Costruire l’ufficio intelligente

Il ‘working’ non può diventare ‘smart’ senza un ripensamento complessivo dell’organizzazione del lavoro, degli spazi e delle tecnologie. Per dirla con uno slogan semplice ed efficace: “non esiste smart working senza uno smart office”. E a questo possiamo aggiungere altri due concetti importanti: costruire uno smart office è molto di più che sostituire i pc desktop con sistemi notebook, e fare smart working è molto di più che leggere la posta elettronica da casa o sul treno.
Quanto detto può sembrare una banalità, ma in uno scenario in cui il lavoro agile è destinato ad aumentare, va considerato il fatto che molte esperienze, nate con le migliori intenzioni, possono rivelarsi deludenti, se non addirittura rischiose, quando si trascurano elementi fondamentali per abilitare un lavoro in mobilità di qualità.
Configurare l’ufficio intelligente significa per un’azienda ripensare profondamente l’utilizzo degli spazi in funzione di una migliore vivibilità e di un’ampia disponibilità di luoghi di condivisione tra le persone che devono condividere, anche da remoto, progetti e attività di business. Vuol dire inoltre agire sulla leva del cambiamento culturale perché la qualità del lavoro va misurata sempre più sugli obiettivi e non sulle ore di presenza in azienda, e vuol dire riconsiderare l’architettura delle soluzioni tecnologiche per abilitare uno smart working sicuro, affidabile ed efficace.
In questo articolo, che inaugura la rubrica che Officelayout dedica alle nuove tecnologie, spostiamo il punto di osservazione focalizzandoci sugli strumenti che, insieme al progetto degli spazi, sono fondamentali per innescare il cambiamento culturale che le aziende devono affrontare e gestire quando approcciano il tema dello smart working.

Virtualizzazione del desktop

In una logica di smart working dipendenti e collaboratori possono accedere a dati e informazioni aziendali, e utilizzare specifiche risorse per comunicare con colleghi e clienti, da qualsiasi luogo e in qualsiasi orario, per dirla in altre parole ‘always on, any time any where’.
Pensare a un’architettura ICT che governi tutto questo significa quindi guardare sia all’interno dell’ambiente aziendale, sia all’esterno, e lo sforzo deve essere quello di assicurare lo stesso livello di qualità di servizio in termini di prestazioni e sicurezza in entrambe le situazioni.
Le criticità che devono essere prese in considerazione sono un possibile aumento della complessità di gestione delle risorse IT, problemi sul fronte della sicurezza degli asset informativi aziendali e aspetti legati alla privacy. In questo quadro le soluzioni di gestione centralizzata del workplace digitale rappresentano una valida risposta alle problematiche che si aprono sul fronte sicurezza e management delle risorse IT sia hardware che software. Oggi tale opzione può essere abilitata utilizzando una piattaforma di Virtual Desktop Infrastructure da installare sui server aziendali oppure attraverso un servizio Desktop as a Service (DaaS) su piattaforma cloud.
Con la prima soluzione dati e applicazioni che ogni utente utilizza nel suo lavoro non sono più installate localmente nello spazio di memoria del sistema individuale (pc desktop, thin client, laptop e ogni altro tipo di portatile, compresi smartphone e tablet), in quanto ogni utente viene associato a uno spazio virtuale, che fisicamente risiede nel data center o sui server aziendali. Così ogni volta che l’utente accede a quest’area dedicata, dai suoi client abituali, ritrova le applicazioni e i dati con i quali lavora. Tutti gli spazi virtuali degli utenti di un’azienda sono quindi memorizzati in un ambiente di storage che a livello logico può essere considerato centralizzato, e molto spesso lo è anche nella realtà. Grazie a questo il responsabile IT interviene su un unico sistema per aggiornare le soluzioni di sicurezza che proteggono applicazioni e informazioni aziendali, svolgere le attività di back up e disaster recovery sui dati critici, realizzare gli upgrade alle nuove versioni dei software utilizzati dagli utenti e amministrare i profili di autorizzazione all’accesso al patrimonio informativo aziendale.
Sebbene siano evidenti i vantaggi di una gestione dei computer centralizzata è consigliabile, prima di implementare una soluzione di questo tipo, svolgere un’attenta analisi sul rapporto costi e benefici. Quando da questa emergono esiti che sconsigliano l’investimento diretto in una soluzione di Virtual Desktop Infrastructure, la strada alternativa può essere quella di optare per un fornitore di servizi cloud che eroga soluzioni Desktop as a Service dietro il pagamento di un canone di abbonamento per postazione di lavoro gestita. In questo caso l’intera gestione dell’infrastruttura e la connettività verso l’azienda sono due punti critici da tenere sotto controllo e garantire attraverso la sottoscrizione di Service Level Agreement all’interno del contratto di servizio che si andrà a sottoscrivere con il cloud provider scelto.

