Piccole, confortevoli e tecnologiche: ecco le nuove sale riunioni

Il concetto di sala riunioni è stato a lungo associato a uno spazio di notevoli dimensioni, utilizzato perlopiù in occasioni importanti. Nel tempo, la crescita dei costi degli spazi e il diffondersi di modalità lavorative dinamiche e ibride, hanno portato a un ribilanciamento delle sale riunioni, non più finalizzate a un uso esclusivo del management, ma strutturate per un uso collettivo e concepite a supporto dell’operatività.

Gli anni della pandemia hanno impresso un’ulteriore accelerazione al cambiamento in atto, che poggia su due pilastri. Da un lato l’evoluzione tecnologica che ha abilitato smart working e lavoro ibrido, dando vita a un nuovo paradigma lavorativo. Dall’altro la metamorfosi dello spazio ufficio che, per attrarre nuovi talenti e per favorire lo sviluppo delle idee, diventa il luogo di incontro e condivisione, dove dialogare e collaborare senza barriere.

Cambia anche il modo di fare riunioni. Crescono infatti le realtà che stanno attivando policy per far sì che gli incontri in azienda siano sempre più efficienti. In Ford, per esempio, la frequenza delle riunioni si è ridotta da cinque a una sola giornata al mese, mentre alla Toyota gli incontri ormai si svolgono in piedi, senza eccessive formalità, per ridurne i tempi e focalizzare meglio gli obiettivi, in linea con la filosofia lean nata proprio nell’azienda automobilistica giapponese. Altre società propongono solo 5 minuti di meeting ogni mattina per aggiornamenti rapidi su decine di progetti.

Il risultato è che le vecchie sale riunioni sono considerate spazi obsoleti non in linea con le esigenze lavorative, come racconta l’architetto Andre Straja, founder and creative director di GaS Studio: “Notiamo una riduzione degli spazi di riunione strutturati, in favore di spazi ibridi e polifunzionali. Lo spazio destinato a ospitare meeting di otto, dieci, dodici o più persone è sempre più raro. La trasformazione digitale, in atto in tutti settori della società, e le tendenze dello smart office, ha reso comuni le riunioni ibride, con colleghi presenti in ufficio e altri collegati da remoto. Oggi assistiamo a riunioni con persone che si connettono da casa, da spazi di coworking, da aree verdi allestite per essere multifunzionali come un ufficio, in qualche caso anche dall’automobile o dal treno”.

Conferma Stefano Durante, CEO di Durante “I nuovi modi di lavorare e l’evoluzione delle tecnologie stanno cambiando il modo di allestire e organizzare gli spazi di riunione. Con l’aumento del lavoro da remoto e la diffusione di tecnologie come la videoconferenza, gli spazi per i meeting stanno diventando sempre più flessibili e adattabili alle esigenze degli utenti. Invece di avere spazi dedicati solo alle riunioni, le aziende stanno investendo in spazi multifunzionali che possono essere utilizzati per diverse attività, come riunioni formali, sessioni di lavoro in gruppo, training, presentazioni e brainstorming”.

Le sale riunioni diventano dunque più piccole e vengono attrezzate con tecnologie all’avanguardia che garantiscono connessione, cura nell’allestimento video e audio e la possibilità di effettuare prenotazioni online. Si stanno cioè trasformando nelle cosiddette “huddle room”, termine derivato dal verbo “to huddle” che significa riunirsi in piccoli gruppi informali, spesso con un appuntamento fissato all’ultimo momento. Il concetto di “huddle room” si presta a una duplice lettura: da un lato come una nuova interpretazione della sala riunioni, più raccolta ed efficace, e dall’altro come un’estensione del desktop, sempre più spesso cuore della collaborazione fra colleghi. Le nuove huddle room sono infatti ambienti a metà strada fra le classiche, grandi e costose sale riunioni e le potenzialità offerte dal desktop attraverso applicazioni di Unified Communication and Collaboration (UCC), che contribuiscono a migliorare il livello di interazione tra colleghi.

Comfort, privacy e flessibilità:
ecco le nuove sale riunioni

Già da tempo è in atto la tendenza di rendere il luogo di lavoro sempre meno formale e più confortevole, con meno scrivanie fisse e maggiore enfasi sulla dinamicità e sul lavoro di squadra. Concetti che si riflettono anche nelle nuove sale riunioni: sempre più aziende, ad esempio, stanno abbandonando spazi arredati con il tradizionale tavolo riunioni che presume un capotavola e quindi una gerarchia più o meno manifesta che potrebbe mettere a disagio chi partecipa all’incontro. A questo proposito, il New York Times, descrivendo la sede di LinkedIn, racconta come l’azienda abbia eliminato del tutto il tavolo centrale per creare spazi più simili a salotti. Ognuno di essi ha un divano morbido con cuscini, e abbondano piante e libri. L’atmosfera rilassata ha lo scopo di aiutare i partecipanti alle riunioni a sentirsi a proprio agio, così da incoraggiare anche i timidi alla partecipazione attiva che potrebbe non essere alla loro portata in un ambiente tradizionale.

