Il workplace come infrastruttura relazionale

Negli uffici contemporanei la collaborazione non è più un’attività isolata o una funzione interna a uno spazio chiuso: è un comportamento distribuito, un modo di lavorare che attraversa l’intero layout e dà forma a un nuovo modello culturale. 

A cambiare non è solo la forma degli spazi, ma la logica che li governa: la collaborazione diventa quotidiana, diffusa, spontanea, e richiede ambienti che sappiano sostenerla prima ancora di definirla. La trasformazione profonda, accelerata dall’ibridazione del lavoro, ridefinisce la relazione tra persone e luoghi. In questo scenario, gli spazi di collaborazione diventano non solo un dispositivo funzionale e operativo, ma anche un potente strumento di retention: luoghi capaci di rendere la presenza desiderabile, non imposta.

Questi spazi rappresentano dunque una parte sempre più rilevante degli uffici, attraverso una pluralità di soluzioni che includono alcove, nicchie, salottini, tavoli condivisi, lounge operative e aree non prenotabili. Un passaggio che molti progettisti leggono come un allargamento di scenari e comportamenti. 

“In epoca post-Covid non esistono più ambienti rigidamente assegnati alle relazioni: l’intero edificio diventa il luogo delle relazioni e resta uno dei motivi principali per cui vale la pena lavorare in presenza – afferma Giacomo De Amicis, fondatore dello studio De Amicis Architetti –. Oggi è il lavoro che si adatta a spazi di qualità, e non il contrario. Da qui nasce la necessità di progettare ambienti attrattivi, con identità riconoscibile e grande fruibilità. La progettazione deve quindi immaginare condizioni nuove, capaci di accogliere o indurre relazioni inattese. Il ripensamento delle tipologie edilizie consolidate e la conseguente maggiore complessità spaziale diventano una risposta logica. La metafora di riferimento è “la città”, luogo vivo dove coesistono relazioni prevedibili e impreviste”.

Una visione complementare arriva da Katia Gentilucci, senior architect, head of workspace design di Progetto CMR: “Il concetto di collaborazione si arricchisce di molteplici sfaccettature: diventa una condizione diffusa, dinamica, che attraversa ogni spazio di lavoro durante l’intera quotidianità. Le aree di incontro possono essere opportunamente distribuite nello spazio complessivo dell’ufficio per rendere più semplice l’incontro, senza recare fastidio nei ‘rapporti di vicinato’: si realizzano delle piazze di prossimità, arene, in cui si suggeriscono modalità d’uso, lasciando libertà alle persone di adattarsi a ogni occasione. Lo spazio di collaborazione diventa espressione della nuova socialità e dell’evoluzione stessa della società”.

Un cambio di prospettiva che attiva nuove sensibilità progettuali, ne parla Bruno De Rivo, fondatore dello studio e45: “La collaborazione esce dal suo guscio e si diffonde negli spazi di passaggio, nelle aree lounge, nei caffè interni, spingendo verso un design capace di creare luoghi informali e accoglienti che invitino le persone a fermarsi, incontrarsi e scambiare idee. Spazi dal linguaggio visivo chiaro e accattivante, che attirano spontaneamente l’attenzione e, una volta vissuti, rivelano la loro funzione: favorire la collaborazione naturale, quotidiana, non imposta”.

La dimensione quantitativa di questo fenomeno emerge dalle analisi sugli spazi in uso, come chiarisce il team Office Fit-Out & Workplace Strategy – Project&Development Services Italy di Cushman & Wakefield: “Gli spazi collaborativi oggi rappresentano in media il 20-30% della superficie complessiva, ma se si considerano anche aree come meeting room, break area e lounge, la percentuale può arrivare fino al 40%. Questi ambienti vengono utilizzati principalmente per attività che coinvolgono più persone, spesso appartenenti a team diversi, e hanno un ruolo strategico nel favorire l’interazione senza compromettere la concentrazione di chi lavora in modalità più individuale all’interno degli open space. L’uso e la configurazione degli ambienti collaborativi variano in base al settore e alla cultura organizzativa. Conoscere a fondo l’azienda, la sua cultura organizzativa e i suoi requisiti operativi è il primo passo per una progettazione realmente efficace. La raccolta e l’analisi dei dati (quantitativi e qualitativi) consentono poi di comprendere come le persone utilizzano gli spazi, quali attività svolgono, quali dinamiche relazionali emergono e quali sono le criticità da risolvere. L’obiettivo è sempre quello di evitare soluzioni “di tendenza” o standardizzate ma costruire un modello su misura, basato sui dati reali e sulle specifiche esigenze dell’organizzazione. In altre parole, i dati non servono solo a descrivere la situazione, ma diventano uno strumento strategico per accompagnare il cambiamento e ottimizzare gli spazi nel tempo”. 

