Lavoro ibrido, facciamo chiarezza!

Partiamo dalla definizione: “L’hybrid work, così chiamato a livello internazionale, è una modalità di lavoro flessibile in cui un lavoratore opera in parte da remoto, da casa o da un altro luogo, e in parte in presenza presso la sede aziendale”. 

Nel 2022 il settimanale The Economist indica l’hybrid work come parola dell’anno, a testimonianza di come questo fenomeno, sempre più diffuso, stia impattando su più livelli: della persona, delle organizzazioni e della società.  

In Italia abbiamo coniato un termine tutto nostro, Smart Working, che di fatto richiama il concetto di lavoro ibrido ma con qualche differenza. Entrando nel merito delle due definizioni emerge infatti che lo smart working predilige l’organizzazione remote first, con soli pochi giorni al mese di presenza in ufficio, mentre il lavoro ibrido, predilige l’office first, con uno o due giorni a settimana da remoto e gli altri in azienda.

Dunque, il lavoro ibrido è concepito come un compromesso per supportare una forza lavoro distribuita, pur riconoscendo il valore delle connessioni di persona e degli spazi. 

Dai dati dell’osservatorio sullo smart working, che non distingue tra lavoro ibrido e smart working, emerge che nel 2023 i lavoratori da remoto nel nostro Paese si assestano a quota 3,585 milioni, registrando una leggera crescita rispetto ai 3,570 milioni del 2022 e un aumento deciso (+541%) rispetto al periodo pre-Covid. Si stima inoltre che nel 2024 il numero di smart worker in Italia raggiungerà i 3,65 milioni.

Nelle grandi imprese, il 96% delle realtà offre iniziative di lavoro da remoto con modelli strutturati e oltre un lavoratore su due (1,88 milioni di persone) svolge più o meno abitualmente le proprie mansioni in modalità smart. Il 20% delle organizzazioni si sta, inoltre, impegnando a estendere l’applicazione dello Smart Working anche a profili tecnici e operativi finora esclusi da questa possibilità.

Anche nelle PMI si è registrato un aumento della penetrazione di questa modalità, che oggi è riguarda circa 570mila lavoratori, che rappresentano il 10% della platea potenziale. Il 56% delle aziende ha adottato il lavoro da remoto, spesso con modelli informali gestiti a livello di specifici team.

Al contrario, nelle microimprese e nelle Pubbliche Amministrazioni si è registrata una diminuzione dei remote worker. In quest’ultime, il 61% presenta però iniziative strutturate, soprattutto nelle realtà di maggiori dimensioni.

La strada è dunque segnata, anche se le ombre da chiarire sono ancora molte. Ne abbiamo parlato nel corso del webinar organizzato da Officelayout che ha visto la partecipazione di Luca Brusamolino, CEO | Workitect; Stefano Anfossi, Architetto CEO | PACO Design Collaborative; Davide Urso, Business Development Manager | Ricoh Italia; Mark Catchlove, Direttore Gruppo Insights | MillerKnoll; Carlo Di Fiore, Head of Business Development | Ayno, a STIM Tech Group Company; Ilario Tricarico, Senior Sales Manager Italy HP Poly e  Giampaolo Parravicini, Workforce Solutions Category Italy di HP; Stefano Savini, Responsabile Direzione Personale e Organizzazione Emil Banca e l’avvocato Sergio Alberto Codella, Partner dello Studio Orsingher Ortu Avvocati Associati.

Oltre lo smart working. Il futuro delle organizzazioni nel modello ibrido

Luca Brusamolino, CEO | Workitect

Il periodo di full remote causato dall’emergenza Covid è giunto al termine, aprendo le porte a un nuovo capitolo: il lavoro ibrido che rappresenta una via di mezzo tra l’ufficio tradizionale e il lavoro da remoto, e sta portando a un cambiamento significativo nell’atteggiamento sia delle aziende che dei lavoratori.

Lo “smart working comincia dall’ufficio”, titolo del libro a mia firma, racconta il delicato equilibrio tra il contesto di lavoro tradizionale e le opportunità di lavorare da remoto. I dati dimostrano che in Italia, il lavoro da remoto è diventato una parte essenziale delle strategie aziendali, contribuendo a ridisegnare il futuro del lavoro.

