Il valore strategico dell’ufficio 4.0

Sempre più nelle organizzazioni l’importanza del lavoro di gruppo sta oscurando quella un tempo data al singolo lavoratore. Dal bisogno di aver tutti i dipendenti, o quasi, riuniti in una o più sedi si passa all’esigenza di avere team di dimensione ridotta che si auto-organizzano e che possono essere dislocati in diversi luoghi, se non addirittura Paesi. La connessione tra persone viene in parte virtualizzata e supportata da nuove tecnologie che portano l’accesso alle informazioni e la collaborazione a livelli prima impensabili. Accanto a questo c’è l’aspettativa che sempre più le persone in azienda sappiamo pensare e agire con spirito imprenditoriale, che l’innovazione diventi parte integrante della cultura e del modo in cui si fanno le cose, che la gerarchia diventi sempre più sfumata e, più in generale, che le aziende spostino l’attenzione da un focus pressoché esclusivo sui profitti a obiettivi più ampi di prosperità e di benessere. Una trasformazione che lo spazio fisico deve interpretare e far propria, fornendo nuove risposte. Cambia dunque l’approccio agli spazi in considerazione del fatto che la scrivania non è più il luogo privilegiato per lo svolgimento della propria attività. È l’intera la superficie degli spazi ufficio a essere considerata luogo di lavoro, la stessa mensa, trasformata in ristorante aziendale, spesso rimane aperta durante tutto l’arco della giornata lavorativa. Non solo l’ufficio travalica i confini fisici della sede aziendale, diventa liquido e si ramifica nella città assumendo diverse sembianze in funzione del contesto in cui viene svolto, sia esso un coworking, la hall di un albergo o la propria abitazione.

Dunque spazi fisici, tecnologie e organizzazione aziendale sono i pilastri del cambiamento in atto, ma come far sì che portino effettivi benefici? Se n’è discusso nel corso dell’edizione romana di OLMeet 2019 che ha preso in esame la trasformazione dello spazio ufficio da diversi punti di vista. Progettisti, medici del lavoro, facility manager, responsabili risorse umane, aziende dell’arredo ufficio e realtà del mondo ICT hanno illustrato lo stato dell’arte della ricerca che, seppur con approcci diversi, pone sempre al centro il benessere della persona nel luogo di lavoro.

Gli spazi di lavoro come leva di innovazione

“Approcciare lo Smart Working per un’organizzazione oggi vuole dire ripensare la work experience dei propri collaboratori sovvertendo le logiche del dove, come e quando. Dunque, mai come oggi, la flessibilità degli spazi di lavoro gioca un ruolo strategico nella valutazione di un’opportunità di carriera” ha affermato Mauro Mordini, country manager Italia di IWG, realtà che raggruppa i brand Regus, Spaces, HQ, Signature e No18. A dimostrarlo è la “Global Workspace Survey” di IWG, che evidenzia come per il 70% degli italiani, il 75% nel mondo, il lavoro flessibile sia ormai la nuova norma. Ma cosa significa “flessibile”? Se per il 27% delle persone è gestire il carico di lavoro in modo indipendente, per un altro 27% equivale a scegliere la sede di lavoro. Non solo: poter decidere dove lavorare ha la stessa importanza del trattamento economico. Tra i benefici di questo approccio, anche un aumento della qualità di vita con la riduzione del pendolarismo: è per questo che il 75% delle aziende sta adottando spazi di lavoro flessibili per i propri dipendenti. I vantaggi non sono però solo appannaggio dei lavoratori: la metà delle aziende italiane e il 64% a livello globale dichiara che il lavoro flessibile permette di accelerare i tempi di ingresso in nuovi mercati internazionali, e ben l’89% riconosce un aumento della produttività. Il percorso, tuttavia, non è ancora del tutto compiuto: il 73% degli intervistati italiani (il 13% in più rispetto alla media globale) dichiara che cambiare la cultura d’impresa rimane il più grande ostacolo all’implementazione di politiche per la flessibilità.