Organizzazione spaziale e allestimenti 

Le collaboration area vanno interpretate come elementi interconnessi all’interno di un sistema spaziale più esteso, capace di supportare processi, percorsi e comportamenti a livello di edificio. In quest’ottica il layout degli uffici non è più una semplice distribuzione di funzioni, ma una sequenza di opportunità di relazione. “Un layout fluido, senza gerarchie rigide, incoraggia l’incontro casuale e la circolazione delle idee – sintetizza Bruno De Rivo –. Attraversare lo spazio deve significare incontrare, non solo spostarsi, in questo modo l’ambiente si trasforma in un sistema aperto e dinamico, capace di generare partecipazione autentica e continua”.

Entra nel merito Giacomo De Amicis: “L’edificio è un organismo vivo, in cui scale, rampe e ascensori diventano parte integrante dell’esperienza. Da questa visione derivano alcune soluzioni progettuali ricorrenti. In primo luogo, gli identity spaces: spazi che, pur non avendo una funzione specifica evidente – come installazioni, pedane, labirinti o aree esterne – possiedono una forte capacità di aggregazione e stimolano l’interazione. Un’altra strategia consiste nell’alternanza di soft e hard spaces. I primi includono showroom, lobby, zone lounge, aree break, sale conferenze, laboratori creativi e percorsi, mentre i secondi comprendono reception, phone booth, uffici singoli, sale riunioni, open space e aree stampa. Questa alternanza genera varietà, anche geometrica, attraverso dilatazioni e compressioni dello spazio, arricchendo l’esperienza abitativa e le relazioni all’interno dell’edificio”.

Per garantire una corretta interazione tra le persone il design deve dunque demolire le barriere fisiche e psicologiche, intervenendo su diversi ambiti, come descritto da Katia Gentilucci: “Attraverso il layout si interviene creando spazi non gerarchici che si susseguono come strumenti di partecipazione. Le planimetrie si aprono, gli spazi diventano più accessibili, si propongono sequenze di aree con differenti gradi di interazione: spazi per il brainstorming, zone silenziose per la concentrazione, nicchie per il dialogo spontaneo. Mentre percorsi e punti di incontro strategicamente studiati e posizionati all’interno dei layout incoraggiano e facilitano le possibilità di incontro e interazioni, anche tra persone appartenenti ad ambiti e generazioni differenti.

Infine, la selezione di arredi modulari e mobili – tavoli su ruote, sedute leggere, pareti divisorie fonoassorbenti – viene garantita una flessibilità d’uso che rispecchia l’agilità del lavoro contemporaneo; in unione con un maggiore grado di tecnologia possono diventare strumento facilitatore dell’adattabilità”.

Sul fronte delle tipologie spaziali interviene il team di Cushman & Wakefield: “Gli spazi di collaborazione comprendono piccole sale, alcove, aree informali per 3/4 persone, sino ai tavoli condivisi non prenotabili, dotati di connessioni dati e accesso libero. Sono pensati per essere flessibili e multifunzionali, adatti a un uso ibrido tra collaborazione e concentrazione, e spesso utilizzati da persone che non trascorrono l’intera giornata in ufficio, ma vi si recano per brevi periodi o incontri di coordinamento. Dopo la diffusione del lavoro da remoto, infatti, la motivazione principale per recarsi in ufficio è proprio la condivisione e la collaborazione: gli spazi devono quindi supportare queste dinamiche più che la semplice presenza operativa”.

