Collaboration & Beyond

Da tempo l’evoluzione dell’ufficio ha tra i punti centrali l’adozione di modelli flessibili e l’importanza della collaborazione. La pandemia con l’adozione del lavoro a distanza li ha accelerati, generando da un lato la “prototipizzazione” del lavoro da remoto rimuovendone le resistenze alla diffusione, e dall’altro palesando l’importanza di un luogo per la socializzazione e la collaborazione. L’uso massiccio delle piattaforme digitali per la collaborazione da remoto, infatti, ne ha certo evidenziato i grandi passi in avanti, ma ne ha anche reso evidenti i limiti, facendo comprendere che, per una collaborazione efficace, le persone devono essere fisicamente insieme.
È proprio in tempi complessi come questi, che la collaborazione si mostra come elemento essenziale per l’azienda. La natura stessa delle problematiche da affrontare, rende necessario che l’azienda sia capace di innovare per reagire alle condizioni mutevoli. In queste situazioni la concezione del sapere suddiviso in silos deve essere superata e si deve attivare un tipo di collaborazione “avanzata” con un processo dinamico, partecipato e ampliato nel tempo e nello spazio.
Creare le condizioni perché questo avvenga è molto importante, e il “nuovo” spazio ufficio deve diventare il luogo dove: persone, tecnologia e processi, si integrano per dare forma a quella che abbiamo definito “collaborazione estesa”.
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Per capire come si possono strutturare gli uffici, abbiamo guardato agli spazi e ai processi della collaborazione. Sono stati analizzati decine di progetti in diversi paesi e settori. Spazi differenti tra loro, ma con al centro l’apprendimento e la collaborazione. Per definire inoltre il workflow e i comportamenti delle persone, sono stati analizzati i processi di collaborazione strutturata (Designsprint, Lean startup, ecc.). Processi temporanei dai quali però, si possono definire le caratteristiche della collaborazione estesa.
L’analisi ha definito una struttura dell’ufficio a macro aree con differenti spazi per le diverse attività. Sono state determinate tre aree principali: Comunità, dove si svolgono attività a carattere pubblico, Team of Teams zona semi-privata per incontri tra persone di diversi teams e infine l’area Team, dove si svolgono le attività quotidiane.
All’interno delle macro aree abbiamo definito gli spazi per le attività. Alcuni spazi sono familiari, perché già presenti negli uffici ma che hanno un focus centrale differente, come ad esempio le sale riunioni. Altri sono spazi che normalmente appartengono ad altri luoghi, e che l’ufficio prende in prestito modificandoli. È questo il caso, ad esempio, delle arene che oggi vediamo in diversi uffici.
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Con la definizione del processo della collaborazione estesa, abbiamo definito le caratteristiche degli spazi e degli arredi che devono supportarne il workflow:

• Processo visuale: si costruiscono contenuti in maniera visiva, mettendo le cose sul muro e discutendole. Per facilitare l’attività abbiamo bisogno di superfici attrezzate come pareti, lavagne, schermi digitali, ecc. Prima citavamo le sale riunioni che devono cambiare il loro punto centrale dalla superficie orizzontale per discutere, alla superficie verticale per visualizzare.
• Processo aperto: tutte le idee sono benvenute e le persone devono sentirsi sicure per esprimersi al meglio. Per questo gli spazi devono essere non gerarchici, accoglienti e informali e in grado di far sentire le persone a loro agio.
• Processo partecipativo: le persone sono coinvolte e partecipano in ogni momento alle attività. Lo spazio per la collaborazione deve essere presente in tutte le aree. Ad esempio, le zone a divani devono avere attrezzature (lavagne ecc.) per trasformare facilmente una normale discussione in un momento di ideazione e condivisione.
• Processo dinamico composto da varie fasi, dove le persone e le loro idee si muovono e prendono forma. Per questo gli spazi e gli arredi devono essere flessibili, mobili e devono adattarsi alle esigenze delle persone e del processo.

In questa direzione l’ufficio può evolvere e strutturarsi per una nuova dimensione della collaborazione e della socializzazione. Un ufficio che, eticamente e strategicamente mette al centro: persone, team e comunità.