Ma cosa significa concretamente lo smart working? Per decenni il patto tra lavoratore e azienda si è basato su tre pilastri essenziali: il luogo di lavoro, gli orari e il potere direttivo. Tuttavia, il crescente fenomeno dello smart working sta erodendo la solidità di questi pilastri, spingendo le organizzazioni a riconsiderare il loro accordo con i dipendenti. Il focus sta migrando verso un nuovo patto, più adattabile e bilanciato.

Questo patto ha modellato il mondo del lavoro per un secolo, influenzando profondamente la nostra società. Tuttavia, molti di questi elementi stanno cambiando rapidamente: il luogo di lavoro tradizionale non è più un elemento essenziale per la prestazione lavorativa, alla stessa stregua anche gli orari si fanno sempre più flessibili. 

Un altro elemento fondamentale è la riduzione della subordinazione: i dipendenti non sono più vincolati in modo rigido alle direttive dell’organizzazione, ma godono di una maggiore autonomia nella gestione delle proprie attività lavorative. Questo cambiamento è particolarmente evidente nel crescente numero di lavoratori freelance, che stanno gradualmente minando l’ultimo pilastro della subordinazione tradizionale.

Il nuovo patto tra organizzazioni e lavoratori è decisamente più ibrido e proprio come il modello di lavoro che sta emergendo si basa su diversi elementi chiave. Le persone devono sentirsi parte di una missione aziendale significativa e ispiratrice. Gli obiettivi di performance vengono definiti chiaramente, indipendentemente dal luogo in cui si lavora. Gli uffici si stanno svuotando, ma i benefit possono diventare un fattore attrattivo per i dipendenti, contribuendo a mantenere un senso di appartenenza. L’ambiente di lavoro dovrebbe offrire un’esperienza unica, simile a quanto fanno aziende come Amazon e Apple con i loro negozi fisici. Questo principio si riflette anche sul luogo di lavoro, che dovrebbe essere un luogo che i dipendenti apprezzano frequentare. Infine, i lavoratori devono potersi identificare con l’azienda e sentirsi parte integrante della sua identità. Questo rafforza il senso di appartenenza e di orgoglio aziendale.

Attualmente, ci troviamo in una fase di transizione, un crocevia di cambiamenti, in cui non siamo né nel passato, con le regole tradizionali, né nel futuro, che è ancora incerto. Ma il futuro delle organizzazioni nel modello ibrido si sta delineando come un terreno fertile per la crescita e l’innovazione e il cambiamento è inevitabile, così come il futuro del lavoro che richiederà flessibilità e adattamento da parte di tutti i protagonisti.

L’ufficio in transizione. Comportamenti, dinamiche e spazi nell’era del lavoro ibrido

Stefano Anfossi, Architetto CEO | PACO Design Collaborative

Per comprendere meglio il lavoro ibrido, è necessario allargare lo sguardo alla società. Stiamo vivendo grandi cambiamenti e profonde contraddizioni, sentendo crescere il “bisogno” di un nuovo modello di riferimento. Il mondo del lavoro, già coinvolto in queste dinamiche, con la pandemia ha accelerato la trasformazione.

Si afferma il modello ibrido. L’ufficio diventa diffuso e il workspace si trasforma in workscape, neologismo che racconta la pluralità di significati e di configurazioni che l’ufficio oggi può assumere. In questo quadro mutevole, abbiamo un punto da cui partire: il benessere degli impiegati e la produttività dell’azienda sono in correlazione. La pandemia ha sottolineato l’importanza di questa relazione.

Quali sono le caratteristiche degli uffici che coniugano benessere e produttività? Studiando i trend emergenti è possibile definirne alcune.

Nei primi anni di lavoro ibrido l’ufficio ha colonizzato la città. Assistiamo infatti al moltiplicarsi dei third place da dove lavorare. Oggi per rispondere alle nuove esigenze e mettere al centro le persone, sono invece gli uffici a doversi ibridare con gli spazi della città.

Le relazioni sociali sono la prima ragione per andare al lavoro. L’ufficio e i suoi spazi devono ispirare e favorire la socializzazione attraverso un ambiente accogliente e informale.

Uno spazio fisico dove collaborare è indispensabile ed è presente anche nelle aziende che attuano delle strategie virtual first.

Le aziende stanno imparando giorno per giorno dalle nuove pratiche di lavoro. Per seguire l’evolvere delle strategie e delle necessità, gli uffici devono essere flessibili e riconfigurabili.

