Gli ‘healthy offices’ di CBRE

I nuovi uffici di CBRE, società di servizi e investimenti nel Real Estate, sono il frutto di un completo ripensamento del modo di lavorare in azienda. Grandi spazi aperti concepiti per ospitare diverse tipologie di attività, in linea con la strategia globale di CBRE, denominata “Workplace 360” che promuove postazioni di lavoro e uffici non assegnati, tecnologia diffusa a supporto del business e ampio utilizzo di spazi collaborativi per favorire lo scambio di idee e la condivisione.

“Uno degli aspetti chiave per la crescita di un’azienda è il modo di lavorare – racconta Alessandro Mazzanti, AD di CBRE Italia – ne consegue che lo spazio di lavoro diventa uno strumento fondamentale per influenzare e soprattutto migliorare la vita lavorativa dei dipendenti. Lavorare in un ufficio bello, funzionale e ricco di servizi fa la differenza non solo in termini di approccio ma anche di produttività. Inoltre, oggi l’ufficio non è più solo uno spazio di lavoro ma è anche e soprattutto il biglietto da visita di un’azienda, un luogo per ispirarsi, scambiare idee e creare innovazione. L’obiettivo primario delle aziende è ormai quello di investire sulle persone, creando engagement e motivando lo staff, e sta diventando sempre più importante, per raggiungere questo obiettivo, migliorare il luogo di lavoro secondo i principi di work life balance, attraverso la realizzazione e l’implementazione di programmi di wellness aziendale e l’utilizzo di strumenti, come gli orari flessibili, che consentano di conciliare al meglio vita lavorativa e privata.

Dunque, realizzare la sede di una multinazionale come la nostra non è un semplice progetto di fit-out, ma è un processo complesso nel quale intervengono strategie aziendali all’interno di cui confluiscono elementi legati al marketing, alla gestione delle risorse umane, al client care, e via dicendo. Per questo motivo è stato creato un team interno composto da diverse figure chiave specializzate, alcune delle quali di provenienza proprio da questi dipartimenti”.

Spazi al servizio del benessere

Del progettazione si è occupato il team di CBRE guidato da Alberto Cominelli, responsabile del team di Project Management, col supporto dell’interior designer Efrem Milia. Duplice l’obiettivo del progetto: da un lato risolvere gli aspetti negativi dello spazio di lavoro occupato in precedenza (sovraffollamento, rumore, assenza di privacy, assenza di aree collaborative e di spazi per i clienti) dall’altro applicare le linee guida della strategia globale di CBRE denominata “Workplace 360°” arricchendole di ulteriori elementi innovativi pensati esclusivamente per la sede italiana.

Lo spazio, di circa 2.500 mq, è disposto su tre piani di un edificio multitenant situato in piazza Affari, nel centro di Milano.

“Il primo passo è stata l’analisi dell’occupancy reale all’interno dei nostri vecchi uffici – chiarisce Cominelli –. Il dato ottenuto sulle presenze settimanali, pari all’85%, è stato utilizzato per definire il numero di postazioni di lavoro necessarie. Abbiamo poi definito tipologia e numero delle stesse seguendo le linee guida di Workplace 360° e i risultati ottenuti sono stati incrociati con le caratteristiche degli spazi disponibili all’interno dell’edificio il quale, tuttavia, aveva un vincolo rilevante: due piani contigui identici, primo e secondo, e il sesto piano più piccolo e distaccato con un terrazzo importante, sesto. L’azienda ha deciso di dedicare interamente il sesto piano ad attività con i clienti e amenties per lo staff, bar e area ricreativa, mentre i piani primo e secondo alle postazioni di lavoro con accesso consentito esclusivamente allo staff”.

L’aspetto più innovativo del progetto è quello del wellness, è infatti in corso la procedura per ottenere la certificazione WELL da parte dell’International Well Building Institute (IWBI) che pone al centro dell’attenzione il benessere delle persone che abitano uno spazio. Questo ha comportato particolare attenzione alla presenza del verde, di luce naturale, alla qualità dell’acqua e dell’aria respirata, al cibo somministrato e alla creazione di spazi dedicati al benessere fisico e mentale. Inoltre, sempre per ottemperare ai requisiti della certificazione WELL sono state realizzate alcune postazioni di lavoro dove è possibile ricaricare il proprio PC pedalando, è presente una wellness room, per poter rilassare la mente o fissare sedute di fisioterapia, ed è stato realizzato un orto aziendale. Il cibo è un aspetto chiave del progetto: grazie alla presenza di un healthy bar all’interno degli uffici sono state abbandonate completamente le macchine di distribuzione di prodotti confezionati e viene offerto solo cibo sano, come insalate, centrifughe, yogurt e cereali e frutta fresca. Sono state inoltre messe a disposizione biciclette e auto elettriche prenotabili per motivi di lavoro e utilizzate per le trasferte in città e fuori città.