Ma come realizzare spazi Human Centred Wellbeing? Ha risposto Alberto Cominelli, head of project management Italy di CBRE: “Realizzare un healthy office non significa solo progettare uno spazio che rispecchi certi parametri ambientali, ma comporta la necessità di lavorare sui fattori che impattano il comportamento delle persone: alimentazione, attività fisica e benessere mentale”. Il successo di un’azienda dipende dalla capacità di comprendere le esigenze e le aspettative dei propri collaboratori. Ha fatto eco Lorenzo Maresca, managing director di Sedus affermando: “Lo spazio di lavoro modifica i comportamenti e accelera il cambiamento. È dunque lo strumento per favorire: benessere fisico, ma anche emotivo e sociale, collaborazione, branding, creatività e leadership. E sebbene non esista un’unica ricetta per raggiungere l’obiettivo, vi sono alcune direttrici che le aziende possono seguire declinandole in funzione delle specificità dei diversi team”. Per favorire i quattro processi essenziali di comunicazione, collaborazione, concentrazione e contemplazione, l’ufficio accoglie un mix di apertura e protezione, di postazioni di lavoro fisse e flessibili. Particolare importanza viene data all’uso dei colori, alla corretta integrazione tra luce naturale e artificiale e all’ottenimento di un’ottimale acustica. Fondamentale poi il supporto della tecnologia indispensabile per videoconferenze internazionali, l’utilizzo di smart board e lo scambio digitale di documenti e appunti, ma anche per la gestione e prenotazione di spazi e postazioni di lavoro. Non sono solo gli spazi tradizionalmente dedicati al lavoro a richiedere un nuovo approccio, anche lo spazio dedicato alla pausa va rivisto secondo una differente ergonomia dei processi aziendali come ha puntualizzato Gianluca Galletti, direttore commerciale di Elior Italia: “La ristorazione aziendale non è più una commodity, ma parte dell’ergonomia dei processi aziendali, e come tale va progettata, tenendo in conto la crescente esigenza di comprimere i metri quadri aziendalmente ‘non produttivi’ quali le cucine. Fortunatamente l’evoluzione delle tecniche di cottura e conservazione consentono di andare verso soluzioni sempre più ‘kitchen-light’ e ‘kitchen-less’, con contrazione degli spazi, ma anche la possibilità di riprogettarli e contaminarli, per esempio utilizzando il ristorante aziendale come spazio polifunzionale o di coworking. Il driver della digital experience è infine fondamentale nella costruzione di un’ergonomia di processo complessiva e di corretta valorizzazione in termini di work-life balance”. Obiettivo comune è dunque favorire la produttività aziendale che, come insegna la ricerca di CBRE con l’Università di Twente, può crescere oltre il 40% grazie alla sana nutrizione e alla corretta gestione dell’equilibrio tra pausa e lavoro.

