Migliorare la human experience in ufficio

Testo a cura di di Maria Luisa Daglia, Country Manager della sede italiana di Agilité Solutions

Le condizioni eccezionali di incremento dello smart-working hanno ormai imposto – quale condizione necessaria – il delinearsi dell’ufficio come spazio complementare a quello domestico e funzionale ai momenti interattivi di condivisione, maggiormente incentrati sull’incontro e lo scambio di idee. Un luogo di lavoro versatile, in grado di adattarsi alle esigenze di tutti coloro che lo vivono quotidianamente con un influsso positivo sulle prestazioni.

Un processo di miglioramento che deve necessariamente basarsi su una metodologia di confronto tra la situazione attuale e i risultati che si vogliono raggiungere, nel breve e lungo termine. Fondamentale è raccogliere informazioni inerenti a ciò che viene offerto ai lavoratori nel momento presente, per poi valutare come certi parametri potranno adattarsi ed evolversi in linea con l’organico previsto, nonché con lo spazio e le superfici disponibili.

Raccogliendo e interpretando una serie di dati in termini di esperienza diretta di ogni giorno, all’interno dell’ufficio, si pongono le basi per definire gli obiettivi del nuovo programma, che potrà tradursi in una semplice riorganizzazione degli spazi, in un’espansione o riduzione di questi ultimi, o ancora in una loro completa ristrutturazione.

La tecnologia è un fattore che non può essere trascurato. I progressi tecnologici permettono alle aziende di essere “agili” e consentono, al contempo, una progettazione “agile”.

Negli spazi di lavoro vengono implementati nuovi strumenti come sistemi di prenotazione delle sale, riunioni in realtà virtuale, ambienti digitali, smart badge, analisi degli spazi e delle persone. Con i dati e gli strumenti giusti, il design rende così la routine dei dipendenti più semplice, ovunque essi scelgano di trascorrere il loro tempo.

Contestualmente, in un settore “artigianale” come quello delle costruzioni, le tecnologie a disposizione del progettista permettono una migliore gestione dei tempi e verifiche più accurate sull’esecuzione dei lavori. Questo avviene ad esempio con la piattaforma digitale di acquisizione della realtà HoloBuilder, che consente l’accesso da remoto ai cantieri per visionare tutti i dettagli dei progressi in atto, confrontando facilmente le foto a 360° con i modelli BIM, le foto storiche e le pianificazioni, in modo da assicurarsi che gli avanzamenti procedano come da progetto.
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La progettazione strategica come “nuova normalità”

In un panorama lavorativo sempre più complesso è necessario seguire una precisa strategia di progettazione che preveda l’allineamento del modello organizzativo dell’azienda con il suo ambiente di lavoro, al fine di ottenere un impatto positivo sull’impegno e la fedeltà dei dipendenti.

Sebbene questo concetto non sia una novità, le condizioni di criticità generate dalla pandemia hanno messo in luce quanto gli spazi possano influire sul comportamento, l’umore e la produttività delle persone, che sempre più vogliono scegliere dove svolgere le proprie mansioni, in linea con le proprie priorità e in un’ottica di work life balance.

Un team impegnato e concentrato si traduce in un miglioramento delle prestazioni, in un’ottimizzazione dei tempi, in una maggiore creatività e collaborazione, e quindi in un vantaggio notevole per l’azienda in termini di rafforzamento dell’immagine e dell’identità, così come di riduzione dei costi per immobili e strutture.

L’analisi di Agilité Solutions sulle modalità di progettazione del workplace tiene sicuramente in conto fattori economici come le esigenze di massimizzare il ritorno degli investimenti e di ridurre al minimo l’impatto di qualsiasi situazione di emergenza che possa interrompere o rallentare le attività. Ma, al di là di questi aspetti imprescindibili, il suo punto di forza è l’attenzione ai bisogni e all’esperienza delle persone nel luogo di lavoro.

La metodologia si fonda su una prima fase di ricerca qualitativa check list, che si basa su una serie di interviste ai dipendenti. La seconda fase del processo raccoglie, invece, i dati in termini di esperienza quotidiana diretta del luogo di lavoro. Stabilendo degli schemi, cercando fili conduttori tra feedback positivi e negativi e correlandoli al modo in cui vengono utilizzati il tempo e lo spazio, si può così iniziare a delineare una strategia.
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Il momento in cui la teoria diventa pratica comporta la progettazione di “macro-zone” test fit che tengono conto delle esigenze stabilite durante le prime fasi. A questo punto è possibile identificare e mappare delle potenziali soluzioni spaziali.

L’employer experience viene valutata a partire da domande del tipo: “Di cosa c’è bisogno per lavorare meglio e più velocemente?” “Come può la cultura aziendale far sì che le persone si rechino al lavoro con piacere?”

Le risposte sono variegate e non scontate. Ad esempio gli open space, che spesso guadagnano punti in un’ottica di riduzione dei costi aziendali e come spazi a supporto di team collaborativi e produttivi, mostrano per contro una serie di criticità legate alla difficoltà di concentrazione e alla penalizzazione di altri fattori di comfort.

Anche l’hot desking, ossia l’utilizzo di postazioni non assegnate – considerato il futuro del workplace – per funzionare implica la riorganizzazione degli orari e degli spazi, anche in considerazione del fatto che, per garantire un clima più rilassato e collaborativo, solo una certa percentuale di dipendenti può essere fisicamente presente.
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L’impegno sostenibile alla base della filosofia aziendale

Secondo una ricerca di Bimhow, il settore delle costruzioni produce il 50% dei cambiamenti climatici, il 40% dell’inquinamento idrico e il 50% di rifiuti. Se si vuole parlare di sostenibilità in questo campo, è importante prevedere come gli immobili edificati si adatteranno nel tempo, in termini di forma, funzione e manutenzione.

Agilité Solutions ha deciso di inserire nel suo Business Plan globale chiare linee guida in ottica sostenibile, che includano innanzitutto la certificazione ISO 9001 sulla gestione della qualità. Questo percorso, iniziato nel 2020, si è concluso nel 2021 con l’ottenimento della certificazione per tutte le 4 sedi europee.

Dall’anno scorso è stato inoltre avviato l’iter per ottenere, entro il 2022, la certificazione BCorp, il cui scopo è fare in modo che le performance ambientali e sociali delle aziende acquisiscano lo stesso “peso” dei risultati economici. In Italia, nello specifico, è stato sviluppato un portfolio clienti che abbraccia gli stessi valori di Agilité Solutions. Soprattutto in progetti di allestimento per uffici è stato messo in atto un processo di recupero di materiali che vengono donati ad associazioni, ospedali e scuole tramite una rete di fornitori che, con Agilité Solutions, gestiscono i traslochi o gli sgomberi e recuperano arredi che altrimenti sarebbero destinati alle discariche.