L’arredamento dinamico e insieme confortevole è dunque un aspetto fondamentale delle nuove huddle room.

“Grazie agli arredi, si creano microcosmi in cui possono essere svolte riunioni informali garantendo la privacy, che è una funzionalità del prodotto stesso – spiega ancora Andre Straja –. Penso ad esempio a sedute con schienale molto alto, che sovrasta la persona e la separa dallo spazio circostante; o alle bolle vetrate che possono ospitare piccoli meeting di due o tre persone. Tutto questo nell’ottica di un ufficio in cui il lavoro collaborativo, la trasparenza, la diffusione tempestiva delle informazioni è sempre più rilevante”. L’architetto sottolinea poi l’importanza sempre maggiore delle aree verdi, attrezzate, ibride e polifunzionali, intese come luoghi di lavoro e non solo come spazi dove fare una pausa.

Sempre LinkedIn, per esempio, aveva da tempo pensato di allestire spazi di lavoro all’aperto, visto il clima mite della California. E quando la pandemia ha messo in evidenza i vantaggi della ventilazione naturale, l’azienda ha rispolverato l’idea, attrezzando un’ampia area esterna per le riunioni. Lo spazio comprende strutture sopraelevate in acciaio e legno, con feritoie per ridurre il riverbero del sole su computer portatili e monitor. Ci sono anche lavagne bianche e tavoli di varie dimensioni, tutti con prese elettriche integrate.

.
Come nasce una huddle room

Per creare una huddle room è necessaria una fase preliminare di studio per definire le modalità organizzative dell’azienda, i team funzionali, le persone coinvolte e le modalità lavorative. Questa fase serve ad elaborare uno ‘space budget’, che rappresenta un utile strumento per capire la dimensione degli spazi da ricercare sul mercato o, nel caso di sede esistente, come rendere più efficienti gli spazi per ospitare più collaboratori. Stabilite le specifiche necessità del committente, si passa al layout dello spazio, basandosi su alcuni punti fermi: la huddle room deve poter contenere piccoli gruppi da 3-6 persone, occupare fra i 6 e i 10 metri quadrati ed essere disponibile in ogni piano o area di lavoro, perché sia facilmente raggiungibile quando c’è bisogno di organizzare riunioni rapide ed estemporanee. Dal punto di vista compositivo, solitamente viene prevista una huddle room ogni 20-30 scrivanie; è meglio posizionarla nelle zone più interne e più lontane dalla facciata, per evitare che la luce naturale comprometta la visione e la resa delle immagini e dei video. Anche sotto il profilo degli allestimenti le scelte sono diverse rispetto a quelle compiute nel caso di tradizionali sale riunioni: è frequente l’uso di tavoli più alti rispetto alle classiche scrivanie e di sgabelli operativi ad altezza maggiorata. Il layout prevede poi un tavolo addossato alla parete dove è montato il monitor. L’illuminazione oltre a essere confortevole deve focalizzarsi sul piano e sul volto delle persone in modo che vengano ben ritratte in video. Infine, è di fondamentale importanza la progettazione acustica: è necessario insonorizzare l’ambiente verso l’esterno per evitare che le videochiamate possano arrecare disturbo alle aree limitrofe, e al tempo stesso vanno utilizzati materiali fonoassorbenti per attenuare il riverbero. Se ci sono pareti vetrate si possono installare all’interno delle tende acustiche che hanno la duplice funzione di tutela della privacy e di segnalare se la huddle room è libera o occupata, oltre ad assorbire le onde sonore che altrimenti rimbalzerebbero sul vetro. L’allestimento e l’arredo possono e devono essere piuttosto variegati e anche facili da riconfigurare per nuove esigenze. Occorre, infatti, che le huddle room siano spazi invitanti che si facciano notare, arredati con materiali e colori che si distinguono dal resto dell’ufficio. La dimensione ridotta di questi ambienti rende opportuno un adeguato ricambio d’aria, mentre non è essenziale una climatizzazione sofisticata, dato che non è previsto un uso prolungato.

