunca,
Product Management Responsible Dormakaba
: I sistemi di rilevazione presenze, sempre più sviluppati in un’ottica cloud, permettono di acquisire timbrature in tempo reale e di offrire servizi ai dipendenti, come la visualizzazione delle timbrature e la possibilità di giustificare assenze mediante applicazioni su dispositivi con tecnologia IoT connessi in cloud, quindi senza la necessità di un’infrastruttura IT.
Grazie alla tecnologia Bluetooth, che supporta sia i sistemi Android che iOS, e alla tecnologia NFC, che al momento supporta solo Android, gli stessi supporti mobile, smartphone e tablet, possono da oggi sostituire il tradizionale badge e autorizzare l’accesso a una porta, un cancello o a servizi protetti.
I terminali e lettori dormakaba si interfacciano con i dispositivi mobili, con il mondo IoT e con piattaforme cloud sicure. In collaborazione con SAP sono stati sviluppati sistemi completi per il controllo accessi, la rilevazione delle presenze e la raccolta dati, permettendo ad esempio di gestire in tempo reale autorizzazioni di accesso dei dipendenti basate su una logica di ruolo e di responsabilità utente.

Veronica Albergotti,
direttore operativo di Umbra Control
: Umbra Control, analizzando il nuovo contesto e in risposta alle esigenze determinate dal cambiamento introdotto dallo smart working, si è trovata a riflettere su come rendere smart non solo il lavoro, ma anche la sua gestione sia dal punto di vista aziendale, sia del personale. Tra i diversi prodotti e servizi sviluppati e applicati, ha così preso forma un semplice software di gestione delle risorse umane che, sfruttando i vantaggi del web, rende disponibile un’interfaccia di comunicazione fruibile e intuitiva tra personale e azienda. GRUWeb è infatti uno strumento che assicura il miglior controllo sui dati raccolti, nel pieno rispetto della normativa GDPR. Il personale, connettendosi al proprio profilo tramite pc, smartphone o tablet, ha a disposizione in ogni momento ogni informazione utile per la programmazione del proprio lavoro. Da remoto, può così pianificare ferie e permessi, gestire richieste di rimborsi spese e trasferte, scaricare documenti riservati e buste paga, accedere alla propria cronistoria aziendale, prenotare corsi di formazione, prenotare o usufruire di particolari servizi (come la mensa o i buoni pasto maturati), visualizzare le comunicazioni nella bacheca di messaggistica aziendale e utilizzarla per organizzare la gestione degli spazi del luogo di lavoro, dalla prenotazione della scrivania alla sala riunioni.
Di conseguenza, l’ufficio HR dell’azienda ha sempre a disposizione uno strumento aggiornato in tempo reale con cui comunicare con i lavoratori, indipendentemente da dove essi si trovino.
Inoltre con l’applicazione Timbratura Mobile, basata sulla geolocalizzazione, un qualunque smartphone si trasforma in un terminale che permette al personale aziendale di timbrare la propria presenza sui diversi luoghi di lavoro, interfacciandosi con il software GRUWeb tramite autenticazione username/password oppure utilizzando lo smartphone come lettore NFC, Barcode o QR Code per scansionare il proprio badge. L’applicazione memorizza le timbrature nel dispositivo e in presenza di connessione disponibile (Wifi o SIM), le invia al server che ospita il software GRUWeb permettendo all’ufficio HR di visualizzare in tempo reale le presenze dei dipendenti con la relativa posizione GPS al momento della timbratura. Questo sistema risolve la gestione di personale in trasferta, autisti, vigilanza, assistenza domiciliare, manutenzione e facilita in generale la coordinazione e il controllo dei dipendenti svincolati dal luogo di lavoro. Non solo, grazie alla funzione GRUWeb Smart Mobile è possibile monitorare anche la produzione e rendicontare le commesse, semplicemente timbrando all’inizio e alla fine di una determinata attività; così l’azienda ha facile controllo non solo della presenza, ma anche delle diverse attività svolte dai dipendenti secondo la programmazione indicata.

Come gestire al meglio l’utilizzo degli spazi:
dal controllo degli accessi alla prenotazione
della postazione di lavoro e di sale riunioni?

