Huddle room: mini sala riunione o estensione del desktop?

Il concetto di huddle room si presta a una duplice lettura: come una nuova interpretazione della sala riunioni, più raccolta ed efficace, o dal capo opposto come un’estensione del desktop sempre più spesso cuore della collaborazione fra colleghi. Si tratta infatti di ambienti a metà strada fra le classiche, grandi e costose, sale riunioni e le potenzialità offerte dal desktop attraverso applicazioni di Unified Communication and Collaboration (UCC) che contribuiscono a migliorare il livello di interazione tra le persone. Per capirne l’essenza è utile soffermarsi sul termine “huddle room”, dove “to huddle” significa riunirsi in gruppi piccoli, informali e spesso fissati all’ultimo momento.
“Nel gergo sportivo del football americano con ‘huddle up’ si indica il momento in cui la squadra si riunisce velocemente sul campo per motivarsi, decidere una strategia o celebrare una vittoria e poi via, di nuovo tutti in campo – precisa l’architetto Jacopo della Fontana dello studio di progettazione D2U –. Quindi per analogia le huddle room nell’ufficio contemporaneo sono spazi che permettono di riunirsi, a porte chiuse, per una riunione informale anche improvvisa. Quando una sala riunioni vera e propria sarebbe troppo grande o quando è difficoltoso trovare un punto di appoggio per discutere coi colleghi in open-space sempre più affollati, dove tra l’altro si rischia di causare disturbo e di distrarre chi non è coinvolto. Le motivazioni che hanno portato alla diffusione di questi spazi sono dunque strettamente legate alla progressiva ‘spersonalizzazione’ della scrivania che, divenuta un ormeggio temporaneo intercambiabile, porta a trascorrere parte del tempo in ufficio alla ricerca di una “baia” ove ormeggiarsi, per una sosta breve o per un tempo più lungo. Si tratta dunque di un’ulteriore evoluzione e ottimizzazione degli ambienti di lavoro open space dove gli spazi di incontro e socializzazione diventano l’asset più importante e ricercato per portare a termine momenti di brain storming con colleghi e collaboratori in sede o collegati da remoto”.
Fra i motori della diffusione delle huddle room anche la consapevolezza che circa un terzo dei lavoratori, nel presente o nel vicino futuro, usa postazioni mobili o è attivo da remoto; non ultima, la necessità di ridurre i costi delle trasferte e quindi di agevolare i sistemi di interazione in tempo reale da luoghi fra loro lontani.
“Le huddle room rappresentano un’area confortevole, tecnologica e di design che è oramai parte integrante della comunicazione e collaborazione di una forza lavoro dinamica, aperta alle tendenze tecnologiche e sociali, ed è particolarmente efficace per un segmento di utenti sempre più ampio che richiede maggiore flessibilità nel proprio lavoro– afferma Cristian Fagiani, sales and marketing director di Frezza –. Questi spazi offrono infatti un approccio più flessibile per svolgere la propria attività in un ambiente meno formale, che le rende un catalizzatore per i millennial che cercano un’oasi di collaborazione. Rispetto a qualche decennio fa in cui la tecnologia di collaborazione era integrata e limitata solo a grandi e costose sale riunioni, l’implementazione di comodi micro-ambienti, corredati di servizi audio e video conferenza, sta diventando strategica nel supportare la collaborazione sia per i dipendenti interni che quelli remoti nel sentirsi inclusi e parte attiva della conversazione. Non solo, all’interno di questi ambienti, confortevoli e connessi, risulta più semplice incoraggiare un team di lavoro nel condividere obiettivi e strategie”.
È l’architetto Bruno De Rivo dello studio di architettura e ingegneria e45 a definire e declinare ulteriormente il concetto di huddle room: “la huddle room è una stanza dove confrontarsi de visu coi colleghi, in maniera collaborativa e interattiva, siano essi al tavolo o nello schermo durante videocall. Nel corso degli anni si è assistito allo svecchiamento della classica meeting room, scoprendone un crescente sottoutilizzo e un progressivo abbandono. I nostri time utilization study hanno dimostrato che in molti casi è più proficuo suddividere le sale riunioni in due o tre huddle per ottimizzarne l’utilizzo. Sempre più spesso infatti il cliente multinazionale, e non solo, ha un crescente bisogno di spazi di collaborazione da usare “al volo” o dove ci si possa sedere e confrontarsi, magari collegandosi a un monitor per vedere una presentazione o per parlare con il collega lontano. Non vi è ancora però piena consapevolezza della potenzialità di questi spazi. Spesso dobbiamo mostrare ai nostri clienti alcuni esempi di huddle room, perché non le conoscono e non sanno come possano funzionare, ma dopo averle previste nei loro open space, ne vorrebbero di più e si pentono di non averci pensato prima!”.

