Meeting Equity: offrire a tutti le stesse condizioni non vuol dire mettere tutti nelle stesse condizioni

La Meeting Equity è uno dei concetti base del mondo lavorativo di oggi: la pandemia è stata un fattore trainante nell’adozione di modalità di lavoro che erano già disponibili e mature, ma il cui uso solo parziale non aveva ancora messo in luce i cambiamenti che la loro adozione massiccia avrebbe portato. L’adozione sistematica del lavoro da remoto, e poi ibrido, fino al concetto di lavoro asincrono, ha infatti condotto a svariati e profondi cambiamenti nel modo e nell’approccio dei lavoratori, ha obbligato le aziende a prendere in considerazione nuove dinamiche e a dover rispondere adeguatamente per stare al passo non solo delle richieste dei lavoratori, ma del mercato stesso.

La lingua inglese, più di altre, è in grado di spiegare perfettamente l’idea di “Meeting Equity”, accostandola a quella di Meeting Equality, beneficiando di due termini diversi. Circolano innumerevoli immagini per spiegare questo concetto ma, tradotto in parole, significa che offrire a tutti le stesse condizioni non vuol dire mettere tutti nelle stesse condizioni. Se venissimo equipaggiati delle stesse telecamere e display sia che dobbiamo partecipare a un meeting da una sala riunioni o dalla nostra postazione da remoto, magari in casa (e non tutti dispongono del lusso di uno studio domestico), comprenderemmo al volo il significato di Meeting Equity.

Mettere in pratica la Meeting Equity significa innanzi tutto analizzare approfonditamente le abitudini dei lavoratori: quante persone dello staff e per quanti giorni lavorano da remoto, la frequenza dei meeting, il tipo di meeting cui prendono parte – numerosi o di poche persone, per condividere progetti e lavorare insieme o per prendere decisioni – e la loro durata, quali strumenti utilizzano, per condividere documenti, immagini, o per discutere ecc. E, come seconda istanza, capire bene gli obiettivi dell’azienda.

Oggi sempre più persone lavorano uno o più giorni alla settimana da remoto, e questo aumenta non solo le occasioni di organizzare meeting ibridi, ma anche le variabili: non è in fatti la stessa cosa essere i soli a partecipare da remoto a una riunione dove tutti gli atri sono in presenza, magari in una sala ottimamente equipaggiata, oppure avere due, tre persone in sala e molti partecipanti da remoto. Queste variabili possono infatti portare a esigenze diverse – sale più grandi o più piccole, la presenza di uno o più display nella sala ecc. – e a richiedere quindi dotazioni differenti, anche per chi lavora regolarmente da remoto.

La sfida per i progettisti, sia dal punto di vista architettonico, del design, che tecnico e delle reti, è quindi ridisegnare gli spazi e gli arredi del lavoro seguendo le reali necessità dell’oggi, ma con un occhio al domani. Aiutando i lavoratori anche a riscrivere le abitudini e i rituali del lavoro, rendendo facili e user friendly i gesti richiesti dalle nuove modalità: prenotare le sale in autonomia e senza sovrapposizioni, avviare le apparecchiature di sala con un click, facilitare l’interazione e la percezione del linguaggio non verbale anche per chi si trova da remoto, far sentire a proprio agio e capaci di apportare il proprio contributo senza ostacoli e ritardi.

I principali ostacoli alla Meeting Equity

Per quanto il problema principale sia nel riconoscimento da parte di aziende e lavoratori dell’importanza della Meeting Equity, naturalmente c’è differenza se si considera il problema dal punto di vista del partecipante in presenza o da remoto.

Gli ostacoli principali per i partecipanti “virtuali” sono:
– ascolto di scarsa qualità o assente – sappiamo tutti che si può seguire una riunione vedendo male ma si è obbligati ad abbandonare quando si vede ma non si può sentire bene;
– video di scarsa qualità anche nella percezione del linguaggio non verbale;
– difficoltà a condividere contenuti e presentazioni.

Per i partecipanti in presenza e in sala riunioni, le difficoltà sono maggiormente legate all’ambiente piuttosto che al veicolo di comunicazione in sé:
– le distrazioni  dal passaggio delle persone fuori dalla sala, ai rumori del traffico ecc.;
– la difficoltà a condividere contenuti e presentazioni;
– video di scarsa qualità.

Parlando di ostacoli, un video di scarsa qualità è il secondo elemento di difficoltà nei meeting ibridi, a pari merito con le difficoltà di avvio delle apparecchiature e delle piattaforme di collaboration.
Non è inoltre da dimenticare l’efficienza delle reti e la loro sicurezza: sia per trasportare e gestire i contenuti senza latenze, difficoltà e ritardi, ma anche per custodire al meglio i dati. I lavoratori devono infatti essere certi di poter conservare i loro dati integri e al sicuro sia che si trovino in azienda che a casa, o che si trovino in visita da clienti, in una fiera, in luoghi di co-working.