Ergonomia al centro

L’ergonomia è un concetto molto ampio e con un enorme potenziale nel miglioramento dell’efficienza lavorativa. La quantità di luce in una stanza, l’acustica, la temperatura dell’ambiente, la postazione e persino l’usabilità di software sono tutti aspetti che appartengono al regno dell’ergonomia. Focalizzando l’attenzione sulla postazione di lavoro, emerge che le persone che non possono lavorare mantenendo una postura corretta accusano dolori alla schiena, al collo e alle spalle che possono portare ad assenze per malattia. A confermarlo Francesco Draicchio, medico del lavoro attivo presso la Società Italiana di Ergonomia che ha spiegato: “La sedentarietà, definita come associazione tra postura assisa e basso dispendio energetico, è riconosciuta come un nuovo rischio. Studi epidemiologici dimostrano, infatti, che la sedentarietà raddoppia il rischio cardiovascolare”. Un campanello di allarme che ha portato molte aziende a sviluppare una maggiore sensibilità verso i temi dell’ergonomia, come testimonia il crescente impiego di sedute ergonomiche e scrivanie regolabili in altezza. “Troppo spesso le persone assumono una postura assisa non appropriata, quindi molto più faticosa – ha puntualizzato Luciano Guglielmini, country manager Italy, Greece, Turkey and Malta di Humanscale –. La maggior parte degli operatori ‘dimentica’ infatti di avvalersi del supporto che può dare lo schienale, occupando la sola parte anteriore del sedile, contrariamente a quanto avviene quando si guida la propria autovettura. Di conseguenza la postura protratta in avanti si trasforma in postura dannosa per l’organismo. Anche il poggiatesta, laddove è presente, è più decorativo che operativo, perché il più delle volte non sfruttato”. Ma una postazione di lavoro corretta è molto più di una seduta ergonomica, ha chiarito Patrick Preisser, country manager di Dataflex Italia: “I nostri occhi cercano costantemente la giusta distanza e angolo di osservazione rispetto allo schermo, la nostra testa si inclina e di conseguenza il collo e la schiena; ci sporgiamo in avanti sulla scrivania o viceversa tendiamo ad arretrare senza rendercene conto. Tutto ciò indipendentemente dal fatto che si stia utilizzando una seduta e una scrivania ergonomiche. In Dataflex siamo dunque convinti che le funzionalità del braccio portamonitor siano fondamentali, al pari di quelle di sedute e scrivanie, per completare il quadro dell’ergonomia alla postazione”.

Tecnologie e servizi di comunicazione per nuove modalità di lavoro

Nell’era della digital transformation il look and feel delle sale riunioni è improntato alla meeting experience, dove tutto è immediatezza, informalità e produttività. I meeting di oggi sono poco affollati e vengono tenuti in spazi ad hoc più piccoli: le huddle room. Una ricerca di Frost&Sullivan riporta che oggi nel mondo ce ne sono circa 32 milioni, un numero destinato a crescere. “L’evoluzione dalla modalità tradizionale di riunione alla collaborazione eleva il ruolo degli strumenti visuali – ha raccontato Giovanni Gini, direttore commerciale di VideoGecom –. I nuovi strumenti di visual communication devono abilitare infatti la partecipazione dei remote workers in qualunque situazione essi si trovino. Diventa quindi centrale la comunicazione a distanza, il parlarsi, il vedersi, l’accesso e la condivisione di informazioni e documenti. Quali le tecnologie e i tool di collaborazione da impiegare per far sì che sia garantita la migliore user experience? Le soluzioni sono molteplici e per meglio orientarsi Videogecom ha individuato almeno tre fattori di successo: semplicità, affidabilità e qualità”. I migliori risultati si ottengono quando la progettazione prende in considerazione l’integrazione delle tecnologie sin dalle prime fasi, solo così spazi e tecnologie potranno contribuire sinergicamente alla buona riuscita del meeting. In aiuto al progettista viene la realtà aumentata come hanno come hanno dimostrato Marco Guandalini, sales manager di Philips Professional Display Solutions e Mauro Ristè, responsabile vendite & marketing di AGMultivision, con la simulazione delle funzionalità dell’app Augmented Reality Configurator (Arc) che permette di valutare l’impatto visivo dei display Philips Professional, siano essi videowall o schermi Signage autonomi. L’app misura infatti con precisione le dimensioni della parete, quindi consente di simulare il posizionamento dei display e di visualizzarlo da diverse angolazioni. Insieme all’hardware della sala riveste un’importanza fondamentale il servizio che accompagna la tecnologia, come emerge dalle parole di Andrea Zanin, senior sales account manager di NFON Italia: “Il business di oggi è cambiato, è molto fluido, potremmo dire a fisarmonica. A cambiare è anche come si accede alla tecnologia: dal possesso all’utilizzo; dall’acquisto al noleggio; da ‘capex’ a ‘opex’. Gli strumenti devono dunque essere flessibili e scalabili e il cloud è la soluzione perfetta per questi bisogni. Con Cloudya, il sistema telefonico in cloud, l’obiettivo di Nfon è rivoluzionare la comunicazione aziendale. Abbiamo già eliminato tutto quello che era complicato, difficile, limitato, oggi vogliamo fare un altro passo avanti con soluzioni di comunicazione semplici, indipendenti e soprattutto affidabili”.

