Il benessere in ufficio

L’edizione 2018 del convegno OLMeet, che si è svolta nel mese di giugno a Padova, ha posto l’accento su un nuovo concetto di benessere che prende in considerazione dalla salute fisica al benessere psicologico, sino ai rapporti sociali.

La maggior parte dei programmi di cambiamento falliscono. Ecco il perché!

Una quindicina di anni fa abbiamo iniziato ad apprendere che il 70% dei programmi di cambiamento falliscono o, nel migliore dei casi, non raggiungono i risultati previsti. La cosa interessante è che in questi anni questa percentuale non è migliorata. Le conseguenze di questo sono drammatiche, non solo in termini economici, ma anche dal punto di motivazione delle persone, efficienza e capacità di generare un impatto positivo sul business. Basti pensare a quante aziende negli ultimi vent’anni hanno cercato di superare i loro problemi implementando iniziative di cambiamento come il Total Quality Management, la Struttura a matrice, la Struttura appiattita, il Lean, l’Agile, lo Smart Working, la trasformazione della cultura organizzativa. Ma, inesorabilmente, i risultati nella gran parte dei casi sono sempre gli stessi e non in linea con le aspettative iniziali.
Premesso che l’analisi di cosa va storto in questi casi può rivelarsi molto complessa, e che quasi sempre l’insuccesso, o il successo parziale, di programmi di cambiamento dipende da un insieme di variabili non sempre facili da identificare e da governare, in Asterys abbiamo voluto andare a fondo sulla questione giungendo a identificare due principali ragioni per cui i processi di cambiamento non funzionano. La prima riguarda il fatto che nella gran parte dei casi i cambiamenti vengono innestati senza curarsi troppo della necessità di dover prima cambiare profondamente i mindset, o mentalità, e le condizioni di sfiducia, controllo e iniquità che permeano la cultura della gran parte delle aziende. La seconda ragione, che peraltro è anche una delle realizzazioni più importanti dell’attività di ricerca che abbiamo portato avanti nell’ultimo anno, è che il sistema gerarchico, di per sé, tende a rafforzare le stesse dinamiche di cui l’azienda vuole disfarsi attraverso il cambiamento.
Quando iniziative come Agile, Lean e, più recentemente, lo Smart Working sono adottate da organizzazioni la cui leadership ha una prospettiva dominante gerarchica, queste filosofie di lavoro diventano nel migliore dei casi semplici miglioramenti di processo per aumentare l’efficienza, i profitti o la produttività. Ma senza mai raggiungere il loro vero potenziale o, in molti casi, fallendo. In presenza di gerarchia vengono di fatto adottate solo quelle pratiche che si allineano al modo di pensare gerarchico e che sono coerenti con una mentalità gerarchica. Non c’è da sorprendersi come ad esempio tutte le aziende che cercano di generare empowerment all’interno di un sistema di gestione top-down facciano così tanta fatica. Si tratta di un paradosso e non è certo l’unico a cui possiamo pensare. Altri paradossi a cui assistiamo comunemente sono il desiderio di creare fiducia all’interno di una cultura basata sul controllo, l’aspettativa che le persone agiscano con una mentalità imprenditoriale senza dargli reale autonomia, il desiderio di creare engagement laddove le decisioni vengono prese da altri, l’aspettativa che le persone collaborino pur mantenendo un forte focus sulla performance individuale. Senza considerare il sogno che tutte le aziende hanno di diventare più veloci, agili, responsive all’ambiente che le circonda, ma a patto che tutto ciò che poi genera burocrazia alla fine non si tocchi!

Industria 4.0, smart working e green design

La progettazione dei nuovi luoghi di lavoro guarda alle trasformazioni in atto nell’ufficio e nell’ambito produttivo e industriale.
L’industria 4.0 è frutto di un processo che conduce a una produzione industriale automatizzata e interconnessa. Le nuove tecnologie digitali hanno un impatto profondo in 4 direttrici di sviluppo: utilizzo dei dati (big data, open data, Internet of Things, machine-to-machine e cloud computing); analytics (una volta raccolti i dati, bisogna ricavarne valore); interazione tra uomo e macchina (interfacce “touch” e realtà aumentata); passaggio dal digitale al “reale” (manifattura additiva, stampa 3D, robotica, comunicazioni, nuove tecnologie per immagazzinare e utilizzare energia in modo mirato, razionalizzando costi e ottimizzando prestazioni).
I fattori tecnologici influenzano l’evoluzione del mercato del lavoro: verranno creati 2 milioni di nuovi posti di lavoro, ma ne spariranno 7 milioni. Cambiano di conseguenza le competenze e le abilità ricercate e con esse cambiano i luoghi di lavoro e la loro organizzazione.
Negli uffici la trasformazione è guidata dalla diffusione dello Smart Working, un nuovo approccio al lavoro, alla cui base ci sono 3 elementi: behaviours che presuppone una revisione del rapporto tra manager e dipendente da controllo a fiducia; bytes quindi il ricorso a tecnologie collaborative al posto di sistemi di comunicazione rigidi; bricks che attiene alla riorganizzazione del layout e degli spazi di lavoro che vanno oltre le quattro mura dell’ufficio. Un nuovo approccio che pone al centro dell’organizzazione la persona e fa convergere obiettivi personali e professionali con quelli aziendali. Il singolo lavoratore è responsabilizzato, proprietario del proprio lavoro, consapevole dei risultati da raggiungere, autonomo nel definire modalità e tempistiche di svolgimento delle attività. Questo comporta snellire e adattare i processi, rivedere gli spazi e renderli più “vivibili”, dare l’opportunità alle persone di lavorare al di fuori dell’ufficio e garantire device portatili, tecnologie digitali e software collaborativi.
Infine il progetto non può prescindere da un approccio che tiene conto del Green Design (ESD – Environmentally Sustainable Design), filosofia di progettazione basata sui principi di sostenibilità sociale, economica ed ecologica che si pone come obiettivo la riduzione dell’impatto ambientale di ogni oggetto o costruzione. I principi che connotano il Green Design sono: basso impatto ambientale; efficienza energetica; qualità e durata nel tempo dei materiali; ricicalbilità; biomimetica; rinnovabilità.
Nel corso del suo intervento l’architetto Franzina ha presentato in anteprima il progetto della nuova sede di un’azienda nel nord-est italiano nel quale hanno trovato applicazione i principi sopra esposti. A partire dalla fabbrica fortemente automatizzata e interconnessa, sino agli spazi ufficio all’interno dei quali il lavoratore può muoversi liberamente grazie anche alla grande offerta di spazi comuni dedicati a riunioni informali, zone relax e aree break. Per ridurre l’impatto ambientale gli uffici sono posizionati sopra la copertura dei capannoni produttivi, mentre le facciate laterali sono rivestite da un materiale eco-compatibile con un’intercapedine saturata da una fascia di vegetazione. La presenza della natura è dominante, caratterizza ogni spazio e avvolge il lavoratore. Anche la tecnologia più avanzata contribuisce alla qualità allo spazio: per garantire comfort sono infatti previste micro bolle acustiche immateriali.