Possiamo ritrovare queste caratteristiche in molti uffici che cercano di coniugare benessere e produttività. Sono identificabili soprattutto nell’area caffetteria. Spazio una volta dedicato solo ad alcune attività, oggi la caffetteria si configura come il cuore posto al centro fisico ed emotivo degli uffici di nuova generazione.

Come garantire alle persone una digital experience innovativa e alle aziende una gestione efficace e flessibile del workplace?

Davide Urso, Business Development Manager | Ricoh Italia 

A seguito della diffusione del lavoro ibrido, il workplace è diventato un punto di riferimento flessibile in cui i confini sono sempre più sfumati. È quindi fondamentale che le aziende garantiscano ai propri dipendenti la possibilità di collaborare all’interno e all’esterno degli uffici, massimizzando la qualità del lavoro ibrido grazie alle più moderne tecnologie. Allo stesso tempo le imprese devono poter disporre di strumenti in grado di garantire tecnologie affidabili e sempre disponibili e di ottimizzare spazi fisici e virtuali. Ricoh Italia affianca le organizzazioni nella progettazione, realizzazione e gestione di ambienti di lavoro incentrati sulla user-experience. Infatti, in un contesto di hybrid-working, le persone hanno necessità di accedere in modo semplice e veloce a tutte le risorse aziendali, per poter ricreare la propria postazione di lavoro anche quando lavorano da remoto. 

Grazie alla soluzione RICOH Spaces, mediante una app i dipendenti possono prenotare scrivanie, meeting room dotate di tutte le tecnologie per la Collaboration, parcheggi e spazi “personali” per custodire la propria dotazione e i propri oggetti all’interno di uno Smart Locker. RICOH Spaces integra inoltre funzionalità che permettono alle aziende di analizzare l’utilizzo delle risorse e degli spazi al fine di introdurre miglioramenti e di progettare un ambiente di lavoro sempre più interconnesso, innovativo e rivolto al futuro.  

Le tecnologie all’interno del workplace devono essere sempre disponibili e semplici da utilizzare. Si pensi ad esempio alle difficoltà che spesso si incontrano quando si avvia una sezione di videoconferenza, con tutte le perdite di tempo che questo comporta. Grazie ai servizi proposti da Ricoh gli spazi vengono allestiti sulla base delle esigenze delle persone e in modo funzionale con tecnologie che rendono l’esperienza “fluida” e coinvolgente, consentendo di collaborare come se ci si trovasse fianco a fianco. Oltre alla progettazione e all’allestimento delle sale, garantiamo servizi sempre disponibili: gli audio/video Managed Services di Ricoh offrono infatti un monitoraggio proattivo delle tecnologie che consente di intervenire rapidamente in caso di necessità, aumentando quindi efficienza e produttività. 

Progettare un futuro migliore

Mark Catchlove, Direttore Gruppo Insights | MillerKnoll 

Ora che la vita e il lavoro entrano in una nuova fase post-pandemia, abbiamo un’opportunità senza precedenti di reinventare il ruolo dell’ambiente di lavoro moderno. 

Quali i principi di progettazione dei luoghi?

Gli spazi iniziano dalle persone. Capire le esigenze delle persone è il prerequisito per creare luoghi performanti. È necessario rafforzare il senso di comunità, con luoghi che rafforzano le connessioni incoraggiando la collaborazione. Al tempo stesso l’espressione dei luoghi deve basarsi sulle culture, le comunità e gli individui unici che lo utilizzeranno ogni giorno.

Un altro aspetto attiene alla dimensione temporale. Quando vengono realizzati spazi che contano, è necessario investire capitali, tempo, pensieri, energie ed emozioni per il loro costante miglioramento.

Il lavoro è ciò che facciamo e non dove lo facciamo. Nel continuum dell’evoluzione, l’ambiente di lavoro va riprogettato per offrire alle persone ciò che desiderano in ufficio, senza trascurare il lavoro da casa.

Ciò significa predisporre spazi che supportano interazioni sociali informali e in cui le persone appartenenti a gruppi diversi possono incontrarsi e lavorare insieme, contribuendo alla creazione di una comunità. 

Garantire privacy on demand con spazi che favoriscono la concentrazione e la reintegrazione di chi ha scelto di tornare in ufficio attraverso privacy e tranquillità.

Gli spazi progettati per la condivisione delle informazioni o per la natura dinamica della collaborazione offrono la flessibilità di cui i gruppi hanno bisogno per sfruttare i vantaggi della co-locazione.