Un fenomeno in crescita

A confermare la rapida diffusione delle huddle room i dati raccolti nel white paper redatto da Frost&Sullivan – società di consulenza aziendale statunitense specializzata in ricerche di mercato e strategie di crescita – secondo cui entro il 2022 il 70% delle sale riunioni tradizionali verrà sostituito dalle più produttive huddle room. Questo non significa che le classiche sale riunioni spariranno dalla pianta degli uffici, ma che il loro uso verrà ridotto: presumibilmente le tradizionali sale per meeting verranno usate per le riunioni iniziali e finali dove diversi interlocutori partecipano alla definizione di grandi progetti, mentre il percorso intermedio, dove i gruppi di lavoro diventano più piccoli e più ‘pratici’, si svolgerà nelle huddle room.
Forst&Sullivan definisce così l’identità e i motivi del futuro successo: “le huddle room sono le aree in cui si realizzerà la vera collaborazione: piccoli team lavoreranno con colleghi presenti da remoto per prendere decisioni, sviluppare progetti e aumentare produttività e organizzazione. Per ottimizzare queste opportunità, le aziende dovrebbero considerare le huddle room non tanto come piccole sale riunioni, ma piuttosto come estensioni del desktop, dove sistemi di comunicazione e collaborazione avanzati potranno agevolare interazioni efficaci e produttive”.
D’altro canto se, oggi, il desktop del singolo professionista, grazie a software innovativi, si è evoluto consentendo di raggiungere colleghi ovunque e di condividere documenti, rimane comunque un problema il contesto di lavoro, considerando la logistica degli open space e il rischio di disturbare i colleghi durante le telefonate con più soggetti. La soluzione è, dunque, offrire ai lavoratori spazi in cui riunirsi che siano di semplice accesso ed equipaggiati con sistemi audio e video user-friendly.

Dal progetto all’allestimento  

Il concetto di huddle room e il modo in cui questo spazio è utilizzato varia a seconda dell’organizzazione, del luogo, del mercato di riferimento e della cultura dell’azienda.
“A monte della vera e propria progettazione di una huddle room, è necessaria una fase preliminare di studio per definire le modalità organizzative dell’azienda a cura di una società di progettazione specializzata e familiare con le dinamiche degli spazi di lavoro – puntualizza Jacopo della Fontana –. È necessario definire i team funzionali, le persone coinvolte e le modalità lavorative di quelli che una volta si chiamavano ‘dipartimenti’ e che oggi tendono a essere gruppi di lavoro molto più fluidi, pur rappresentando sempre i macro sottoinsiemi dell’azienda. Questa fase porta alla elaborazione di uno ‘space budget’ che qualifica non solo gli huddle, ma tutte le diverse tipologie di spazi di lavoro, rappresentando un utile strumento per capire la dimensione degli spazi da ricercare sul mercato o, nel caso di sede esistente, come rendere più efficiente gli spazi per ospitare più collaboratori”.
Stabilite quindi le specifiche necessità di ogni committente, si arriva al layout dello spazio, che poggia su alcuni cardini fissi: deve contenere piccoli gruppi da 3-6 persone, occupare fra i 6 e i 10 mq ed essere disponibile in ogni piano o area di lavoro, perché sia facilmente raggiungibile quando si presenta la necessità di organizzare riunioni rapide ed estemporanee, anche perché per le riunioni più strutturate sono previste altre aree, tra le quali le tradizionali sale riunioni.
La filosofia che guida le scelte di allestimento segue il concetto fondante delle huddle room: devono essere spazi flessibili, leggeri e funzionali, con i requisiti fondamentali di ogni spazio di collaborazione: insonorizzazione e fonoassorbenza, predisposizione di ogni device necessario alle videocall e alla condivisione.
“Dal punto di vista compositivo, solitamente viene prevista una huddle room ogni 20-30 scrivanie, facendo in modo di averne sempre almeno una per piano, collocata possibilmente in zona centrale – precisa Bruno De Rivo –. Essendo infatti presenti apparecchiature video è meglio posizionare le huddle room nelle zone più interne, lontane dalla facciata, per evitare che la luce naturale comprometta la visione e la resa delle immagini. Anche sotto il profilo degli allestimenti le scelte sono diverse rispetto a quelle compiute nel caso di interior design di tradizionali meeting room: è frequente l’uso di tavoli più alti rispetto alle classiche scrivanie (100 cm contro i 75 cm) e di sgabelli operativi ad altezza maggiorata. In il layout prevede un tavolo addossato alla parete dove è montato il monitor, il che permette di avere degli huddle anche molto piccoli da 4 o 5 persone. Ci si può orientare su sistemi d’arredo integrati che molte aziende offrono, oppure su soluzioni custom. L’illuminazione oltre a essere confortevole deve focalizzarsi sul piano e sul volto delle persone in modo che vengano bene in video. Infine è di fondamentale importanza la progettazione acustica: è necessario insonorizzare l’ambiente verso l’esterno per evitare che le videocall possano arrecare disturbo alle aree limitrofe, e al tempo stesso vanno previsti materiali fonoassorbenti per attenuare il riverbero. In presenza di pareti vetrate una soluzione è quella di installare all’interno delle tende acustiche che hanno la duplice funzione di tutela della privacy e di segnalare se la huddle room è libera o occupata, oltre ad assorbire le onde sonore che rimbalzerebbero altrimenti sul vetro provocando fastidiosi effetti di risonanza”.
Entra nello specifico Jacopo della Fontana: “la progettazione acustica deve limitare la trasmissione del suono tra interno ed esterno e favorire l’intellegibilità del parlato all’interno dell’ambiente. Deve essere quindi previsto un valore di abbattimento acustico delle pareti intorno a 42dB, una porta con battuta perimetrale e materiali ad assorbimento acustico a parete, soffitto e/o pavimento.
La dimensione ridotta di questi ambienti rende opportuno un adeguato ricambio d’aria, mentre non è essenziale una climatizzazione sofisticata visto che non è previsto un uso prolungato. Il controllo della qualità, sostenibilità e ciclo di vita dei materiali fa parte degli huddle come di tutti i materiali di progetto. L’allestimento e l’arredo invece possono e devono essere piuttosto variati e anche facili da riconfigurare per nuove esigenze. Occorre che siano spazi invitanti e che si facciano notare, con un carattere di appeal dichiarato, arredati con materiali e colori che si distinguono dal resto dell’ufficio. Avendo poi l’opportunità di crearne più di una, meglio prevedere allestimenti diversi da huddle a huddle”.