Aumentare il benessere e l’ergonomia del posto di lavoro

L’evoluzione del lavoro d’ufficio ha visto fin dagli Anni 60 continui cambiamenti nel modo di intendere sia gli ambienti di lavoro, sia gli strumenti di interfaccia (sedie e tavoli, computer ecc.).
Agli inizi del XXI secolo l’attenzione dei progettisti si è concentrata nel migliorare l’estetica e la funzionalità dei diversi elementi che compongono l’ufficio: pareti attrezzate, sedie operative e direzionali, tavoli, armadi, sistemi illuminotecnici, sistemi per l’insonorizzazione, e così via.
Successivamente, con l’avvento di un’informatica più spinta e performante legata a Internet e a una diffusione planetaria delle relative tecnologie si è assistito alla possibilità di gestire e trasferire enormi quantità di dati in tempi molto brevi e a costi accessibili. Ciò ha provocato la comparsa di nuovi device portatili e trasportabili che hanno sostanzialmente cambiato il nostro modo di vivere e di lavorare non più legato a un ambiente fisso e costrittivo, ma più “liquido” e quindi fruibile in spazi diversi all’interno e al di fuori dell’ufficio. Una vera e propria rivoluzione nelle modalità di accesso alle informazioni e nei comportamenti e nei linguaggi, aumentando esponenzialmente i processi di comunicazione e di inter-relazione tra le persone impegnate nei contesti lavorativi più vari.
L’avvento dell’IoT (Internet of Things) che ha reso disponibili un enorme numero di strumenti focalizzati sul monitoraggio dello stato di salute e delle attività quotidiane delle persone, ha determinato una focalizzazione dell’attenzione e dell’interesse generale sul concetto di benessere, permettendo di iniziare un sostanziale cambiamento di tutto il mondo ufficio: dai layout all’organizzazione del lavoro, dagli arredi agli strumenti di lavoro. Cambiamento che sta tracciando una vera e propria linea di confine tra il “vecchio modo di lavorare” a postura fissa prolungata presente negli uffici tradizionali e le dinamiche di lavoro basate sul movimento da perseguire durante la propria attività.
Naturalmente, l’impegno dei progettisti non si è limitato solamente al mondo dell’arredo ma ha investito un po’ tutto l’ambiente d’ufficio: dal microclima all’illuminazione, dal controllo del rumore al miglioramento dei layout in funzione della tipologia di lavoro svolto e della necessità di comunicare, fino al miglioramento della tecnologia in chiave funzionale rendendo i diversi device user friendly al fine di ridurre lo stress da interazione Uomo-Macchina.
La comparsa dell’IoT e dei Big Data, che consentono di gestire in modo accessibile enormi flussi di informazione facilmente e in tempi estremamente brevi, ci consente oggi di passare anche da una progettazione tradizionale a un design che prende spunto dalle problematiche rilevate da rilevazione evoluta che può misurare con estrema precisione le dinamiche di movimento durante il lavoro degli utilizzatori nei diversi contesti per restituire ai progettisti delle vere e proprie linee guida che permettono una progettazione molto user-centered con evidenti benefici sull’efficienza lavorativa e il benessere delle persone che lavorano.
Negli ultimi 15 anni, le grandi aziende, e molto più di recente anche quelle più piccole, si sono sempre più interessate agli aspetti motivazionali estrinseci, in altre parole: le azioni che l’azienda può attivare per motivare efficacemente le persone.
La nuova sfida, per tutti i livelli aziendali, ma maggiormente per i profili più elevati a livello organizzativo, diventa quindi quella di cercare di capire come coniugare e condividere il disegno di vita del singolo individuo (che varia nel tempo), con quelli dell’organizzazione. Ed è questa una sfida che si gioca nel campo della motivazione intrinseca, cioè a un livello psicologico molto più profondo tra persone e organizzazioni.