Il protocollo WELL ha guidato anche la selezione dei materiali. Le postazioni di lavoro sono tutte elevabili in altezza, gli armadi sono dotati di fioriere che contengono essenze in idrocultura, mentre gli arredi degli spazi comuni e collaborativi si sono ispirati al mondo dell’home design e dell’hotellerie per creare ambienti accoglienti. I pavimenti delle aree di lavoro sono in moquette per incrementare la fonoassorbenza.

Innovare senza rinunciare al comfort
e all’identità degli spazi

Il concept dei piani richiama l’immagine di alcuni quartieri storici milanesi. Il primo piano è dedicato ai Navigli, il secondo a Brera, come ricordano i nomi delle sale riunioni e degli ‘Office for a day’; i colori e la pavimentazione che richiamano la tipicità dei quartieri a cui i piani si ispirano.

Il sesto piano, vera e propria vetrina di CBRE in Italia, è invece dedicato al Quadrilatero della Moda. L’unicità degli spazi e il panorama fruibile dal terrazzo con affaccio su tre lati ricordano infatti la versatilità della moda, capace di rinnovarsi di anno in anno e di adattarsi o dare vita a nuove tendenze.

A ogni piano si trova una mappa della città di Milano, e, nel Rise Café del sesto piano, un murales realizzato da uno street artist, mentre agli altri piani le pareti sono rivestite con pannelli acustici e tappezzerie con stampe dedicate ai quartieri di riferimento.

Il layout è definito da aree di lavoro con postazioni non assegnate, prenotabili con un software fruibile dagli utenti tramite il proprio smartphone, che permette anche di accedere ai diversi piani sostituendo di fatto il badge. Sono presenti 6 sale riunioni dedicate ai meeting interni e 5 riservate agli incontri con i clienti, 10 ‘Office for a day’ (sale più piccole utilizzabili per incontri di team o prenotabili da colleghi di altre sedi), spazi dedicati all’interazione tra gruppi di lavoro, focus area per chi ha bisogno di concentrarsi senza distrazioni e Phone Booth che consentono di telefonare senza disturbare ed essere disturbati.

Non mancano spazi dedicati allo svago e aree dedicate al benessere dei dipendenti. Negli HUB del primo e del secondo piano, infatti, è possibile prendere un caffè, un tè o consumare dell’ottima frutta fresca; si può inoltre pedalare producendo energia per ricaricare il proprio smartphone mentre si lavora o usufruire di una Wellness Room per concedersi un momento di relax, prenotare sedute di fisioterapia o massaggi in pausa pranzo o subito dopo l’orario di lavoro e fare lezioni di yoga e fitness coi propri personal trainer.

La tecnologia ha avuto un ruolo centrale, oltre al sistema che consente la prenotazione delle postazioni di lavoro e delle sale riunioni, è stato predisposto un sistema di controllo accessi integrato con i locker assegnati a ciascun dipendente che si possono aprire sia con il proprio badge, sia con smartphone. Per stampare è necessario avvicinare il badge a un sensore posto sulle stampanti, che riconosce il pc dal quale è stata lanciata la stampa; in linea con la politica paperless di CBRE. Le sale riunioni principali sono dotate di monitor touch utilizzato per la visualizzazione di contenuti interattivi, alcune di esse sono dotate dell’allestimento tecnologico necessario per effettuare videoconferenze, mentre in altre si trovano gli innovativi microsoft hub, la più recente soluzione tecnologica in sostituzione della lavagna a fogli che permette la condivisione contenuti tra diverse sale riunioni.

Il valore degli spazi orientati al benessere

Secondo uno studio di Gallup, nota società statunitense specializzata in ricerche socio-demografiche, su dieci persone che lavorano in ufficio solo 3 raggiungono il 100% del loro potenziale lavorativo, mentre i rimanenti 7 si attestano intorno al 65%.

