L’ufficio nella Nuova Normalità

testo a cura di André Straja, Founder e Creative Director GaS Studio 

Nella storia dell’umanità vengono compiuti continui sforzi per ‘viaggiare’ verso livelli di complessità maggiori. Trent’anni fa molte persone erano in grado di aprire il cofano della loro auto ed eseguire piccole riparazioni sul motore. Oggi non è assolutamente possibile. Nel calcio il difensore era il difensore, il centrocampista era il centrocampista, l’attaccante era l’attaccante. Oggi i ruoli sono meno netti i giocatori non hanno un ruolo unico da interpretare, ma tutti hanno maggiore e una più grande responsabilità.

Queste considerazioni investono, inevitabilmente, anche i luoghi di lavoro, dove si stanno creando molte varianti e ibridazioni. Dove il design degli interni sta seguendo un percorso composto da più libertà, maggiori responsabilità e una più ampia verifica delle prestazioni. Allo stesso tempo si ricerca una migliore qualità della vita, avvicinando il luogo di lavoro all’ambiente domestico, più confortevole e meno formale, con maggior enfasi sul lavoro di squadra e sulle sinergie possibili.

A guidare il cambiamento i mutamenti di scenario che la società attraversa nel tempo. Dopo la crisi economica del 2008 si affaccia nel panorama lavorativo lo smart working, favorito dalla trasformazione digitale e dalla diffusione degli smartphone, e cresce la sensibilità verso tematiche green di sostenibilità ambientale e di work life balance. In tempi più recenti, quelli che i sociologi chiamano la “Nuova Normalità”, si afferma un nuovo stile di vita che tutti siamo chiamati ad adottare dopo la pandemia. Le necessità di prevenzione dai contagi hanno infatti dato un’enorme accelerata a processi già in atto. L’evento più rilevante è stato l’imperativo di lavorare da casa, o comunque da remoto, lontano dal luogo di lavoro, lontano dalla comunità. Anche negli anni precedenti non sono mancati tentativi di diffusione dello smart working, alcuni supportati da enti pubblici, come il Comune di Milano che ha promosso il “lavoro agile”. Tuttavia, questa modalità di lavoro è rimasta un concetto astratto fino al 2020 quando il lockdown ha costretto al lavoro da remoto la totalità della popolazione, eccettuati i lavorati della sanità, della logistica, della grande distribuzione, delle forze dell’ordine. E, soprattutto per la Pubblica Amministrazione, è stata una sorpresa verificare che, anche senza andare in ufficio, il lavoro poteva essere svolto raggiungendo gli obiettivi prefissati.

Smart working non è lavorare da casa

È noto che smart working non significa non andare in ufficio, ma al contrario unire almeno tre istanze di grande attualità che, come anticipato, risalgono alla crisi economica del 2008 e che sono le radici dello smart working:

1. la ricerca di una maggiore efficienza attraverso la tecnologia;

2. il desiderio di contribuire a migliorare il destino del pianeta, riducendo consumi e spostamenti;

3. una rinnovata attenzione alla qualità della vita attraverso un migliore worklife balance e con ambienti più domestici e confortevoli.

Ad aprile del 2020 i media si interrogavano se quella che stavamo vivendo non fosse la fine dell’ufficio. L’Internazionale dedicò al tema addirittura una copertina con una poltrona da ufficio sommersa dalla vegetazione spontanea che cresce nei luoghi abbandonati; anche l’Economist, nel maggio 2020, pubblicò un articolo sullo stesso tema intitolato “Death of the office”.

L’ufficio ovviamente è vivo, ma è chiaro che, come tutta la società, non può più essere quello di prima, deve trovare un’identità e un senso più ampio della missione originaria. Non più quindi un posto dove lavorare, ma un ambiente amico e piacevole con luoghi più flessibili e aperti, adatti al lavoro collaborativo e allo scambio di esperienze e in cui l’apporto della tecnologia e dell’Internet of Things facilita i processi e la condivisione degli spazi.
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Ci sarà sempre bisogno di uffici

Sebbene in passato alcune grandi compagnie, come Virgin e Twitter, abbiano proclamato di voler adottare in modo totale lo smart working, si assiste oggi a un movimento opposto. La verità è che lavorare da casa è una terribile depauperazione della capacità di innovare dell’azienda. La qualità dell’innovazione e della creatività è il frutto di un lavoro collettivo e organizzato. Non è mai il prodotto di un singolo individuo, quindi più si investe nella collettività e nel lavoro di squadra maggiori saranno i risultati di valore per la società.

Personalmente non mi piace ‘inquinare’ con il lavoro la casa e la sua funzione di rifugio, famiglia, nido e altro ancora. Non solo, nell’esperienza di GaS Studio è un dato di fatto che le persone devono passare un certo numero di ore in sede per collaborare con i colleghi progettisti, al fine di poter offrire soluzioni di qualità. Confronto, collaborazione, scambio, condivisione, cooperazione punti fondamentali in un progetto che intende far passare le idee dalla carta alla realtà. A ciò si aggiunga un dettaglio non marginale. La maggior parte delle persone crea i legami affettivi e durevoli sul posto di lavoro. Si tratta di un tema a cui dedichiamo 5/7 della nostra vita ed è logico che non si tratti solo di lavoro, ma anche di rapporti di valore con altri esseri umani.