IoT e piattaforme in cloud, quale valore per lo spazio di lavoro?

La rivoluzione digitale sta cambiando i modi di vivere e lavorare: dalla micro-mobilità urbana ai luoghi di lavoro. Intercettando queste evoluzioni, Tecno ha affrontato il tema dell’internet delle cose nel settore dell’ufficio e dei luoghi collettivi, creando lo spin-off aziendale io.T Solutions, che lancia sul mercato la piattaforma DINA-Connecting Spaces: un software multiprotocollo integrato che offre soluzioni per la gestione degli spazi e migliora il comfort dell’utilizzatore finale. Ne ha descritto le peculiarità Tommaso Mosconi, general manager di io.T Solutions: “Dina è una piattaforma di prenotazione e un sistema personalizzato di profilazione che trasforma l’utente in persona riconosciuta. Gli utenti profilati e dotati di dispositivi NFC o Bluetooth vengono identificati dal software che ne riconosce la tipologia di profilo e le preferenze. Il sistema abbina la persona e le sue esigenze, all’ubicazione e alla postazione in uso, attivando i servizi integrati negli arredi io.T, che regoleranno automaticamente temperatura, luci e altezza del piano scrivania, e delle pareti io.T che consentiranno o meno l’accesso alle diverse sale”. Il software multi protocollo è in grado di riconoscere e controllare più di 25 protocolli di comunicazione per luci, tende, sistemi di condizionamento, audio e video senza limiti di integrazione ed espansione. Importanti dunque le implicazioni per l’attività del facility manager che dispone di un’unica interfaccia per la visualizzazione dei dati raccolti in real time dagli arredi intelligenti e dalla domotica presente nel building. in questo modo potrà analizzarne l’effettivo utilizzo degli spazi adeguandone di conseguenza il layout, programmare le manutenzioni e ottimizzare le risorse. Sul fronte della sicurezza fisica le soluzioni oltre ad essere integrate nei sistemi di gestione del building vengono ripensate secondo nuovi canoni di comfort ed eleganza, coniugando esigenze di Safety e Security, ad affermarlo Tiziano Pantaleo, product marketing manager di Dormakaba Italia: “Questa nuova spinta verso un ambiente incentrato sul benessere e sull’accoglienza dell’individuo deve rispettare l’efficacia ed efficienza dei sistemi. In questo nuovo scenario, anche la sicurezza di un varco non si misurerà più soltanto in base all’interoperabilità dello stesso con le altre soluzioni di Safety e Security, come con un lettore RFID, con i sensori di stato e presenza o con il sistema TVCC per la supervisione, ma anche in funzione del design del varco stesso, che deve tener conto di tutti gli aspetti legati al benessere come quello della luce e dell’acustica, per sviluppare ambienti accoglienti in cui il transito delle persone sia pulito e fluido. Dormakaba da sempre sostiene la sicurezza in tutte le sue forme: fisica, logica e organizzativa”.

Di benessere della persona e tecnologie di rilevazione e controllo dei parametri ambientali ha parlato Antonella Santoro, amministratore delegato di Nuvap che dopo aver illustrato le ripercussioni dell’inquinamento indoor sulle funzioni cognitive e sul rendimento dei lavoratori, ha presentato la tecnologia di Nuvap per un monitoraggio congiunto e costante degli agenti inquinanti presenti negli ambienti in cui viviamo e lavoriamo. La soluzione, composta da una piattaforma multi-tenant e da una gamma di dispositivi multi-sensori connessi al WiFi aziendale, permette la visualizzazione e il controllo di tutti i parametri ambientali in tempo reale, via web e via app.

I nuovi orizzonti del Facility Management

Il Facility Manager è un professionista con una personalità multipla. È un po’ economista, ingegnere, architetto, sociologo. È un manager organizzativo con spiccate doti relazionali. È responsabile della gestione degli edifici e dei servizi ed è l’unico punto di contatto per il cliente a livello strategico. Governa l’organizzazione del Facility Management, garantisce il mantenimento dei livelli di qualità e persegue il miglioramento continuo con una profonda conoscenza della strategia aziendale. Opera in stretta sinergia in particolare con le risorse umane, il finance, il procurement e l’IT.

