Il ruolo della trasformazione digitale nell’ufficio ibrido

Lo spazio di lavoro ibrido rappresenta una “nuova normalità” a cui ci stiamo adattando durante la pandemia, ma è anche il futuro degli ambienti di lavoro.
Gli spazi di lavoro ibridi presentano infatti numerosi vantaggi. Nel breve termine forniscono alle organizzazioni la flessibilità e l’agilità necessarie per rispondere all’attuale clima economico in costante cambiamento, offrendo ai lavoratori un migliore equilibrio tra vita professionale e vita privata, tempi di spostamento ridotti e l’opportunità di vivere lontano dai principali snodi cittadini. Mentre, a lungo termine, gli spazi di lavoro ibridi contribuiscono a rafforzare la resilienza e la scalabilità in un mondo in rapida evoluzione, migliorando al contempo la soddisfazione del personale.
Per implementare un ambiente di lavoro ibrido le aziende devono adottare un approccio strategico, identificando le nuove tecnologie e i nuovi servizi che servono per promuovere produttività, connettività e sicurezza, come è emerso dall’intervista con Simona Galbussera, marketing communication manager di Kyocera Document Solutions Italia.

 OL: In che modo la trasformazione digitale può supportare l’alternanza tra lavoro da remoto e lavoro in presenza?

S.G.: Accelerato dalla pandemia, lo smart working è diventato dapprima una necessità e successivamente una realtà consolidata per molte aziende. Oggi siamo di fronte a nuove modalità organizzative, che fanno pensare a un futuro lavorativo sempre più ibrido, dove ambienti digitali e fisici devono poter convivere, per garantire la produttività e la continuità del business.
Il luogo di lavoro come lo abbiamo conosciuto è dunque cambiato radicalmente e la trasformazione digitale si è rivelata l’unica via attraverso la quale si può realizzare questo percorso di cambiamento.
Gli strumenti digitali aiutano a creare un ambiente di ufficio tecnologico dove vengono abbattuti i confini tra ufficio fisico e online e dove comunicazione, collaborazione, produttività e apprendimento sono aspetti chiave. Questi strumenti includono la digitalizzazione e archiviazione di documenti e dati, soluzioni per la condivisione delle informazioni, la collaboration e la sicurezza.
A conferma dell’importanza della digitalizzazione in contesti ibridi ci sono i risultati di uno studio del 2021 a cui abbiamo collaborato: “Reshaping Productivity” di The Economist Intelligence Unit. L’obiettivo era analizzare le implicazioni del lavoro a distanza su organizzazioni, dipendenti e produttività. Due terzi dei business leader hanno dichiarato che il lavoro a distanza continuerà in qualche forma oltre la pandemia, con il 39% degli intervistati che ha assistito a un aumento della produttività da quando la pandemia ha forzato l'adozione di pratiche di lavoro a distanza. Lo studio ha trovato una forte correlazione positiva tra l'aumento della produttività e il supporto dei dipendenti nell'adozione di strumenti digitali, come strumenti di collaboration, soluzioni per i workflow digitali e applicazioni per la gestione dei progetti online. Le aziende che hanno investito negli strumenti giusti per consentire ai dipendenti di lavorare da casa ne stanno sicuramente beneficiando in termini di aumento della produttività, business continuity, resilienza aziendale e innovazione dell'ambiente attuale.

OL: Quali i passi da seguire per rendere efficace il lavoro ibrido e favorire la competitività delle organizzazioni?

S.G.: L’efficacia del lavoro ibrido si misura sulla capacità delle imprese di rimanere competitive in uno scenario in evoluzione. In aiuto alle aziende arrivano le soluzioni di Enteprise Content Management (ECM), un approccio sistematico alla gestione dei contenuti e documenti per tutto il loro ciclo di vita, in grado di rendere le attività aziendali più efficienti e snellire i processi, aumentando la produttività e minimizzando i rischi legati alla sicurezza. Disporre di contenuti digitalizzati e poter accedere alle informazioni giuste nel momento in cui servono, sia in ufficio che da remoto, favorisce la collaborazione, limita l’errore umano e assicura che vengano utilizzati solo documenti approvati. Avere a disposizione strumenti in grado di garantire la flessibilità del lavoro diventa fondamentale per permettere alle aziende di continuare a essere produttive.

