Cresce lo spazio per postazione di lavoro

Quello del Facility Management è un mercato, dal valore stimato di 37,5 miliardi di euro, che si mostra da anni in crescita costante, soprattutto sotto la spinta della media impresa. Si tratta di un mercato estremamente complesso, composto da molteplici servizi e che interessa trasversalmente un gran numero di settori. Chi opera in questo campo, sia esso un fornitore di servizi o il facility manager di un’organizzazione, ha perciò bisogno di strumenti precisi e attendibili per orientarsi al meglio nella propria professione. I progetti di benchmarking sono una risposta. Il termine individua un’analisi comparativo-statistica che consente di misurare le performance delle attività interne all’azienda e di confrontarle con i valori ottimali individuati dalla ricerca. IFMA Italia porta avanti da vent’anni un suo progetto di benchmarking, divenuto nel tempo un punto di riferimento di grande importanza per chi opera nel settore. Lo studio viene ripetuto ogni due anni ed è realizzato in collaborazione con le aziende associate, che rappresentano le realtà più avanzate per ciò che riguarda la gestione dei servizi e sono quindi i soggetti più adatti a fornire dati utili a un confronto costruttivo. Proprio le attese delle aziende associate hanno plasmato di volta in volta gli obiettivi dello studio, mantenendo quello principale di consentire a ogni facility manager di valutare se i servizi offerti ai propri clienti interni presentino costi e modalità di erogazione effettivamente compatibili con i livelli di qualità. Il Benchmarking perciò è utile in primo luogo ad aumentare la consapevolezza dei facility manager riguardo le proprie performance gestionali e a permettere loro di operare scelte strategiche basate su dati oggettivi. Consente anche un corretto monitoraggio dell’attività di gestione, segnalando anche alcuni indicatori particolarmente adatti a essere utilizzati nella reportistica. Infine, fornisce al facility manager gli strumenti per rendere evidente alla sua azienda quale importanza rivesta la gestione e il controllo dei servizi.

Gli spazi di lavoro nel Benchmarking 2018

L’ultimo studio del Benchmarking di IFMA Italia, svolto nel 2018, ha coinvolto 51 aziende, ciascuna delle quali ha fornito dati per uno o più immobili, per un campione totale di 99 edifici, il 70% dei quali di proprietà. Si tratta in generale di edifici di grandi dimensioni (superiori ai 20.000 mq) poco meno della metà dei quali collocati nel centro sud, dato comunque in costante crescita nel corso degli studi effettuati. I risultati dello studio sono stati pubblicati in tre distinti report, dedicati ai servizi all’edificio, a quelli alle persone e agli spazi di lavoro.
I dati riguardanti lo spazio mostrano che gli edifici a uso ufficio hanno subito una tendenza verso un maggiore “affollamento” dal 2011 al 2015, probabilmente frutto di un tentativo di ridurre lo spazio per diminuire le spese a esso collegate. Dal 2015 è però in atto una controtendenza che vede gli edifici tornare, anche se lentamente, a svuotarsi, mentre aumenta di circa un metro quadro lo spazio medio riservato a ogni postazione di lavoro. Non è l’unica inversione di tendenza registrata: torna a crescere anche la percentuale di postazioni vuote, che tocca il 7%, valore più alto registrato da quando vengono condotti gli studi di Benchmarking di IFMA Italia.
Le spiegazioni di questo processo in atto dal 2015 possono essere diverse ed è difficile individuare quali giochino il ruolo più imponente, ma è possibile che un peso non trascurabile sia da attribuire alla volontà delle aziende di aumentare il comfort dei propri dipendenti e alle nuove forme di organizzazione dello spazio ufficio, incentrate su soluzioni come l’incremento del focus sulle aree condivise e la scelta di ricorre a postazioni non assegnate.
Dal 2015 si nota anche una contrazione della spesa per la manutenzione degli impianti, calata in tre anni di un punto percentuale al netto dell’inflazione. Cresce contemporaneamente, nello stesso periodo, anche l’incidenza della spesa per le manutenzioni extracanone in maniera speculare alla diminuzione di quelle a canone: nel 2015 il peso delle spese extracanone era del 22%, valore salito al 29% per queste ultime rilevazioni.
Il servizio di pulizie, infine, conferma una forte e costante discesa nella spesa, con una riduzione che dal 2010 è quantificabile in un 20%. Anche in questo caso si nota una crescita delle spese extracanone, che nel 2005 erano praticamente assenti e ora raggiungono il 5% della spesa complessiva per il servizio.