La trasformazione degli spazi collaborativi non riguarda solo l’architettura e la distribuzione interna, ma anche il ruolo dell’arredo che diventa uno strumento attivo nel generare relazioni e suggerire possibilità d’uso dello spazio. 

Ernst Holzapfel, direttore marketing di Sedus, evidenzia come la collaborazione nasca anche dal movimento: “Le soluzioni più efficaci sono quelle che invitano a muoversi, a cambiare prospettiva. La possibilità di variare posizione durante la giornata stimola la circolazione, l’attenzione e la creatività. In fondo, il segreto è semplice: progettare spazi che si adattino alle persone e ai loro ritmi, trasformando ogni momento di lavoro in un’esperienza fluida, connessa e viva”.

Conferma Mario Colombo, sales director Sud Europa di MillerKnoll: “Le tipologie di arredo più efficaci sono quelle flessibili, riconfigurabili e informali, capaci di adattarsi a diversi momenti della giornata e a diverse modalità di lavoro. Non si tratta solo di scrivanie e sedute, ma di ambienti che incoraggiano la presenza volontaria, perché generano esperienze significative e rafforzano il senso di appartenenza”. 

Formale VS informale. I due volti della collaborazione 

Questa nuova attenzione alla dimensione esperienziale apre la strada a un altro tema chiave della progettazione contemporanea: la progressiva dissoluzione del confine tra spazi formali del lavoro e aree informali. Come visto gli uffici contemporanei richiedono un registro più fluido, dove il linguaggio formale e quello informale convivono all’interno della stessa narrazione spaziale. È un equilibrio che nasce dalla continuità. Questa evoluzione si manifesta sia nel layout sia nelle atmosfere.

“Nell’ufficio contemporaneo le aree di lavoro si alternano a spazi di collaborazione ed aree informali, ma le nuove modalità lavorative non escludono che lo spazio possa essere allo stesso tempo rappresentativo, autentico, accogliente e performante – spiega Katia Gentilucci –. Forma e funzione possono determinare un interessante connubio anche quando l’immagine da trasferire sembra avvicinarsi maggiormente al mondo dell’hospitality. Lo spazio di lavoro contemporaneo vive in equilibrio tra formalità e informalità: è rappresentanza e quotidianità, rigore e accoglienza. Ogni ambiente diventa una vetrina dell’identità aziendale, capace di trasmettere professionalità e calore, innovazione e familiarità”.

Per Bruno De Rivo il confine tra formale e informale va affrontato come una soglia fluida, non come una separazione: “Gli spazi si intrecciano, condividendo linguaggi materici, cromatici e di luce che creano continuità piuttosto che contrasto. Le aree operative diventano luoghi accoglienti e curati, capaci di comunicare l’identità dell’azienda tanto quanto le zone di rappresentanza. Allo stesso tempo, gli spazi dedicati agli ospiti o ai momenti istituzionali mantengono un grado di autenticità che li rende realmente parte della vita quotidiana dell’ufficio. Il risultato è un equilibrio naturale tra efficienza e racconto, tra comfort e immagine”.

Trasformazioni che hanno ricadute dirette anche sugli ambienti tradizionalmente più statici, a partire dalle sale riunioni che integrano l’offerta di spazi informali ampliando le possibilità di scambio e collaborazione, come racconta il team di Cushman & Wakefield: “Le aziende tendono a dividere i flussi tra spazi dedicati all’interazione con l’esterno e quelli riservati ai team interni, promuovendo così efficienza, riservatezza e una migliore gestione dei percorsi. Le sale riunioni dedicate a clienti e visitatori esterni, sono dunque generalmente collocate in prossimità della reception o delle aree di sbarco ascensori, per facilitare l’accoglienza e mantenere separati i flussi interni ed esterni.

All’interno degli uffici, invece, si diffonde l’uso di spazi e sale riunioni più informali e aperte, pensate per incontri brevi, momenti di confronto spontaneo o attività interne ai team. Sale di piccole e medie dimensioni, capaci di ospitare da 4 a 8 persone”.

Il benessere come condizione della relazione

La qualità della collaborazione non dipende solo dall’organizzazione dello spazio. Gli studi convergono su un secondo livello, più sottile ma decisivo: quello della percezione sensoriale, che determina comfort, predisposizione e qualità dello scambio. In questo quadro, le voci dei progettisti convergono su un punto cruciale: il benessere è una condizione di base per ogni forma di collaborazione.

