Lo Smart Working comincia dall’ufficio

In Italia dal 1980, Panasonic amplia progressivamente il proprio raggio d’azione in diversi settori commerciali: dai prodotti audio video ai piccoli dagli audiovisivi agli elettrodomestici, dall’elettronica di consumo all’air conditioning. Crescita che implica estrema flessibilità e capacità di interpretare le esigenze di un mercato in continua evoluzione. Con queste premesse l’azienda decide di avviare un percorso di change management teso a valorizzare forze interne. Due le strade perseguite: l’introduzione di modalità lavorative in smart working e l’adeguamento degli spazi a nuove logiche di fruizione.
“Con l’obiettivo di essere sempre più attrattivi nella selezione di nuovi talenti e migliorare il benessere dei dipendenti, a partire da novembre 2018 è stata avviata la sperimentazione smart working – afferma Sara Albieri, HR & General Affairs General Manager di Panasonic Italia –. Inizialmente si è deciso di avviare una fase sperimentale soft, dove era prevista al massimo una giornata al mese di lavoro da remoto, ma estesa a tutti i nostri dipendenti, senza alcuna distinzione di ruolo o funzione aziendale. La maggior parte dei colleghi ha accolto con entusiasmo e curiosità questa nuova modalità di lavoro che è stata quindi estesa a 4 giornate al mese consentendo un miglioramento del benessere individuale e del work life balance. Efficacia personale e produttività sono senza dubbio incrementate; vi è uno stimolo a migliorare la propria gestione del tempo, le proprie capacità organizzative e di pianificazione; si sperimentano nuove capacità relazionali e di comunicazione. Per i manager senz’altro la sfida è quella di interpretare il cambiamento e agire applicando nuovi modelli di leadership”.

Il valore degli spazi di lavoro

Ad avvalorare il percorso di change management il progetto di ristrutturazione della sede milanese, visto come un boost importante per avviare un cambio di mentalità, comunicare i valori della cultura aziendale e supportare i nuovi paradigmi organizzativi.
In un’azienda tecnologica già predisposta al lavoro in mobilità, l’avvio dello smartworking aveva infatti anche l’obiettivo di ripensare gli spazi aziendali e valutare una possibile razionalizzazione dei metri quadri occupati grazie all’introduzione del desk sharing per alcune funzioni.
Il progetto per il nuovo fit-out, curato da Workitect, società di consulenza e progettazione di spazi di lavoro, viene dunque calato sulla realtà specifica di Panasonic attraverso un’analisi quantitativa e qualitativa dell’organizzazione, del livello di occupancy prima e post introduzione del lavoro agile, e delle tipologie di attività più frequenti delle diverse funzioni per creare un layout ispirato ai principi dell’activity based working.
“Abbiamo lavorato a stretto contatto con il team di progetto dell’azienda formato da responsabili dei reparti HR, IT, Facility, Marketing e Comunicazione – racconta Luca Brusamolino, founder di Workitect –. L’obiettivo era creare un percorso di coinvolgimento più ampio possibile, perché crediamo che questo passaggio sia un ingrediente fondamentale per progettare uno spazio che migliori l’esperienza degli utenti.
Sono state quindi organizzati momenti di formazione, focus group e interviste che hanno coinvolto circa 40 persone su 140 totali. Un processo di vero e proprio co.design che ha visto il ruolo attivo di 4 ambassadors, individuati tra i dipendenti, che si sono fatti portavoce di dubbi, timori o proposte emergenti dalla popolazione aziendale”.
Dagli incontri è emerso uno spirito cooperativo e buona propensione al cambiamento per la maggioranza delle persone, che si sono dette gratificate dal fatto di poter partecipare attivamente al progetto e vogliose di cominciare a lavorare in un modo nuovo e in luogo più bello e accogliente. A seconda della funzione di appartenenza sono emerse esigenze diverse in termini di spazi, con però una richiesta comune: da una parte disporre di spazi in cui potersi concentrare in piena privacy e dall’altra luoghi di incontro per fare meeting e collaborare.
“Le maggiori resistenze – prosegue Brusamolino – si sono riscontrate nell’attuare il passaggio da postazioni assegnate a policy di desk sharing, viste dai manager come possibili cause di perdita di contatto con il proprio team. Si è trovata quindi una mediazione nel suddividere le zone dell’open space destinandole ai diversi team, senza assegnarle individualmente, ma garantendo a tutti la possibilità di sedersi ovunque.
In un progetto di smart working il ripensamento degli spazi è fondamentale per avviare concretamente il cambiamento. Lo spazio fisico è uno degli aspetti tangibili del nostro lavoro e in quanto tale influisce in modo diretto sui comportamenti. Faccio un esempio concreto: per avere la possibilità di lavorare ovunque occorre avere accesso da remoto ai documenti e questo impone che tutti i file siano digitalizzati e non cartacei; non avere una scrivania assegnata e la conseguente clean desk policy ha di fatto reso meno ‘comodo’ stampare e facilitato un nuovo comportamento virtuoso con grande risparmio in spazi di archiviazione e costi di stampa”.
La precedente configurazione della sede di Panasonic, suddivisa su due piani per un totale di 2.500 mq, era caratterizzata dalla presenza di ampi open space, con più di 140 tra postazioni operative, e uffici chiusi che globalmente occupavano il 75% della superficie totale. Il restante spazio era dedicato alle aree di rappresentanza organizzate con sale riunioni e una sala conference.
Dall’analisi preliminare, effettuata prima che venisse introdotto lo smart working, è risultato che le postazioni operative risultavano sottoutilizzate, mentre le sale riunioni erano in numero non sufficiente per le richieste e spesso sovradimensionate in relazione alle presenze medie rilevate che si attestavano sulle 3/4 persone per meeting.
Lo smart working è stato quindi seguito dall’introduzione del desk sharing per tutti dipendenti, con percentuali differenti a seconda della funzione e del livello di mobilità. In questo modo è stata possibile una riduzione delle postazioni di lavoro, passate da 140 a 90, e per contro un significativo aumento delle aree di supporto portate al 50% della superficie totale. Scelte che hanno permesso un’ottimizzazione dell’utilizzo degli spazi, consentendo un rilascio di circa il 20% della superficie precedentemente utilizzata.
“La riduzione del numero di scrivanie ha liberato spazio che abbiamo potuto caratterizzare e destinare ad altre finalità in relazione alle attività ricorrenti: ricreazione, concentrazione, meeting in presenza o virtuali, meeting informali – puntualizza Sara Albieri –. Gli spazi per i meeting informali sono aumentati, così come gli spazi dedicati alla comunicazione e alla concentrazione , prima inesistenti e invece fondamentali per migliorare la qualità degli open space”.