Risultati che hanno portato CBRE Amsterdam a sviluppare la ricerca “The snowball effect of healthy office” con l’obiettivo di massimizzare le performance attraverso luoghi di lavoro mirati al benessere del dipendente.

Sono stati introdotti cinque elementi di cambiamento sul posto di lavoro che, secondo il team di ricerca, avrebbero avuto un impatto significativo sulla salute degli impiegati e, conseguentemente, sul loro potenziale lavorativo: due ambientali (presenza di piante e di una corretta illuminazione) e tre comportamentali legati alla salute della persona (nutrirsi in modo sano, esercizi di benessere mentale e attività fisica). Per sette mesi, 124 dipendenti di CBRE Amsterdam sono stati monitorati nei loro comportamenti lavorativi, anche grazie all’ausilio di un braccialetto elettronico; alcuni sono stati inseriti nei nuovi ambienti lavorativi che contemplano la presenza di piante, frutta, cibo salutare, la possibilità di svolgere attività fisica e rilassarsi mentalmente, altri sono rimasti nell’ambiente di lavoro ordinario.

Le scelte progettuali

Per implementare presenza di piante e natura è stato studiato un nuovo design degli uffici. Una combinazione di murales che raffigurano paesaggi naturali e un mix di piante vere e finte distribuite nelle aree comuni e negli spazi di lavoro.

Al fine di garantire la corretta illuminazione all’interno dell’ufficio, è stato installato un timer basato sul ritmo circadiano: luce calda al mattino, più intensa e chiara nel pomeriggio e luce più tenue verso sera. Inoltre, le luci sono state direzionate principalmente verso i muri per simularne l’ingresso da una finestra.

Nel corso del periodo in cui si è svolta la ricerca, ogni pomeriggio sono stati forniti ai dipendenti snack salutari come noci, gallette di riso, humus e cetrioli e per mitigare il bisogno di caffè sono state messe a disposizione caraffe di acqua e menta e cestini di frutta fresca. Inoltre, sono stati organizzati seminari sulla corretta alimentazione e sono state fornite indicazioni personalizzate a ciascun dipendente.

Due stanze sono state adibite per attività di yoga, meditazione, riposo e massaggi e in aggiunta sono state consegnate cuffie per isolare il rumore. Le attività sono state particolarmente apprezzate: il 68 % dei partecipanti ha dichiarato che i massaggi andrebbero svolti regolarmente, il 32% si è espresso in tal senso relativamente alla meditazione, il 23% riguardo lo yoga.

Per promuovere l’attività fisica in ufficio sono state fornite alternative al rimanere seduti su semplici sedie da ufficio: palle mediche, bici stazionarie o tapis roulant. L’implementazione di queste attività ha anche diminuito il numero di email scambiate tra i dipendenti incrementato la comunicazione faccia a faccia, in quanto è aumentata la propensione dei lavoratori ad alzarsi e recarsi di persona per parlare con il proprio collega.

I risultati della ricerca

Tutti gli esperimenti hanno mostrato un miglioramento nelle performance lavorative del gruppo inserito nel nuovo ambiente. In particolare, per ciascuna categoria:

Piante e natura: aumento del +10% della performance lavorativa rispetto ai soggetti inseriti in contesti privi di piante Corretta illuminazione: +12% della performance lavorativa rispetto al gruppo che ha lavorato in condizioni di normale illuminazione Cibi naturali e sani (es. smoothie di avocado e spinaci): +45% della performance lavorativa rispetto a chi aveva a disposizione ciambelle ripiene di crema Benessere mentale: +30% della performance lavorativa di chi ha praticato esercizi mentali di rilassamento Esercizio fisico: +12% della performance lavorativa rispetto a chi non ha praticato alcuna attività

Conclusioni

Dalla ricerca è emerso che le persone hanno performance migliori in un ambiente adeguatamente illuminato, dotato di elementi naturali, e seguendo uno stile di vita salutare. Allo stesso tempo, un ambiente e uno stile di vita sano sul luogo di lavoro rendono i dipendenti più consapevoli del loro stato di salute e li spingono ad assumere comportamenti virtuosi anche al di fuori della vita lavorativa. Migliorare l’ambiente di lavoro può portare a un futuro migliore per le persone che lo vivono quotidianamente e rappresenta un ottimo investimento per il proprio business.