Infine, l’home office è un aspetto strategico per sostenere le persone che lavorano da casa.

MillerKnoll aiuta le organizzazioni a cogliere questa opportunità, per garantire modalità di lavoro flessibili e offrire maggiore valore ai dipendenti.

Ibrido o non ibrido: è questo il problema? Una riflessione sulle nuove tipologie di lavoro e sul ruolo del System Integrator nel panorama emergente

Carlo Di Fiore, Head of Business Development | Ayno, a STIM Tech Group Company

Come osservato da Alessandra Gangai, Digital Innovation Politecnico di Milano, il lavoro non è più un posto in cui andare ma è uno stato mentale.

La tecnologia gioca un ruolo fondamentale in questo processo di “liquefazione” degli spazi di lavoro.

Per rispondere a questa evoluzione è infatti fondamentale dotarsi di soluzioni e dispositivi ICT integrati e investire nell’implementazione di ambienti di lavoro fisici e virtuali che consentono a chiunque di collaborare a prescindere dal luogo in cui ci si trova.

Per fotografare le aziende Italiane in tema di Hybrid Working, prendendo spunto dalla ricerca di Forum PA, STIM Tech Group ha chiesto ai partecipanti della web conference organizzata da Officelayout in quale delle tre categorie avrebbero collocato la propria azienda:

Hybrid & Dumb Work: un’azienda di tipo tradizionale, una modalità di lavoro convenzionale rigida e omologata, con orari e sede fissi, non più attuale e quindi non del tutto efficace.

Hybrid In Progress: un’organizzazione del lavoro in fase di rivoluzione, in cui sono già state intraprese delle attività di aggiornamento sia tecnologico che culturale sui modelli più attuali di lavoro, ma non si è ancora pronti per essere un’azienda completamente Hybrid.

Hybrid & Smart Work: la nuova modalità di lavoro veramente flessibile, adattativa e personalizzata sulla responsabilità e le mansioni di ciascun lavoratore, in cui l’adozione di strumenti di collaborazione adeguati e il benessere delle persone sono temi centrali.

Un rilevante 26% ritiene che la propria azienda abbia ancora molto da fare e si posiziona nell’Hybrid & Dumb Work ma, come ci aspettavamo, la maggioranza degli intervistati si riconosce nell’Hybrid In Progress (44%). Sorprende positivamente il 30% che si colloca nell’Hybrid & Smart Work.

Per attrezzarsi e fare bene l’hybrid work occorre strategia organizzativa, comunione di intenti dei diversi staff coinvolti e una buona squadra di professionisti del settore che implementino la soluzione su misura per le specifiche esigenze aziendali: siamo fermamente convinti che il System Integrator in questo processo giochi un ruolo fondamentale nel coordinamento di architetti, HR, Vendor tecnologici, Facility Manager e tutti le altre parti coinvolte.

Smart hybrid work

Ilario Tricarico, Senior Sales Manager Italy HP Poly e Giampaolo Parravicini Workforce Solutions Category Italy | HP 

La velocità della trasformazione digitale in ogni parte del business ha generato una grande pressione, ecco perché organizzazioni di ogni dimensione stanno scoprendo i benefici di adottare soluzioni in grado di gestire, ottimizzare e supportare la nuova era del hybrid work. In questo ambito l’offerta HP, PC, stampanti, soluzioni di conferencing e la capacità di analizzare puntualmente i dati di utilizzo, risponde a tutto tondo alle esigenze crescenti delle nuove modalità lavorative.

La necessità è mettere il dipendente e la sua esperienza di lavoro al centro dell’attenzione. Oggi l’87% delle organizzazioni IT include l’esperienza dei dipendenti nei propri obiettivi di performance. Per sottolineare ulteriormente il ruolo dell’esperienza dei dipendenti, sappiamo anche che i dipendenti remoti soddisfatti dei loro strumenti hanno il doppio delle probabilità di essere mantenuti o di migliorare la loro produttività.

La “spina dorsale” di un’azienda, l’ufficio fisico, è stata stravolta: è il luogo in cui le persone vengono per essere produttive, creare una comunità e ricevere assistenza. Questo sconvolgimento è anche il fulcro dell’opportunità… 

Sfruttare una “spina dorsale” digitale per i servizi – che mantiene le persone produttive, connesse e abilitate da qualsiasi luogo –  è l’opportunità che possiamo capitalizzare insieme.