La tecnologia al centro

Nate per offrire uno spazio di collaborazione efficace, le huddle room devono avere precise caratteristiche tecnologiche, ne dà conferma Pierfrancesco Coluzzi, CEO di VideoGecom, azienda specializzata in sistemi di videocomunicazione: “Le dotazioni tecnologiche delle huddle room devono rispettare il requisito di immediatezza di utilizzo. Aspetto fondamentale è dunque la velocità di fruizione della tecnologia affinché l’huddle space funzioni in modo semplice e con il minor numero di interazioni. Questi ambienti, tecnologicamente semplici, integrano dunque diverse funzionalità attivabili con un semplice click, anche da risorse non IT. A seconda delle funzioni necessarie è possibile prevedere diversi allestimenti tecnologici: si parte da una configurazione più semplice con un monitor di presentazione, passando all’audio conferenza fino all’integrazione con piattaforme di Unified Communication.
Uno degli aspetti fondamentali da considerare nella progettazione di uno spazio huddle è sicuramente l’inquadratura: in questi spazi si utilizzano camere con inquadratura wide angle in grado di inquadrare un campo largo ma molto vicino al punto di ripresa. VideoGecom analizza inoltre aspetti come il trattamento acustico dell’ambiente e il relativo impianto microfonico, l’utilizzo di display touchscreen e di presenter wireless che abilitano il paradigma BYOD. Tutti questi accorgimenti rendono smart l’Huddle nell’utilizzo di presentazioni e i meeting dinamici.
Un ulteriore step è rappresentato dalle funzioni di room booking e di automazione di sala che permettono di creare scenari di utilizzo automatizzato di questi ambienti. A tendere, con l’integrazione di soluzioni di Intelligenza Artificiale, sarà possibile prenotare questi ambienti completi delle funzioni utili all’incontro, in quanto la tecnologia riconoscerà l’utente e predisporrà automaticamente la sala seguendone le preferenze”.
Conferma Stefano Durante, Ceo di Durante Group, società dedicata alla system integration: “Monitor per la visualizzazione dei contenuti, anche interattivi, sistemi wireless per la condivisione delle informazioni e sempre più frequentemente sistemi di videoconferenza sono i temi tecnologici che caratterizzano le huddle room. Non va dimenticato che il punto di partenza nella progettazione di uno smart workplace è la user experience. Design, arredo, dispostivi e software devono essere integrati e orchestrati sinfonicamente. È questa la sfida odierna. Per questo motivo Durante ha al proprio interno un team di progettazione formato da architetti multimediali in grado di realizzare il design completo degli ambienti, inteso come integrazione tra spazio, ergonomia, comfort ambientale, risparmio energetico e tecnologia, coordinandosi con le figure coinvolte nel progetto al fine di armonizzare la fruizione di questi ambienti”.
Ma quale investimento è bene prevedere quando si intende inserire una huddle room nel layout dell’ufficio? Non servono grossi investimenti per poter accedere alle soluzioni più efficaci. Uno degli accorgimenti, soprattutto nei building dove si è in presenza di un numero elevato di huddle room, è standardizzare il più possibile la tipologia di hardware e scegliere apparati che possano essere aggiornati e mantenuti da una piattaforma centralizzata. Così facendo i costi della manutenzione si riducono e molte delle operazioni e funzionalità sono attivabili.
Racconta Stefano Durante: “con l’evoluzione tecnologica e l’avvento del cloud, Durante ha impostato la propria offerta di valore basandosi su un modello as a service grazie al quale l’allestimento delle sale non si paga più one shot, ma con canoni mensili che garantiscono qualità del servizio, monitorato attraverso Service Level Agreement, e producono un ritorno dell’investimento dal primo giorno. La gestione e il monitoraggio effettuate da un sistema centralizzato consentono inoltre servizi di manutenzione evolutiva che garantiscono la disponibilità e livelli di servizio adeguati per il ripristino in caso di guasto delle tecnologie”.