Dalla gestione dei costi alla protezione di dati, dispositivi e utenti: la strategia per riportare il workplace sotto controllo

C’è una legge non scritta nell’IT: più si investe in tecnologia, più ci si dovrebbe sentire sicuri e in controllo. Nella pratica, però, accade spesso il contrario. L’offerta di dispositivi, piattaforme e strumenti cresce oggi più velocemente della capacità delle aziende di assorbirla e, dopo qualche trimestre, diventa difficile ricordare perché una tecnologia sia stata acquistata e, soprattutto, come venga realmente utilizzata.

È il “paradosso del workplace”, tema al centro della seconda edizione del Workplace Summit di Elmec Informatica, che si è svolto presso il Campus Tecnologico di Brunello alla presenza di oltre 400 clienti. Un fenomeno che ha anche una dimensione economica concreta: secondo stime basate sulle esperienze dei clienti Elmec, il costo complessivo di una postazione di lavoro, tra hardware, software e licenze, è compreso tra 2.000 e 3.000 euro l’anno per utente, con un margine di efficientamento fino al 30% ottenibile riducendo duplicazioni e sprechi.
A questo si aggiungono in media 12 giorni di produttività persi ogni anno da ciascun utente a causa di software ridondanti o malfunzionanti. Piattaforme cloud acquistate ma poco utilizzate, strumenti gestionali installati solo su una parte dei dispositivi, software diversi acquistati per svolgere la stessa funzione e sistemi di gestione dei device frammentati sono solo alcuni degli esempi più frequenti di una complessità che, nel tempo, rischia di diventare difficile da governare.

“Il paradosso nasce quando la tecnologia presente in azienda cresce più velocemente della capacità di governarla. Le aziende investono cifre importanti in dispositivi, software e servizi, ma spesso perdono visibilità su cosa hanno acquistato e su come viene utilizzato e questo inevitabilmente si ripercuote anche sul business”, dichiara Andrea Fiori, responsabile workplace & IT delivery di Elmec Informatica. “Il nostro obiettivo è restituire all’IT il pieno controllo, trasformando la postazione di lavoro da voce di costo difficile da tracciare, a leva di efficienza misurabile. Per questo siamo costantemente impegnati nello sviluppo di servizi e strumenti che possano garantire ai nostri clienti il miglior risultato possibile”.

MyElmec: il fulcro della governance IT

Tra le novità presentate al Workplace Summit c’è la nuova versione di MyElmec, uno dei principali progetti che l’azienda ha sviluppato nell’ultimo anno. Nata per rispondere alla proliferazione incontrollata di tecnologie e dispositivi aziendali, la piattaforma rinnovata si pone come il fulcro della governance, offrendo all’IT Manager una gestione centralizzata e una piena visibilità su risorse, licenze e costi.
Da un unico punto di accesso, l’IT può conoscere in ogni momento quali dispositivi o servizi sono in uso, come vengono effettivamente utilizzati e quanto costano, individuando duplicazioni e sprechi. Nella nuova versione, l’IT manager è sempre più autonomo: può, ad esempio, acquistare direttamente i dispositivi per l’onboarding di nuovi colleghi.
Un’attenzione particolare è dedicata alle licenze software, una voce che pesa molto sui budget aziendali, ma che resta spesso poco visibile. Le licenze tendono infatti ad accumularsi negli anni in modo quasi impercettibile: acquisti effettuati da singoli reparti per progetti specifici, rinnovi automatici, licenze ancora attive intestate a utenti che hanno lasciato l’azienda, piani premium utilizzati solo per le funzioni di base.
Voci che, prese singolarmente, sembrano marginali, ma che, se sommate, diventano un costo rilevante e una fonte di frizione. Secondo Cledara, in Europa circa il 65% del software risulta inutilizzato o sottoutilizzato. Per questo Elmec ha svolto un assessment dei costi delle licenze, mappando tutte quelle attive e confrontandole con l’utilizzo reale e con il ruolo di ciascuna persona, così da individuare licenze inutilizzate, sovradimensionate o duplicate.
I benefici vanno oltre il risparmio: una postazione più “pulita” è più semplice da usare, più sicura e facile da supportare, mentre le risorse liberate possono essere reinvestite dove servono davvero.

