Cultura o spazio? Le organizzazioni al bivio

Le organizzazioni moderne si trovano di fronte a un dilemma cruciale nella definizione della loro workplace strategy: puntare sulla cultura o sugli spazi fisici? Decisione non banale, poiché influisce profondamente sulla produttività, il benessere dei dipendenti e l’efficacia complessiva dell’organizzazione.Sicuramente la workplace strategy deve essere una progettazione dinamica e costante dei modelli di lavoro con gli spazi, per favorire prestazioni ottimali e fare saving sui costi.

L’evoluzione delle scrivanie
e l’importanza dell’ergonomia

Negli Anni 70, 80 e 90, le scrivanie erano spazi fisici ben definiti, pieni di strumenti come post-it, cucitrici, gomme, matite e penne…

Oggi, la maggior parte di questi strumenti è digitalizzata. Le scrivanie tradizionali hanno lasciato il posto a postazioni di lavoro digitali, dove un laptop può racchiudere tutto il necessario. Tuttavia, alcune abitudini, come l’uso della carta, persistono, sebbene in una forma più ecologica e riciclata.

Un esempio emblematico di questa transizione si può osservare nei giovani studenti che, anche in ambienti pubblici come la metropolitana, utilizzano tablet e penne digitali per prendere appunti e studiare. Questa digitalizzazione non solo ottimizza lo spazio, ma permette anche una maggiore flessibilità, consentendo di lavorare praticamente ovunque.

Nonostante la comodità del lavoro digitale, emergono nuove sfide, soprattutto in termini di ergonomia e sicurezza. Lavorare quotidianamente con un laptop in posizioni non ergonomiche, come sulle ginocchia, può portare a problemi di salute, in particolare per la schiena. Pertanto, anche in un contesto di lavoro sempre più digitale, la progettazione di spazi ergonomici e sicuri rimane fondamentale.

Collaborazione, spazi di lavoro e la sfida della qualità

Alcune analisi, condotte attraverso modelli sviluppati con alcuni colleghi, mostrano che uno dei principali motivi per cui le persone si recano ancora in ufficio è la collaborazione. L’ufficio è visto come un luogo dove incontrarsi, scambiare idee e lavorare insieme. Tuttavia, la normativa (ad esempio, la legge 81/2008) richiede che ogni lavoratore abbia una scrivania. Questa necessità si scontra con l’evoluzione delle dinamiche lavorative, dove la componente collaborativa supera di gran lunga quella individuale.

In un contesto dove il lavoro collaborativo è preponderante, l’ufficio deve adattarsi, riducendo gli spazi individuali e ampliando quelli dedicati a riunioni e lavori di gruppo. Spazi flessibili e prenotabili, come grandi tavoli condivisi, stanno sostituendo le tradizionali scrivanie rigide.

Un aspetto cruciale della workplace strategy è garantire che la qualità del lavoro non venga compromessa. Alcune attività sono indubbiamente più efficaci in presenza, ma altre possono essere svolte altrettanto bene, se non meglio, da remoto. La sfida è identificare queste attività e decidere di conseguenza.

Ad esempio, in Italia, il lavoro è spesso reattivo piuttosto che proattivo. Questo modello richiede la presenza fisica per affrontare problemi man mano che emergono. Tuttavia, una gestione più proattiva permetterebbe di pianificare meglio le attività, riducendo la necessità di essere sempre fisicamente presenti.

Il bivio strategico e il senso di appartenenza

Le organizzazioni si trovano quindi di fronte a un bivio: mantenere un modello tradizionale, basato sulla presenza fisica e su spazi fissi, o evolvere verso un modello più moderno e collaborativo. Questa scelta implica una profonda riflessione sulla cultura aziendale e sulla gestione del lavoro.

Un approccio tradizionale richiede molti spazi individuali e una presenza fisica costante. Questo modello può risultare meno flessibile e meno attraente per i talenti emergenti. Al contrario, un modello collaborativo privilegia spazi condivisi e flessibili, ma richiede un cambiamento culturale significativo. In questo contesto, le riunioni da remoto e la gestione proattiva diventano elementi chiave.

Uno degli aspetti più importanti che spinge i dipendenti a tornare in ufficio è il senso di appartenenza. Le interazioni informali, come quelle durante le pause, creano un senso di comunità e connessione. Questo elemento è difficile da replicare completamente nel lavoro da remoto.

Le organizzazioni devono quindi bilanciare la flessibilità del lavoro da remoto con la necessità di mantenere un forte senso di appartenenza e comunità. Questo può essere fatto attraverso iniziative di team building, incontri periodici in ufficio e una comunicazione chiara e trasparente degli obiettivi aziendali.

Riflettere e decidere con saggezza

Alla fine, la scelta tra cultura e spazio non è semplice e richiede una riflessione approfondita. Le organizzazioni devono valutare attentamente le loro esigenze, i desideri del management e le aspettative dei dipendenti. Fermarsi a riflettere e allinearsi internamente può fare la differenza tra un approccio reattivo e uno proattivo, garantendo una workplace strategy efficace e sostenibile per il futuro.

* Federico Bianchi è cofounder di MACROSMART, gruppo multidisciplinare che si occupa di workplace strategy. Unendo competenze ed esperienze nel campo dell’innovazione organizzativa, dell’architettura e dell’immobiliare, MACROSMART, progetta e crea ambienti di lavoro che soddisfano le esigenze attuali e anticipano le sfide di business future.

Per approfondimenti: www.macrosmart.it