Guida “Facility Management e Pandemie”

Nel marzo 2020 IFMA Italia ha istituito uno speciale gruppo di lavoro con l’obiettivo di stilare le best practice da porre in atto per contrastare gli effetti della pandemia sull’azienda e sui suoi dipendenti. Il gruppo di lavoro ha riunito i Soci di IFMA Italia che hanno messo la loro competenza ed esperienza in condivisione, al fine di individuare strategie, metodologie di intervento e strumenti che una azienda potrà impiegare per prevenire gli effetti dell’epidemia, affrontare l’emergenza in atto e gestire la strada verso il ritorno alla normalità, fornendo la massima protezione al proprio personale e mitigando l’impatto negativo sulla produttività.
Come ogni attività di IFMA Italia, anche questo gruppo di lavoro ha riunito al suo interno sia esponenti della domanda che dell’offerta di servizi e si è fondato sull’eccezionale dinamismo e possibilità di approfondimento che scaturiscono dal dialogo e dalla collaborazione tra le due anime del mercato del Facility Management. L’attività del gruppo di lavoro è culminata nella pubblicazione di questa guida che raccoglie tutte le regole, indicazioni e suggerimenti per un sicuro rientro in azienda. La guida ha una vocazione prettamente pratica. Vuole rappresentare una risorsa nella quale i Facility Manager e le aziende in generale possano trovare facilmente e velocemente indicazioni semplici ed efficaci. La guida è concepita come un lavoro in continuo divenire. Le indicazioni operative presenti verranno infatti aggiornate e migliorate in base alle evidenze derivanti dall’evolversi della situazione sanitaria. Anche se per ragioni di necessità, in questa prima fase la guida – consultabile al link http://www.ifma.it/Covid-19/ – è concentrata sulla fase di rientro al lavoro e sui primi mesi di adattamento. A tal fine è inclusa una lista di soluzioni operative e prodotti per la gestione della nuova realtà dell’ufficio.

I riflessi della pandemia
sulle attività del facility manager

La pubblicazione della guida è stata per Officelayout l’occasione per un confronto con Marco Decio, presidente di IFMA Italia, sulle principali implicazioni che la pandemia avrà sulle attività del facility manager. “Il coronavirus ha cambiato il nostro modo di vivere la città e di concepire i luoghi di lavoro – ha esordito Decio –. Come inevitabile conseguenza, anche i pilastri su cui poggia la disciplina del Facility Management hanno subito una forte scossa. Vanno perciò ripensati e rifondati, così da essere abbastanza solidi da sostenere non solo l’uscita dallo stato di emergenza, ma anche una nuova visione del futuro. Ciò di cui le aziende hanno più bisogno, in questo momento, sono risposte e piani innovativi a lungo termine capaci di sovvertire le regole canoniche e definire un nuovo approccio al Facility Management”.

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Cosa deve fare il Facility Manager per adattarsi alla nuova realtà?

In primo luogo deve comprendere che, in questo scenario, il suo ruolo ha assunto ancora più importanza che in passato. E, soprattutto, lo devono comprendere le aziende. Per esperienza, preparazione e capacità di incidere in maniera trasversale su tutti i livelli e le aree dell’organizzazione, il Facility Manager è tra le figure che possono fare di più per guidare l’azienda attraverso questa tempesta. Ma deve essere posto nelle condizioni di farlo, mettendo a sua disposizione tutte le leve strategiche di cui necessita per dare all’organizzazione una spinta decisiva. Una leva importante però il Facility Manager l’ha già a sua disposizione ed è la fiducia dei propri colleghi, conquistata in anni in cui si è impegnato a creare un’esperienza lavorativa il più possibile vicina alle loro esigenze.

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Quali step dovrà seguire nell’immediato?

La capacità di comunicazione sarà fondamentale. Le persone rientreranno in un ufficio ben diverso da quello che avevano lasciato. Le regole sul distanziamento sociale e sull’igiene in generale avranno stravolto non solo il layout dell’ufficio, ma anche il modo di viverlo. Il Facility Manager dovrà perciò comunicare al meglio i cambiamenti e allo stesso tempo placare l’ansia portata dal “nuovo” e da un insieme di regole che saranno costante memento di quanto accaduto. Ma allo stesso tempo dovrà trasmettere la necessità di non abbassare la guardia quando l’ansia avrà lasciato spazio all’assuefazione al nuovo scenario. Questa realtà, non dimentichiamolo, è nuova anche per il Facility Manager, perciò dovrà sempre essere in ascolto, cogliere ogni segnale, individuare ogni nuova sfida, senza farsi condizionare troppo da un modo di leggere le situazioni sedimentato negli anni e che potrebbe non essere più efficace in questo nuovo scenario. Dovrà quindi essere pronto a leggere e affrontare situazioni del tutto nuove, forte di una flessibilità mentale che gli permetta di muoversi velocemente tra questioni tecniche e organizzative.