Device as a Service: assistenza continua per tutto il ciclo di vita del device

In uno scenario segnato da crisi geopolitiche, scarsità di componenti e imprevedibilità dei prezzi, Elmec propone un cambio di prospettiva: fruire dei benefici della tecnologia senza l’onere e la complessità della sua gestione quotidiana.
Il modello Device as a Service consente alle aziende di bloccare i prezzi per più anni, proteggendosi dalle fluttuazioni di mercato, e di contare sul magazzino di Elmec per garantire continuità e tempi di consegna rapidi, indipendentemente dal brand o dalla tecnologia scelta.
La gestione delle postazioni di lavoro, inoltre, non riguarda più soltanto l’IT Manager, ma diventa una scelta di team che coinvolge Risorse Umane, Direzione Finanziaria e Ufficio Acquisti. In un mercato caratterizzato dalla scarsità di competenze, delegare le attività operative di routine permette all’IT di concentrarsi sulle iniziative a maggior valore strategico per il business.

“Per anni ci hanno insegnato che possedere la propria tecnologia fosse sinonimo di controllo”, dichiara Enrico Boselli, direttore vendite DaaS di Elmec Informatica. “Oggi il controllo passa dalla capacità di usare la tecnologia nel modo giusto, con costi prevedibili e un unico interlocutore per l’intero ciclo di vita della postazione. Con il Device as a Service liberiamo l’IT dalla gestione quotidiana e restituiamo tempo e risorse al core business delle aziende”.

Servizi sviluppati anche con l’AI per una postazione di lavoro misurabile

L’offerta DaaS di Elmec si arricchisce di una serie di servizi che semplificano la fornitura e la gestione di dispositivi, servizi e software, realizzati anche grazie a un utilizzo strutturato dell’intelligenza artificiale nello sviluppo del codice. Un approccio che l’azienda ha applicato prima di tutto ai propri processi interni, per poi estenderne i benefici ai clienti in termini di qualità, rapidità di rilascio ed efficienza operativa.
Un esempio è il Chatbot di assistenza sviluppato da Elmec. Alimentato dalla documentazione aziendale, il Chatbot risolve in modo immediato e puntuale le richieste più frequenti che arrivano al supporto clienti – dalla VPN, alla stampante, dalle password all’accesso, alle applicazioni – senza aprire un ticket e senza attese.
Nato per migliorare i processi interni dell’azienda e oggi messo a disposizione dei clienti, il servizio misura il proprio valore non tanto nella riduzione dei ticket, quanto nel tempo restituito alle persone: risposte immediate, meno interruzioni, più continuità nel lavoro di ogni giorno.

Al centro c’è la Digital Employee Experience (DEX): non basta più verificare che i sistemi siano attivi, occorre misurare l’esperienza reale di chi lavora. Per questo Elmec affianca ai tradizionali SLA, gli XLA (Experience Level Agreement), indicatori basati sulla reale esperienza d’uso delle persone e analizza le prestazioni dei dispositivi in base alle attività effettivamente svolte da ciascun utente, per sostituire l’hardware solo dove serve davvero.
I risultati sono tangibili: presso diversi clienti, Elmec ha ridotto i tempi di log-on da 8-10 secondi a soli 2 secondi, con una riduzione del 75% dei tempi di attesa. Un guadagno apparentemente minimo sul singolo dispositivo, ma che, moltiplicato su migliaia di postazioni, genera un recupero di efficienza estremamente rilevante.

Anche il supporto evolve: superando la logica del volume di ticket, Elmec interviene in modo proattivo sulla tecnologia per risolvere le criticità prima che si manifestino all’utente. Completano l’offerta soluzioni di sicurezza che lavorano “dietro le quinte”, come il Mobile Application Management (MAM), che protegge i dati aziendali nelle app di lavoro sui dispositivi mobili, senza ostacolare l’operatività quotidiana.

Nuova espansione in Emilia-Romagna e Toscana

Per portare la propria proposta sempre più vicino alle imprese, Elmec Informatica ha avviato un piano di sviluppo in diverse regioni d’Italia. Le prime tappe interessate saranno l’Emilia-Romagna, con l’apertura di una nuova sede, e la Toscana.
L’espansione territoriale si inserisce in una strategia che punta ad avvicinare servizi e competenze alle aziende, in un momento in cui la gestione della postazione di lavoro richiede un approccio sempre più strutturato e integrato.

Elmec Vision: i contenuti per approfondire il Managed Workplace

Per le aziende che desiderano approfondire i vantaggi del Device as a Service e, più in generale, i temi legati alla postazione di lavoro, Elmec mette a disposizione Elmec Vision, la piattaforma streaming proprietaria e gratuita dedicata alla divulgazione delle competenze IT.
Con un’esperienza d’uso ispirata alle più note piattaforme di intrattenimento, Elmec Vision raccoglie brevi video realizzati dai tecnici dell’azienda con un linguaggio accessibile anche a chi non ha un background tecnico. Tra i protagonisti, quindici “Visioner”, ognuno verticale su un’area di competenza specifica (Intelligenza Artificiale, Cyber Security, Risparmio e Produttività), che raccontano come trasformare la complessità tecnologica in valore concreto per il business.