Per le persone che lavorano, i PC sono la finestra sul lavoro e i servizi incentrati sui dispositivi sono al centro dell’attenzione delle aziende. 

La dorsale digitale di HP si trova all’intersezione di questa tendenza, fornendo 30 milioni di PC di analisi e approfondimenti sui dispositivi per soddisfare le esigenze ibride che si possono sfruttare per cogliere l’opportunità ibrida.

Case History Emil Banca

Stefano Savini, Responsabile Direzione Personale e Organizzazione | Emil Banca

La sperimentazione è partita dal recepire gli stimoli esterni che nel 2017 parlavano di lavoro non in Ufficio, e dal riflettere su come avremmo potuto costruire un modello adatto alle nostre esigenze e quelle del business bancario. Definiti gli aspetti tecnici e disegnato il perimetro infrastrutturale con le caratteristiche di sicurezza indispensabili, il “nostro modello di smart working non è stato un progetto top down, ma da subito, coinvolte le parti sociali nella definizione delle modalità di gestione, abbiamo poi lasciato libere le persone di aderire sia alla fase sperimentale sia alla fase successiva operativa. Abbiamo inoltre identificato quei ruoli professionali, Direttori di Area Territoriale e Gestori di clientela, per i quali il lavoro da remoto doveva essere più elastico creando il “Lavoro in mobilità”. All’arrivo della Pandemia il modello era a regime e in grado di essere replicato, con ragionevole celerità, garantendo a tutti coloro per i quali fosse stato necessario, disporre di quanto necessario per operare, non più da postazioni presenti in altri Hub della Banca, ma da casa. Nel periodo post emergenziale ci si è dedicati alla definizione anche normativa del regolamento generale e dei contratti individuali, definendo ruoli e modalità di lavoro, ma consolidando un sistema ormai integrato nell’organizzazione del lavoro della Banca. Ad oggi la situazione è stabile, con circa il 35 % della Banca che può usufruire dello smart working, personale operante negli Uffici di Direzione Generale, Direttori di Area, Gestori di Clienti e Dirigenti, e anche con una minima parte di colleghi della Rete Commerciale. Pensando al prossimo futuro il ragionamento si sta spostando su come sfruttare, lato Banca, le opportunità dello smart working. Se consideriamo che la saturazione quotidiana degli uffici è attorno al 56%, questo dato ci dice che dobbiamo ragionare sulla razionalizzazione degli spazi, ripensare al posto di lavoro, e a modalità che utilizzo lo smart working come strumento di condivisione e di collaborazione. I ragionamenti sono partiti e le novità arriveranno a breve.

Le opportunità e i limiti legali del lavoro ibrido

Avv. Sergio Alberto Codella, Partner dello Studio Orsingher Ortu Avvocati Associati

È tempo di coniugare le esigenze e le aspettative dei lavoratori e dei datori in tema di lavoro ibrido con la legislazione e la contrattazione collettiva in vigore che sempre più spesso appaiono inadeguate al “nuovo” mondo del lavoro.

 In materia di lavoro ibrido, le aziende stanno implementando sistemi regolatori sempre più evoluti volti, da un lato, a garantire soluzioni che possano determinare il raggiungimento degli obiettivi datoriali e, dall’altro, offrire ai lavoratori strumenti volti a definire approcci sempre più dinamici ed elastici nello svolgimento dell’attività lavorativa.

Al fine di trovare un’armonia tra queste esigenze, non necessariamente contrapposte, è necessario disciplinare gli aspetti di “gestione” del rapporto di lavoro ibrido, così come specificare i limiti al controllo datoriale, nel rispetto della disciplina legale e contrattuale di riferimento.

Tramontata (o quasi) la fase dell’emergenza da Covid-19, le aziende stanno proponendo soluzioni diversificate tra loro, al fine di definire rapporti di lavoro ibrido che possano essere customizzati sulle singole esigenze, legate anche ai luoghi di lavoro.

Appare però necessario verificare che tali soluzioni siano rispettose dei precetti normativi volti a rispettare non solo la privacy del dipendente, ma anche la sua salute e la sicurezza, così come i limiti sul controllo delle sue attività attraverso l’utilizzo di strumenti e software legittimi e che non vadano al di là di quanto permesso dallo Statuto dei lavoratori. 

Una volta “messo a punto” tale assetto, il lavoro ibrido permetterà un miglioramento della produttività e un’ottimizzazione degli spazi aziendali.