Il linguaggio della Meeting Equity

Accanto al concetto di Meeting Equity troviamo anche altre parole chiave del lavoro di oggi, che sono peraltro funzionali proprio a questa idea di parità di opportunità e di condizioni: Intelligent Video e Equal Pixel Real Estate.

Per “Intelligent Video” si intendono le dotazioni tecnologiche che permettono di utilizzare il video al meglio, oppure di ottenere dati e informazioni utili; tipicamente alla base dell’Intelligent Video si trovano servizi di Intelligenza Artificiale. Il primo esempio sono le funzioni di IA capaci di orientare la telecamera verso chi sta parlando, evitando così lo spaesamento dei partecipanti da remoto quando non vedono chi conduce la riunione, o riprese da angolazioni inutili o improprie. Salendo di livello, l’Intelligent Video è molto utile anche per i Facility Manager per gestire al meglio le sale, le loro dotazioni e i servizi connessi: sapere quante e quali sale vengono occupate su base mensile, per quale tipo di riunioni e per quanto tempo può essere di grande utilità, per esempio, per gestire il riscaldamento/raffrescamento e i consumi energetici, ma anche il carico sulle reti informatiche e la loro sicurezza.

L’assunto Equal Pixel Real Estate si riferisce invece alla porzione di superficie video destinata a ogni partecipante durante la riunione ibrida. Questo significa beneficiare di una presenza e incisività nel meeting uguale agli altri e direttamente proporzionale a questa presenza in video ma anche, per chi si trova in sala, avere una corretta percezione di quante e quali persone partecipano da remoto.

Tavola Rotonda – MAXHUB per la Meeting Equity

La possibilità di collaborare alle riunioni e condividere progetti e idee alle medesime condizioni e con le stesse modalità indipendentemente che ci si trovi in sala o da remoto, è alla base del concetto di Meeting Equity.

l tema è stato approfondito durante la tavola rotonda che si è tenuta il 31 gennaio scorso nello stand di MAXHUB a ISE 2023; in questa occasione l’azienda, leader di mercato nel campo delle soluzioni tecnologiche per la Unified Collaboration, ha anche annunciato la nuova partnership con Re Mago (ex Valarea), l’azienda che ha sviluppato il potente software per gestire i meeting attivi. Re Mago collabora inoltre attivamente con Lenovo, produttore del dispositivo per sale riunioni ThinkSmart™ Core, al fine di offrire sistemi di gestione delle sale riunioni semplici e gestibili con un click.

Alla tavola rotonda hanno partecipato Mauro Spagnoli, National Sales Manager Italia, Cristiano Fumagalli, CTO&Global Alliance BDM Re Mago, Mark Krynock, Smart Collaboration Senior Manager of Strategic Alliances di Lenovo. Tim Porter, Solution Consultant UK si è occupato di moderare la tavola rotonda.

La Meeting Equity è l’obiettivo dell’alleanza tra MAXHUB e Re Mago: gli utenti, frustrati dal fatto di dover attendere anche svariati minuti per avviare un meeting, non saranno più costretti a installare app sui propri device, a utilizzare connessioni non sicure, o a servirsi di servizi obsoleti. Inoltre, le organizzazioni potranno ottimizzare i loro investimenti grazie alla migliore gestione delle strutture e del personale, senza sprechi di tempo e di energie.
La collaborazione di MAXHUB e Re Mago è intesa inoltre a trarre il meglio dalle soluzioni di MAXHUB: gli utenti troveranno il software già integrato nei display all-in-one per poter avviare e gestire meeting in totale semplicità e in pochi secondi.
L’esperienza d’uso degli utenti risulterà quindi spontanea e coinvolgente, e i meeting risulteranno proficui e gratificanti, per tutti i partecipanti indipendentemente che si trovino in sala riunioni o che partecipino da remoto. In questo modo tutti i partecipanti potranno prendere parte alle riunioni con le medesime possibilità di condividere idee, spunti, documenti e progetti.

Mauro Spagnoli, National Sales Manager Italia ha dichiarato: “L’ecosistema di soluzioni MAXHUB composto da monitor, telecamere, speakerphone e soundbar è utilizzabile, da oggi anche grazie ai nostri preziosi alleati, con un solo tocco, nel rispetto della filosofia della “Meeting Equity”, e tenendo conto delle normative GDPR e della sicurezza dei dati e del Cloud. Il concetto di Meeting Equity sta guidando tutte le attività di ricerca e sviluppo e i programmi di partnership di MAXHUB, per offrire agli utenti finali soluzioni semplici, coinvolgenti ed efficaci, e agli IT Manager strutture sicure e capaci di integrarsi al meglio nel workflow aziendale.”