Collaborazione, comunicazione e integrazione delle informazioni

Tra le soluzioni che permettono di configurare un ambiente di smart office vi sono sicuramente quelle di Unified Collaboration & Communication, ovvero i sistemi che consentono alle persone di un team di interagire tra loro anche da remoto, mettendo a disposizione funzionalità di chat, o instant messaging, di audio e video conferenza e di quanto serve per l’organizzazione e la gestione di meeting.
In quest’area l’offerta di mercato è molto ampia e variegata: da software on premise a servizi disponibili via cloud, mentre in diversi casi alcune soluzioni risultano essere vendute in ‘bundle’ con centralini telefonici fisici o con sistemi per sale di teleconferencing.
Non solo, smart office significa anche partecipare a incontri dove un documento aziendale presente sul notebook del manager che organizza la riunione viene presentato su uno schermo capacitivo sul quale gli intervenuti al meeting possono scrivere delle note direttamente a video e, alla fine della riunione il documento, viene salvato nel cloud con tutte le modifiche, e inviato automaticamente al software di collaborazione o all’indirizzo di posta elettronica di ogni partecipante. Lo stesso documento può essere anche riprodotto fisicamente sulla stampante o sul multifunzione più vicino alla sala dove si è svolta la riunione. Tale esperienza si può realizzare già oggi anche nei meeting organizzati con utenti remoti, dove lo schermo capacitivo visualizza sia il documento condiviso, sia i partecipanti alla riunione.

Stampare, visualizzare e gestire i documenti

Può sembrare strano, ma anche in epoca di smart working, l’utente aziendale che sia in sede o in uno spazio esterno, prima poi avrà la necessità di stampare. Più facile esaudire questa esigenza se si trova a lavorare in ufficio o presso uno spazio di co-working, mentre da casa, in treno o in un bar, oggi deve per lo più rinunciare o rimandare l’operazione a un momento in cui troverà la disponibilità di un sistema di stampa ‘pubblico’ facilmente accessibile, oggi però non così diffusi.
Naturalmente sta crescendo il lavoro ‘paperless by default’ ma in questi anni la realtà rimane fondamentalmente ‘ibrida’, e quindi con le logiche del printing in molti ambienti aziendali si continuerà ad avere a che fare ancora per diverso tempo. In questi, semmai, oggi la sfida è rendere i processi di stampa più efficienti.
Un secondo elemento sicuramente utile nell’ambito dello smart working sono poi le piattaforme di document management che gestiscono il flusso documentale all’interno dei processi aziendali che prevedono la condivisione di informazioni e fasi di approvazione in cui intervengono più soggetti. In alternativa a questi si può pensare di utilizzare delle soluzioni enterprise di sharing dei documenti che ricalcano il modello di funzionamento di DropBox, ma che sono state configurate per le esigenze specifiche degli utenti professionali.

Qualità della connessione fattore fondamentale

Un requisito fondamentale, per abilitare uno smart office che garantisca esperienze senza compromessi nelle prestazioni dei sistemi coinvolti, è la qualità delle connessioni di rete.
Non si può infatti prescindere da una adeguata copertura Wi-Fi, sicura per tutte le aree aziendali e in grado di garantire connettività per tutti device (stampanti, sistemi multifunzione, videoproiettori e schermi installati nelle sale riunioni o in altri luoghi di interesse e sistemi di videocomunicazione e telepresence). In azienda se la qualità del Wi-Fi non è uniforme c’è sempre la soluzione ‘B’, ossia il collegamento via cavo alla rete aziendale e agli altri device dell’ufficio; non proprio una soluzione smart, ma sicura ed efficace in mancanza di un Wi-Fi di qualità.
Per quanto riguarda invece la connessione in esterno del mobile worker, sia per accedere alle applicazioni aziendali sia alla rete pubblica semplicemente per leggere la posta elettronica, come sempre la qualità della performance dipende dalla copertura e dalla potenza del segnale garantita dal gestore della connettività mobile.
In questo caso l’accorgimento consigliato è utilizzare applicazioni che permettono di continuare a lavorare anche quando si è offline, e che si riallineano automaticamente alle applicazioni del sistema informativo aziendale, o inviano i messaggi già preparati ma non spediti, quando la rete torna disponibile.
La risoluzione definitiva dei problemi di connessione wireless su tutto il territorio nazionale, è per molti demandata al passaggio al 5G, che dovrebbe risolvere le criticità ancora presenti. A oggi non sappiamo però quale sarà il grado di copertura garantito a livello nazionale della nuova tecnologia di connessione e quindi non possiamo che aspettare e vedere come andranno le cose.