Sylvain Trompette,
business development manager access control
Southern Europe, Axis Communications
:  Il controllo degli accessi fisici e il rilevamento delle presenze in sede sono un elemento chiave per l’ottimizzazione degli impianti e degli spazi (elettricità, riscaldamento, sale riunioni) in un’ottica di Smart building. Raccogliere dati su quante persone si trovano in una determinata zona dell’edificio possono essere utilizzati per regolare la temperatura o ridurre la luce nei corridoi. Altre aziende condividono anche risorse come ristoranti, sale riunioni o nursery. Il controllo degli accessi è un ottimo strumento da utilizzare per pianificare l’utilizzo di queste aree di condivisione. Dipendenti, visitatori, lavoratori temporanei che lavorano nell’edificio si sentiranno più liberi di gestire le diverse strutture e i servizi.
Il controllo avanzato degli accessi offre la possibilità di definire i report fornendo alcuni dati come ad esempio il traffico per ora su una porta o zona dell’edificio e la segnalazione di aree libere (sale riunioni o uffici) con nessuno all’interno per permettere di prenotare gli spazi.
Uno dei migliori strumenti per gestire lo spazio per la prenotazione e l’uso della sala riunioni è l’applicazione web per la gestione dei visitatori, che permette di prenotare on-line, ricevere un invito di Outlook per accedere automaticamente al calendario e ricevere un QR code da presentare davanti alla porta della sala riunioni a cui si desidera accedere. Se la soluzione con QR code è collegata ai diversi hardware presenti nella sala riunioni, è possibile immaginare che quando si accede alla sala riunioni si accenderanno il proiettore video, le luci, il Wi-Fi e l’alimentazione.
Axis Communications ha sviluppato un sistema di gestione di QR code integrato nella sua gamma di telecamere di videosorveglianza, videocitofoni e il suo IP Open Door Controller AXIS A1001 che può essere collegato alla rete dell’edificio, vicino alla porta, ed essere alimentato direttamente dalla rete grazie alla tecnologia PoE (Power over Ethernet). Conserverà in memoria le diverse prenotazioni e il calendario di prenotazione e la sua modalità offline garantirà il pieno funzionamento della sala riunioni.
Daniele Di Fausto,
CEO di eFM
: Mai prima d’ora gli uffici hanno vissuto un’evoluzione così profonda. Complici le innovazioni tecnologiche e la presa di coscienza dell’influenza degli spazi di lavoro sulla motivazione del personale e sui risultati di business, le grandi organizzazioni, ma non solo, stanno iniziando ad adottare nuovi modelli lavorativi. Attualmente l’80% dei dipendenti non è sufficientemente engaged e il 60% dello spazio a disposizione delle aziende non viene utilizzato. Lo spazio diventa una leva strategica in mano alle organizzazioni: smart working e flexible workplace sono i due concetti che stanno entrando prepotentemente negli uffici dei manager di alto livello e per la prima volta stanno portando a interagire strettamente la funzione che si occupa di patrimonio immobiliare con quella che ha cura delle risorse umane e tecnologiche. L’ufficio quindi non è più il luogo dove espletare la totalità del lavoro, ma diventa un luogo dove si favorisce la creatività, la concentrazione, l’interazione con i colleghi e con le persone di altre società. Si pensi al proliferare degli spazi di coworking. L’utilizzo parziale della postazione di lavoro favorisce l’applicazione del concetto della sharing economy: anche le scrivanie diventano condivise e prenotabili tramite applicazioni mobile e web. Per abilitare questi nuovi modelli di lavoro è necessario che gli uffici fisici e gli arredi integrino le innovazioni tecnologiche necessarie per comunicare e collaborare. Sensori integrati che monitorano l’occupazione della postazione (Real Time Occupancy Monitoring – RTOM), dispositivi che controllano in tempo reale lo stato del comfort abitativo (temperatura, luce, rumore, umidità…), sistemi che comunicano lo stato di utilizzazione degli spazi, infrastrutture wireless e soluzioni di accesso remoto sicure, strumenti di collaborazione che abilitano al lavoro in team o a incontri face-to-face, indipendentemente dalla localizzazione geografica dei partecipanti.
Integrando le informazioni sull’occupazione delle scrivanie con il BMS possono essere scritti algoritmi che consentono di azionare attuatori per la regolazione automatica di luci, raffrescamento e riscaldamento, tende motorizzate, impianti di sicurezza, ecc. Inoltre l’interoperabilità con i sistemi di gestione Integrated Workplace Management System (IWMS) rende attuabile la gestione automatizzata dei servizi di facility management e di space management. È possibile, infatti, interagire con le piattaforme di gestione dei servizi dei fornitori e aprire in automatico richieste di intervento, fornendo le informazioni necessarie per l’esecuzione dei lavori”.

Tito Gaudio, amministratore unico Elex : La possibilità di poter ottimizzare la fruizione degli spazi condivisi, in particolare dei locali adibiti alle riunioni di lavoro, è un’esigenza sempre più sentita nelle aziende di medie e grandi dimensioni. Un sistema elettronico di controllo accessi avanzato può gestire la prenotazione delle sale, controllare l’accesso alle stesse, misurare i tempi di permanenza e offrire altre funzionalità interessanti. Un passo avanti può anche essere fatto impiegando, al posto delle tradizionali serrature elettriche installate sulle porte, dispositivi meccatronici wireless quali cilindri e maniglie digitali, con un notevole risparmio nella realizzazione degli impianti. Il problema resta sempre e solo quello economico.

Veronica Albergotti, direttore operativo di Umbra Control : Il lavoro agile, meno vincolato a tempi e luoghi, richiede una gestione altrettanto smart sia per l’azienda, sia per il personale. La risposta di Umbra Control si chiama Keyentry: un software di controllo accessi via web,
L’azienda (controller) tramite un adeguato protocollo di sicurezza accede a un’interfaccia di rete con cui può monitorare da remoto e in tempo reale accessi e transiti di utenti, visitatori e automezzi su porte, cancelli, sbarre o tornelli che avvengono secondo delle regole di abilitazione configurate nel database (fasce orarie e giorni della settimana, controlli anti-pass back, etc). Tutti i dati sono facilmente e rapidamente consultabili e modificabili da qualsiasi pc, smartphone o tablet, svincolando il controller da una postazione fissa di lavoro e facilitando la gestione di realtà lavorative dinamiche come appunto spazi condivisi in co-working in cui diversi utenti possono accedere agli stessi ambienti ma in fasce orarie differenti, e si avvicendano magari con frequenza.
Anche dal punto di vista del personale utente, il software è sviluppato per riconoscere anche timbrature da dispositivi mobili, quindi attraverso un semplice smartphone o tablet è possibile accedere ai varchi dove il meccanismo di schedulatore automatico (automa) scansiona il “badge” virtuale tramite lettore NFC, Barcode o QR Code. Inoltre Keyentry è perfettamente integrabile con GRUWeb, così che l’utente viene identificato con un unico badge sia dai terminali di rilevazione presenze che da quelli di controllo accessi, con grandi vantaggi in termini di raccolta dati e informazioni che si traducono in risparmio di tempo e denaro, obiettivo generale delle soluzioni integrate.