Un ruolo strategico che si è evoluto negli anni con nuove competenze e responsabilità, come è emerso dall’intervento di Antonio Mimmo, past president di IFMA Italia. “Fino ai primi Anni 90, i facility manager si concentravano principalmente sugli aspetti tecnici relativi agli immobili e alle infrastrutture – ha affermato Mimmo –. In seguito, sino ai primi anni del nuovo millennio, l’attenzione si è spostata verso la gestione dello spazio per poi indirizzarsi, dopo il 2005, verso il benessere e l’efficienza della persona. Il posto di lavoro travalica il classico concetto di sede aziendale e nascono nuovi servizi dedicati ai dipendenti. La digital trasformation e il lavoro agile stanno portando a una vera trasformazione del mercato globale del facility management che nei prossimi vedrà il ruolo del facility manager confrontarsi con nuove abitudini di lavoro, innovazione dei modelli di business e focus sui servizi di supporto alla produttività. Maggiore attenzione dovrà esser posta alla valorizzazione della risorsa umana per massimizzarne la soddisfazione, rendendo i nuovi servizi facilmente accessibili e fruibili. Le competenze sociologiche, di relazione e comunicazione dovranno di conseguenza crescere e svilupparsi al pari e forse più delle conoscenze e competenze tecniche affinché non si perda di vista il vero obiettivo del facility management e cioè supportare l’uomo nel perseguimento dei suoi obiettivi di business”. A dare concretezza alle parole di Antonio Mimmo le due case history che in chiusura di giornata hanno dato un’idea di come si stanno muovendo le organizzazioni per trasformare i propri spazi di lavoro in una leva strategica in grado di favorire la crescita delle aziende tutelando la persona.

Donatella Colantoni, head of HR & office management e Tania Orgiu, facility manager di Fox Network Group hanno raccontato il percorso seguito nel trasferimento da una sede extraurbana, sostanzialmente raggiungibile solo con mezzi propri, a una nel pieno centro città per favorire l’utilizzo di trasporti alternativi e a ridotto impatto ambientale. Uno spazio in cui un’azienda creativa come Fox Network Group potesse riconoscersi, dove le idee potessero circolare ospitando dipendenti e collaboratori in un unico ambiente senza barriere architettoniche. Innovazione, rispetto per l’ambiente, informalità e familiarità nel team sono i valori rappresentati nei nuovi uffici progettati da DEGW, brand del gruppo Lombardini22, che ha introdotto nuovi concetti di utilizzo dello spazio con aree di supporto per nuove modalità lavorative e spazi di relazione flessibili che animano il cuore del progetto, il cui concept essenziale è unire l’espressione innovativa, high tech, fluida e globalmente connessa del brand con il tocco umano e il feeling domestico degli spazi e delle superfici ‘grezze’ di uno storico palazzo romano. È un modello che punta all’inclusione e alla fiducia quello presentato da Francesca Rosini, direzione immobiliare, responsabile space & DB management e Gaetana Ragusa, HR organization manager di BNL Gruppo BNP Paribas. Si tratta del programma Smart Bank nato nel 2015 sulla spinta della Direzione Immobiliare – interessata a una trasformazione degli spazi in grado di impattare positivamente sull’attività e il benessere delle persone, oltre che sull’efficienza aziendale – e dalla volontà della Direzione HR – alla ricerca di un modello per ottenere empowerment e migliorare il worklife balance in un’ottica di smart working. Un modello che ha portato a interpretare gli spazi di lavoro come driver di cambiamento culturale come avvenuto nella realizzazione della sede della Direzione Generale di Roma Tiburtina, Palazzo Orizzonte Europa, e della sede del Gruppo BNP Paribas a Milano, Torre Diamante, il cui space planning è stato affidato allo Studio dell’architetto Paolo Mantero.