Non credo dunque che gli uffici si ridurranno, anzi sono convinto che avverrà l’esatto opposto, si arricchiranno con una grande varietà di postazioni di lavoro per facilitare il movimento, il dialogo e il coinvolgimento delle persone.

L’ufficio come community

Uno dei disagi più grandi che hanno vissuto le persone durante il periodo di lavoro da remoto è stata la sensazione di isolamento e la perdita di identità. Uno studio promosso da Microsoft e condotto in 15 Paesi europei, Italia compresa, ha fatto emergere come il ridotto contatto tra le persone inibisca la condivisione delle idee e riduce la propensione nel promuovere una cultura di squadra.

In effetti, in un’epoca in cui, con un dito, si può condividere un tramonto, un concerto, un piatto gourmet e tanto altro ancora, l’ufficio può e deve diventare un luogo in cui ritrovare la propria comunità e condividere idee, valori, sogni, speranze. Un luogo in cui non cresce solo il lavoro ma si cresce grazie al lavoro. Tutti insieme. In tal senso sono ancora attuali alcuni trend pre-pandemia come quello del dynamic office, inteso come ambienti di lavoro in cui si passa meno tempo alla scrivania, in cui ci si muove con frequenza e in cui riunioni o meeting informali avvengono in piedi; questo al fine di migliorare la produttività e la comunicazione, ma anche per ridurre i disagi fisici, dimostrati scientificamente, provocati dal passare molte ore seduti.

Acquistano quindi grande valore le aree comuni in cui si può staccare lo sguardo dallo schermo. Giardini e spazi aperti, zone ristoro, zone relax.

Negli anni scorsi ci siamo occupati in molte occasioni di ambienti ufficio. È un tema che mi è caro perché è un luogo in cui si passa una parte rilevante della vita. Tra in tanti progetti mediamente recenti mi fa piacere ricordare i nuovi uffici.

RCI Banque e Autodesk sono degli esempi molto interessanti sul tema perché sono progetti ibridi che fanno dei passi verso lo smart working, ma non lo abbracciano completamente. In entrambi esistono ancora uffici chiusi, ma la filosofia del desk sharing è molto presente.

L’ufficio è aperto e condiviso ai collaboratori e ai visitatori anche in zone che prima non lo erano come ad esempio gli spazi collettivi in cui si fa la pausa pranzo.
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L’ufficio del futuro. I prossimi trend

Se devo immaginare uno scenario futuro lo lego, come detto all’inizio, a cambiamenti che coinvolgono la società tutta. Non immagino quindi più edifici destinati interamente a uffici, ma piuttosto progetti mixed use in cui nell’edificio possano trovare spazio anche il residenziale, il commerciale, il coworking, palestre, biblioteche e altri luoghi d’interesse collettivo. Questa diversificazione serve a rendere vivo e fertile l’edificio e a creare occasioni di scambio con il quartiere.

Per quanto riguarda la vita nell’ufficio la sua principale funzione è permettere di svolgere l’attività in modo condiviso, collaborativo, partecipativo. Per questo non serve più la postazione fissa, ma piuttosto si può cambiare postazione giorno per giorno e addirittura scegliere di lavorare in giardino o nella caffetteria. Le persone devo essere libere di esprimere il loro talento senza essere ‘legate’ a una sedia. Allo stesso tempo. chi lo desidera, deve anche avere la possibilità contraria e quindi avere uno spazio in cui potersi concentrare in solitudine.

Le tematiche di sostenibilità e di rispetto per l’ambiente, unite a utilizzo consapevole delle risorse diventeranno un “must”, non un’opzione.

E lo stesso accadrà per il worklife balance. Nasceranno piccole succursali, uffici più piccoli, ma diffusi molto capillarmente, in modo da permettere la concretizzazione del concetto “città dei 15 minuti”. Luoghi che facilitino, quindi, la possibilità di vivere l’ufficio senza per forza recarsi al quartier generale, ma solo quando serve. Non dimentichiamo che l’avvento della digital community ha creato anche barriere tra le persone e problemi di adattamento sociale. Quindi il luogo di lavoro può compensare questi disagi, diventando un luogo di incontri non virtuali e, al contrario, di interfaccia personale.

Il trascorso del tempo ha reso evidente che la mutazione che ha toccato il residenziale, passando da residenziale al co-living, ha coinvolto anche la vita legata all’ufficio che diventa un

“living Office” anche lui dotato di servizi evoluti e non più strettamente legati alle esigenze meramente lavorative/produttive.

Emerge la necessità di prendere in considerazione la componente sociologica della vita svolta all’interna delle mura dell’ufficio che a questo punto non sono più così definite.

Infine, immagino che uffici più aperti, meno istituzionali, meno riservati ai dipendenti. Alcune grandi aziende lo stanno già facendo permettendo di noleggiare scrivanie o aree a persone che non fanno parte dell’organizzazione aziendale.