OL: Con riferimento al tema della sicurezza, quali considerazioni è importante fare e come deve agire l’azienda per proteggersi?

S.G.: Nel mondo del business si parla sempre di più di data society, una realtà in cui le decisioni vengono prese in base a risultati ricavati dall’elaborazione corretta dei dati. Per questo motivo gli aspetti qualitativi, l’affidabilità e la sicurezza del dato sono fondamentali. La sicurezza, in particolare, deve essere trasversale a tutti sistemi e a tutti i processi, siano essi gestiti in ufficio o al di fuori del perimetro aziendale. Servono strumenti che garantiscano la sicurezza dei contenuti, ad esempio consentendo solo alle persone autorizzate di poter creare, aggiornare e/o cancellare particolari documenti e agli amministratori di monitorare i flussi di informazioni e la tracciabilità degli accessi. 
Grazie alle soluzioni di Enterprise Content Management (ECM) è possibile autenticare le persone che cercano di accedere a un archivio e gestire i controlli di accesso ai singoli file e/o cartelle, determinando chi può creare, leggere, aggiornare ed eliminare i vari file. Tutte le interazioni sono registrate e gli amministratori possono disporre dei dati per monitorare e verificare i flussi documentali.
Inoltre è strategico il monitoraggio continuo delle reti aziendali per rilevare i rischi in tempo reale, potendo agire sugli attacchi informatici prima che possano avere un impatto sulle attività.

OL: Uno degli aspetti del lavoro ibrido è il fatto che le persone lavorando a distanza hanno minori possibilità di interazione. In che modo la tecnologia può connettere le persone e compensare questa mancanza?

S.G.: Sicuramente il lavoro ibrido ha portato con sé anche degli squilibri e creato degli ostacoli al team working come lo abbiamo sempre vissuto. Ripensare gli spazi aziendali e la loro organizzazione, dotarsi delle corrette tecnologie per mantenere la produttività non è sufficiente. È importante pensare al fattore umano e mantenere un approccio all’innovazione, che tenga conto dei singoli individui e che sia centrato sull’empowerment delle persone e sul change management. Soluzioni per la collaboration, percorsi di e-learning centrati sul well-being, team building virtuali, coinvolgimento del management in una gestione dei team innovativa, possono essere una marcia in più sul mercato per trattenere i talenti e attrarre nuove risorse, assicurando un perfetto equilibrio tra la produttività e il benessere delle persone.

Una strategia per creare spazi di lavoro ibridi basata su tre fasi

 1 – Fornire gli strumenti giusti al team
Il primo passo per creare uno spazio di lavoro ibrido è fornire al team l’hardware di cui ha bisogno per poter lavorare in ogni luogo. Gli strumenti necessari variano a seconda delle esigenze dei dipendenti, ma due dispositivi sono imprescindibili: computer e stampanti.

2 – Connettere le persone
Mentre i luoghi di lavoro tradizionali consentono la collaborazione grazie alla vicinanza in un ufficio centralizzato, negli ambienti di lavoro ibridi lavorare insieme da più postazioni rappresenta una sfida. Per superarla, servono soluzioni e strumenti che permettano di connettere persone e infrastrutture anche a distanza. È necessario poter condividere documenti, accedere a file a distanza e fornire strumenti di comunicazione che consentano interazioni sia formali che informali.

3 – Ottimizzare i processi
Uno dei primi passi è migliorare le competenze del personale nelle aree in cui l’organizzazione presenta delle lacune. Sebbene la pandemia COVID-19 abbia dato priorità alle competenze base necessarie per lavorare a distanza, servono programmi di formazione a lungo termine con un approccio più olistico. Si prevede che la richiesta di competenze tecnologiche,  sociali ed empatiche crescerà, mentre diminuiranno i lavori che richiedono soprattutto abilità fisiche, manuali o cognitive minime.

Kyocera Document Solutions offre un approccio all’insegna della centralità del cliente. L’esperienza nell’intero ciclo di vita dei documenti e nei servizi ICT le consente di fornire supporto e consulenza strategica per l’implementazione di spazi di lavoro ibridi, dall’ hardware al software, fino all’ottimizzazione dei processi di lavoro.

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