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Nel periodo di isolamento l’applicazione di modalità lavorative da remoto ha dimostrato che si può essere produttivi anche non recandosi in ufficio quotidianamente, spianando di fatto la strada allo “smart working”. Quali saranno le implicazioni di questa nuova consapevolezza nel medio/lungo periodo?

Il passaggio al lavoro da casa è stato forzato e anche brusco un po’ per tutti. Anche se credo sia giusto ricordare come il personale delle società di FM abbia continuato il suo lavoro sul campo, garantendo il funzionamento di tante attività vitali, inclusi gli ospedali, e schierandosi in prima linea accanto a tutti coloro che hanno consentito al nostro Paese di non dover fare a meno dei beni essenziali. Ma per un numero enorme di italiani questa emergenza ha significato adattarsi di colpo a lavorare in remoto, anche perché sono relativamente poche in Italia le aziende che hanno maturato una reale esperienza in questo campo. Mi vengono in mente Cisco, Tetra Pak e Siemens, solo per fare esempi. Quelle citate, in realtà, sono aziende che fanno veramente smart working, ovvero qualcosa di ben diverso dal lavorare in remoto un giorno ogni cinque o venire in ufficio a settimane alternate. È un’impostazione centrata sul lavorare per obiettivi e quindi fondata sulla fiducia verso il dipendente. Sul valutare i risultati dell’attività, non sul controllarne tempi e luogo. Se vogliamo veramente vedere applicato lo smart working dovremo perciò avere un cambiamento culturale nelle figure manageriali, che dovranno abbandonare il ruolo di controllori per diventare ancora più organizzatori dell’attività lavorativa. Ma allo stesso tempo anche i dipendenti dovranno imparare a gestire questa fiducia e a pianificare la propria attività in base a obiettivi prefissati. A quel punto l’ufficio diventerà uno strumento in mano alle persone, non più il centro assoluto dell’attività. Sarà il luogo dove andare quando si ha l’esigenza di utilizzare i suoi spazi e le importanti risorse che mette a disposizione. Ma quella verso il vero smart working non sarà un’evoluzione né semplice, né veloce. E nel mentre, bisognerà puntare su una solida programmazione delle presenze, in cui nulla sia lasciato al caso, per evitare la concentrazione di troppe persone nello stesso spazio. Le stesse postazioni di lavoro andranno prenotate, come già succede con le sale riunioni.

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Che sfida attende proprietari e locatari degli immobili a uso ufficio? Quali i riflessi più rilevanti sui costi di gestione?

Credo sia una sfida fondamentale e trovare la chiave giusta per interpretarla darà una forte spinta a entrambe le parti in gioco. Ma è materia molto complessa e con tante variabili da tenere in conto. È chiaro che l’ufficio va ripensato in maniera radicale e tra l’altro senza un vero modello di riferimento, perché le condizioni imposte dal distanziamento sociale sono del tutto inedite. Già con il passaggio “forzato” al lavoro in remoto, il Centro Studi di IFMA Italia aveva stimato una diminuzione del 30% dello spazio di lavoro necessario per gli uffici a parità di dipendenti e visitatori esterni dell’azienda. Ora si potrebbe pensare ad un’ulteriore riduzione dello spazio, ma prima di tutto bisogna capire quale volto dovrà avere il nuovo ufficio. C’è bisogno, ad esempio, di ripensare tutta quella parte, su cui si è insistito molto in questi anni, di impiego delle aree comuni per incrementare la socialità e il flusso di informazioni tra i dipendenti. Le aziende che avevano già concepito l’ufficio come inserito in un concetto più ampio di smart working avevano puntato molto sull’uso di aree comuni, formali e informali, per mantenere vivo lo spirito di condivisione, di scambio e di appartenenza del personale. Ora dovranno rivedere il tutto. Non sarà un lavoro semplice, ma vediamo che i Facility Manager e le società di FM vi si stanno già dedicando con enorme impegno.

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Vi sarà però un aumento dei costi di gestione…

È inevitabile, almeno nel breve periodo, ma i risultati dovremo giudicarli su di un orizzonte temporale più ampio. L’aumento è già percepibile, e non è dovuto solo all’acquisto di dispositivi di protezione individuale e al potenziamento del servizio di sanificazione, che da solo ha registrato un incremento medio del 117% secondo i dati di IFMA. Bisogna tenere conto anche delle tante attività che sono state riviste per abbattere le possibilità di contagio. E l’impatto di queste è stato talmente ampio che un po’ tutti i processi hanno necessitato di una ripianificazione. Tutto ciò non può che pesare sui bilanci e non c’è modo di evitarlo. C’è bisogno perciò di una forte attitudine all’innovazione per trovare nuove soluzioni e un nuovo equilibrio per l’organizzazione aziendale, portando valore dove prima non c’era. E in questo il Facility Manager non potrà che avere un ruolo fondamentale.