Definizione del layout e interior design

L’organizzazione funzionale ha portato a destinare il piano terra agli spazi di incontro e collaborazione: dalla sala conference, facilmente riconfigurabile attraverso pareti manovrabili, all’Inspirational Arena, concepita per meeting non convenzionali e brainstorming con una gradonata e una parete scrivibile. In quest’ultimo ambiente, la grafica a tutta parete che riproduce un ponte tibetano sospeso dona la sala di profondità e una vera e propria immersione nella natura. Queste sale si aprono sull’area break che funge da elemento di raccordo.
Adiacente alla reception si trova la Decompression Room, richiesta espressamente dai dipendenti durante i momenti di co.design e perfetta per rilassarsi e staccare dalla routine.
Il piano primo è un’area interamente operativa organizzata con un open space intervallato da aree di supporto calibrate in relazione alla destinazione funzionale delle aree adiacenti (phone booth, aree meeting informali, quiet room e stand-up meeting) e arricchito con piante e connotato da colori selezionati seguendo i principi della cromoterapia. La palette infatti rimanda a sfumature di verde simbolo di armonia ed equilibrio, che migliorano l’esperienza e il benessere dei dipendenti.
La scelta di applicare il desk sharing ha portato a individuare, in prossimità dello sbarco ascensori, un’area per l’archiviazione degli oggetti personali e strumenti di lavoro organizzata con Locker per ciascun dipendente personalizzati con grafiche corporate.
L’area break, posta al centro del piano, funge da luogo di incontro utilizzato anche per meeting informali e creativi. Anche in questo luogo numerosi i richiami alla natura a partire dai colori alle finiture, sino alle grafiche. Per attività di concentrazione è stata creata una spaziosa library organizzata con 18 postazioni dotate di monitor dove le persone possono lavorare nel pieno silenzio. In quest’area, infatti, non è permesso parlare con i colleghi o utilizzare il telefono.
La progettazione dell’immagine degli ambienti, curata dall’architetto Valeria Rampoldi, senior interior designer di Workitect, ha origine dallo studio delle radici dell’azienda, riportate alla luce dalle stampe a tutta altezza dei paesaggi del Giappone e dai rimandi alla natura, declinati a seconda della destinazione funzionale degli spazi.
Così la Reception si veste di eleganza nei toni del nero e del gold, con grafiche che riproducono grandi piume che ondeggiano illuminate dalla calda luce di una lampada. Di fronte il bancone dalle linee minimali, messo in evidenza dai giochi dalle lame di luce a soffitto e parete. A rinforzo della comunicazione del brand, le pareti vetrate sono personalizzate con la riproduzione dei sette principi fondamentali della filosofia aziendale, ideata oltre 100 anni fa dal fondatore: Contribution to Society, Fairness & Honesty, Cooperation & Team Spirit, Untiring Effort for Improvement, Courtesy and Humility, Adaptability, Gratitude.
Panasonic è l’esempio di come un progetto di cambiamento può essere facilitato da un “working environment” risultato di un percorso condiviso e graduale e che ha raccolto l’apprezzamento di chi ci lavora.