.
Il ruolo della tecnologia

Perno del progetto della huddle room sono le tecnologie, sempre più avanzate e necessarie soprattutto per videoconferenze di qualità. “I display interattivi, le lavagne digitali e le soluzioni di videoconferenza stanno diventando sempre più comuni. Ciò presuppone un accesso facile e affidabile alla banda ultra-larga e ai software per la collaborazione” precisa Stefano Durante.

In un sondaggio condotto tra le aziende che occupano spazi per uffici, la società di servizi immobiliari CBRE ha rilevato che il 76% degli intervistati considera le videoconferenze avanzate una delle principali priorità per il loro ritorno in ufficio. Particolare attenzione viene posta anche ai monitor presenti nelle nuove huddle room: un tempo, infatti, l’unico schermo era relegato a una parete di fondo, costringendo alcuni partecipanti alla riunione a girarsi per guardarlo frontalmente. Visto che la maggior parte delle persone in una sala riunioni siede sui lati lunghi del tavolo, oggi gli schermi sono due, sempre più spesso posizionati sui lati lunghi della stanza, in modo che i partecipanti agli incontri li abbiano di fronte. Inoltre, telecamere e microfoni sono spesso montati su pareti e soffitti per catturare le risposte dei presenti a beneficio di chi lavora da remoto. Molte aziende utilizzano una telecamera a 360 gradi al centro di un tavolo. Alcune sale conferenze sono dotate anche di una lavagna digitale e di una speciale telecamera montata su una parete opposta, che permette ai colleghi che lavorano a casa di vedere ciò che viene scritto in tempo reale. La complessità di questi rinnovamenti rende quindi importante affidarsi a professionisti del settore che siano in grado di integrare la tecnologia in un unico progetto, e implementare soluzioni personalizzate sulle esigenze aziendali specifiche, tenendo in considerazione ogni aspetto, tecnico e organizzativo. Secondo la società di ricerca Futuresource, il 68% delle aziende prevede di investire in tecnologia audio e video per piccole sale riunioni nel prossimo futuro. Ma queste trasformazioni non sono semplici da affrontare.

“È ormai innegabile il ruolo che la tecnologia riveste nella progettazione di spazi di lavoro moderni, flessibili e iper-connessi che rispondano alle attuali esigenze di collaborazione ibrida – racconta Carlo Di Fiore, head of business development STIM Tech Group –. Le organizzazioni di tutto il mondo hanno affrontato negli ultimi anni un’accelerazione digitale dovuta alle necessità di remotizzare il lavoro. Questa crescita vertiginosa ha, in alcuni casi, portato ad un inadeguato livello di pianificazione e gestione delle nuove modalità di collaborazione. Per questo è importante affidarsi a professionisti del settore che siano in grado di integrare la tecnologia in un unico progetto e implementare soluzioni personalizzate sulle esigenze aziendali specifiche, tenendo in considerazione ogni aspetto, tecnico e organizzativo in un’ottica human centric e più user friendly possibile. Per fare un esempio noi siamo passati di colpo dai grandi sistemi video gestiti e amministrati solo dai responsabili IT per le sale riunioni più importanti a sistemi di videoconferenza distribuiti in maniera capillare sulle proprie postazioni personali proprio per le esigenze di cui sopra, ma ora stiamo vivendo la fase del “back to the new normal” dove non è più sufficiente collegare la telecamera USB al display, occorre verificare la profondità della sala rispetto al puntamento telecamera o quantomeno rispetto alla persona più lontana, occorre occuparsi adeguatamente dell’audio per permettere agli interlocutori remoti di ascoltare la conversazione senza percepire riverbero così come di ascoltarli con altoparlanti adeguati. E se la sala non è arredata correttamente, si possono generare rumore di fondo e riverbero, che può essere corretto con soluzioni di fono-assorbenza, in maniera che si possa vivere veramente una esperienza più simile all’incontro in presenza”.

Anche dalla diffusione delle “huddle room” emerge con chiarezza come l’ufficio inteso in senso classico, con orari e sede fissi, non sia più attuale. Il lavoro ibrido, ovvero la modalità di collaborazione mista, dove alcuni o tutti i dipendenti possono scegliere quando e dove lavorare, si impone sempre più come nuovo modello. Si tratta di un approccio che se ben pianificato e gestito può offrire diversi vantaggi. Nella riprogettazione degli spazi condivisi oggi si deve tener conto anche di aspetti come la biofilia e quindi l’importanza del verde, che possono generare maggiore produttività, miglior benessere dei dipendenti e persino profitti più elevati e minori spese di gestione.