Ma quali sono gli elementi che definiscono la qualità ambientale degli spazi collaborativi? Tutto nasce dall’equilibrio tra luce, materiali e acustica, elementi che non vanno considerati come semplici accessori, ma come infrastrutture sensoriali capaci di orientare comportamenti e relazioni. 

La luce, naturale o artificiale, modula gli stati d’animo e accompagna i flussi: nei percorsi può diventare un dispositivo di guida, sfruttando la nostra naturale tendenza a dirigerci verso le aree più illuminate, mentre nelle zone di incontro definisce atmosfere diverse a seconda dell’intensità e della diffusione. Ogni livello luminoso genera infatti una specifica qualità emotiva, favorendo conversazioni informali o sostenendo momenti di concentrazione e energia collettiva. 

Allo stesso modo, i materiali contribuiscono alla qualità dello spazio non solo per le loro prestazioni tecniche, ma per la loro capacità di trasmettere sensazioni visive e tattili, di restituire una memoria materica riconoscibile e di evolvere nel tempo senza perdere valore. Scegliere superfici naturali, calde e non riflettenti aiuta a costruire ambienti accoglienti e coerenti con le attività svolte, riducendo al contempo impatti indesiderati come il rumore da calpestio nelle zone più sensibili. 

L’acustica completa questo quadro, determinando il grado di comfort e la reale possibilità di dialogo: più che concentrarsi su valori di decibel, è utile pensare alla creazione di veri e propri “ambienti sonori”, definiti da una corretta zonizzazione, da scelte materiche adeguate e da soluzioni tecnologiche capaci di controllare la propagazione del rumore e di garantire la giusta privacy. 

Integrare in modo consapevole luce, materia e suono significa restituire agli spazi collaborativi la loro dimensione più autentica: quella di luoghi che mettono le persone nelle condizioni ideali per condividere idee, ascoltarsi e lavorare insieme. 

Dal lato delle aziende, Sedus propone una lettura sistemica del benessere, articolata nel modello dei 4c: concentrazione, comunicazione, collaborazione, contemplazione. Per Ernst Holzapfel “non basta più alternare scrivanie e zone lounge: quando le persone sono sempre visibili e accessibili, il rischio di distrazione è inevitabile”. Per questo sono state implementate soluzioni che offrono spazi di ritiro acusticamente protetti, ideali per attività che richiedono concentrazione, senza isolarsi completamente dal contesto. Allo stesso modo, sistemi modulari creano microambienti più riservati all’interno dello spazio aperto, garantendo una maggiore privacy visiva e un’esperienza sonora più confortevole. Il risultato è un equilibrio dinamico tra flessibilità e benessere: spazi che si adattano ai bisogni delle persone, mantenendo armonia e coerenza estetica”.

Questa prospettiva trova un riscontro anche nella produzione di MillerKnoll. Mario Colombo sottolinea infatti che “il comfort è una condizione necessaria per creare ambienti in cui le persone vogliono restare. Questo significa progettare spazi che siano visivamente armonici e acusticamente protetti, anche quando sono dinamici. L’uso di materiali fonoassorbenti, luci regolabili e palette cromatiche coerenti contribuisce a creare un’atmosfera rilassante, che favorisce la concentrazione e riduce lo stress”.

Il comfort non è dunque determinato unicamente dai fattori ambientali: una parte fondamentale del benessere percepito nasce anche dalle atmosfere che lo spazio è in grado di generare. In questo senso i materiali concorrono a dar vita a spazi emozionali. “Il design degli spazi collaborativi si sta avvicinando sempre più al linguaggio dei third places – caffè, ristoranti, hotel o biblioteche – luoghi in cui ci sentiamo a nostro agio e connessi – prosegue Ernst Holzapfel –. Questa influenza ha elevato la qualità percettiva degli ambienti di lavoro, portando maggiore attenzione alla dimensione sensoriale e tattile.

Materiali naturali come legno massello, impiallacciati caldi, pelle e lane morbide contribuiscono a creare un’atmosfera accogliente e autentica. Le superfici diventano più piacevoli al tatto, i colori più morbidi e materici, le finiture più domestiche”.

Tecnologia: un’infrastruttura invisibile e armonizzata

Se lo spazio diventa sempre più relazionale e narrativo, la tecnologia ne rappresenta l’intelaiatura invisibile: ciò che permette alla collaborazione di avvenire con continuità, indipendentemente dal luogo e dal dispositivo.

Per Ernst Holzapfel, in un ufficio phygital: “L’arredo diventa parte attiva di un ecosistema tecnologico, capace non solo di ospitare la tecnologia, ma di dialogare con essa”. Un esempio? Sistemi di space management integrano sensori nei mobili e nelle sedute per rilevare in tempo reale l’occupazione degli spazi. I dati raccolti generano insight per ottimizzare l’uso degli ambienti e supportare una pianificazione sostenibile. “L’integrazione tecnologica riguarda anche la libertà di movimento. In questo modo, la tecnologia smette di essere un’aggiunta invisibile e diventa parte integrante del design: discreta, flessibile e al servizio delle persone”.

Sugli stessi principi si basano anche le soluzioni proposte da MillerKnoll. L’arredo “non è solo un supporto fisico, ma un elemento attivo dell’ambiente digitale. Scrivanie, pareti e sedute si integrano con tecnologie che facilitano la collaborazione, la prenotazione degli spazi, la condivisione di contenuti e il monitoraggio del benessere. Ma ciò che conta davvero è che questa tecnologia sia invisibile e intuitiva, al servizio delle persone”.

Dal lato dell’integrazione digitale, la visione di Ayno, azienda parte di STIM Tech Group rende evidente come architettura e tecnologia debbano evolvere insieme. La collaborazione ibrida non è più una modalità alternativa, ma un criterio di progettazione imprescindibile. Matteo Ferro, CEO di Ayno, spiega che la componente digitale deve essere armonizzata con l’architettura e il layout funzionale, garantendo parità di partecipazione tra chi è in presenza e chi si collega da remoto, assicurando un’esperienza immersiva indipendentemente dal contesto. Dal punto di vista tecnico “gli spazi vengono concepiti come digital ready, integrando fin dalle prime fasi di design aspetti come acustica controllata, illuminazione adattiva, telecamere intelligenti con framing automatico, microfoni beamforming e display interattivi”. Le aziende oggi richiedono ecosistemi interoperabili, scalabili e sicuri, basati su standard aperti e sistemi di controllo avanzati, non più soluzioni chiuse o verticali. La collaborazione tra progettisti e system integrator è decisiva perché “un ambiente collaborativo realmente efficace nasce dall’equilibrio fra estetica, comfort e performance tecnologica. La collaborazione fin dalle prime fasi tra interior designer e system integrator consente di integrare e ottimizzare cablaggi, illuminazione, acustica e sistemi AV e di controllo nel progetto architettonico, evitando interventi invasivi o soluzioni non performanti”. 

La presenza come scelta e come valore

Ed è proprio dall’intersezione tra spazio, cultura e tecnologie che emerge uno dei temi più sensibili per le aziende oggi: il valore della presenza e il suo legame con il senso di appartenenza. Le analisi di Cushman & Wakefield mettono in luce una nuova equazione organizzativa: presenza e remoto non sono opposti, ma poli da bilanciare. L’estremizzazione verso lo smart working genera “disconnessione relazionale e perdita di appartenenza”, mentre un ritorno totale obbligato produce l’effetto opposto, creando “sovraccarico e inefficienza”. Il valore del workplace si gioca quindi nel bilanciamento: progettare spazi che “favoriscono l’incontro e il senso di appartenenza”, dove la presenza sia una scelta e non un’imposizione. Di conseguenza, il valore dell’ufficio è associato non alla presenza obbligata, ma all’esperienza che rende possibile. In questa prospettiva l’ufficio rappresenta un’infrastruttura relazionale che unisce tecnologia, architettura, identità e benessere secondo un modello che restituisce centralità alle relazioni. La misura del suo successo è data dalla qualità delle interazioni che è in grado di generare, alimentando continuità, collaborazione e coesione.